Les notes constituent un excellent moyen d'enrichir les actions et les projets sur lesquels vous travaillez. Plutôt que d'encombrer le titre d'une action avec une liste d'instructions pour l'exécuter, essayez de placer ces instructions dans le champ de note ; comme le texte des notes est complètement disponible pour les recherches, vous ne risquez pas de perdre des détails importants dans des champs cachés.
Pour ajouter une note à un élément, cliquez sur l'icône de note dans la structure principale à côté du titre de l'élément, éditez le champ de note dans l'inspecteur ou utilisez le raccourci clavier Commande-’.
Si vous pensez qu'une image vaut mieux que de longs commentaires, pourquoi ne pas essayer d'ajouter une pièce jointe ! Après avoir sélectionné une action ou un projet, choisissez Édition ▸ Joindre le fichier. Cela permet d'ouvrir une zone de dialogue de sélection de fichiers dans laquelle vous pouvez naviguer pour retrouver le fichier à inclure en pièce jointe. Vous pouvez soit établir un lien vers le fichier dans votre système, soit l'intégrer dans votre base de données (l'option d'intégration est adoptée par défaut). Sachez que si vous voulez accéder au fichier sur d'autres appareils, il est préférable de l'intégrer pour pouvoir le synchroniser correctement (voir Création et synchronisation de pièces jointes, ci-après).
Lorsque vous ajoutez des pièces jointes dans OmniFocus pour Mac, vous disposez de deux moyens pour vous assurer que ces pièces jointes sont bien transférées sur votre iPad ou votre iPhone (ou sur d'autres Mac où OmniFocus est installé). L'important ici est d'intégrer les pièces jointes, car l'utilisation d'un simple lien ne fonctionnerait pas. En raison des formats de fichier pris en charge par iOS, les pièces jointes ajoutées dans OmniFocus pour Mac ne sont pas toutes visibles dans OmniFocus pour iPhone ou iPad.
Remarque
L'utilisation de liens vers des pièces jointes ne fonctionne pas, car les liens du système de fichiers OS X ne sont rien d'autres que ça, à savoir des liens qui renvoient à des fichiers sur ce système. Lorsque vous synchronisez OmniFocus pour Mac, les liens vers ce système de fichiers ne fonctionnent plus, car le système de fichiers iOS est différent de celui de votre Mac.
En revanche, lorsque vous intégrez une pièce jointe et que vous synchronisez OmniFocus, ce fichier est copié dans la base de données OmniFocus et stocké sur le serveur de synchronisation où chaque plateforme pourra le récupérer facilement.
Si OmniFocus est ouvert sur votre Mac, sélectionnez un élément auquel vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis choisissez Édition▸ Joindre le fichier dans la barre de menus. Dans la fenêtre d'ouverture de fichiers qui se déroule, sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe, puis veillez à cocher la case d'option Intégrer le fichier au document avant de cliquer sur Sélectionner.
Remarque
L'option Intégrer le fichier au document est sélectionnée par défaut. Cela signifie que la synchronisation de vos pièces jointes est activée par défaut ; si vous préférez ne pas synchroniser vos pièces jointes (pour économiser votre bande passante ou ne pas encombrer votre base de données, par exemple), sélectionnez Créer un lien vers le fichier.
Pour ajouter un fichier joint depuis le Finder (icône de smiley bleue complètement à gauche du Dock sur votre Mac) vous devez faire glisser le fichier en maintenant la touche Option enfoncée depuis le Finder et le déposer sur votre projet OmniFocus. Assurez-vous que le champ de note est ouvert et sélectionné, placez la fenêtre du Finder à côté de la fenêtre OmniFocus, puis sélectionnez le fichier à insérer en pièce jointe en cliquant dessus. Maintenez la touche Option enfoncée tout en appuyant sur le bouton de la souris. Vous remarquerez que lorsque vous appuyez sur la touche Option, le pointeur de la souris se transforme en cercle vert avec un signe plus à l'intérieur. C'est exactement ce que nous voulons ! Glissez-déposez à présent le fichier sur votre élément OmniFocus, puis relâchez le bouton de la souris pour joindre le fichier.
Après avoir joint le fichier dans OmniFocus sur votre Mac, veillez à cliquer sur « Synchro » dans la barre d'outils. Ensuite, lorsque vous passez à OmniFocus pour iPad ou iPhone, touchez la commande de synchronisation pour transférer les pièces jointes sur votre appareil.
Remarque
Votre Mac prend en charge toutes sortes de types de fichiers différents, principalement en raison de la grande diversité d'applications exécutables sous OS X. iOS, en revanche, ne prend pas autant de types de fichiers en charge par défaut. En règle générale, si vous possédez des versions compatibles d'une application sur votre Mac et votre iPad, vous devriez pouvoir ouvrir ces pièces jointes dans OmniFocus sur les deux plateformes.
La liste des pièces jointes (Fenêtre ▸ Liste des pièces jointes) vous offre un accès direct à tous les fichiers joints à votre base de données. Cela peut se révéler pratique pour trouver des éléments du contenu de référence que vous avez ajouté à vos actions et à vos projets.
La liste des pièces jointes vous présente toutes vos pièces jointes, les éléments auxquels elles sont jointes, leur taille de fichier et la date à laquelle elles ont été ajoutées. Pour afficher une pièce jointe dans votre base de données OmniFocus, double-cliquez dessus dans la liste des pièces jointes.
Astuce
La liste des pièces jointes est également utile pour effacer d'anciennes pièces jointes, afin de réduire la taille de votre base données et d'accélérer ainsi sa synchronisation.
Pour supprimer une pièce jointe dont vous n'avez plus besoin, sélectionnez-la dans la liste, puis cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin inférieur gauche de la fenêtre.