Einführung

OmniFocus für iOS, erhältlich für das iPad und das iPhone sowie für die Apple Watch (über die OmniFocus für Apple Watch-Erweiterung), steckt voller Funktionen, mit denen Sie Schritte innerhalb komplexer Projekte priorisieren können. Aber auch das Aufschreiben einer kurzen Aufgabenliste für eine wöchentliche Besprechung ist möglich. OmniFocus funktioniert hervorragend als eigenständige Produktivitätshilfe oder zusammen mit jedem auf Ihren Stil angepassten Zeit- und Aufgabenverwaltungssystem.

OmniFocus für iOS ist das mobile Gegenstück zu OmniFocus für Mac und funktioniert nahtlos, um Ihnen die Leistungsstärke und Vielseitigkeit des OmniFocus-Systems in die Hand zu geben. OmniFocus für iOS nutzt die neuesten iOS- und Apple-Hardwareupdates, damit Sie die Dinge erledigen können, wenn es für Sie am sinnvollsten, bequemsten und effizientesten ist.

Eine Videotour der Funktionen von OmniFocus finden Sie hier:

https://www.omnigroup.com/video/omnifocus

Wir haben dieses Buch entwickelt, damit sowohl neue als auch erfahrene OmniFocus-Benutzer die neueste Version von OmniFocus auf ihren mobilen Geräten sofort im Griff haben. In den folgenden Kapiteln wird das Layout der App erklärt und sich dann eingehend mit den verschiedenen Perspektiven befasst, die Sie bei der Erledigung Ihrer unterschiedlichen tagesfüllenden Aufgaben unterstützen. Am Ende des Handbuchs werden Möglichkeiten aufgezeigt, mit denen Sie noch mehr mit OmniFocus erreichen können. Dazu zählen Planungsdetails und das Ergänzen Ihrer Aufgaben innerhalb der App und die Interaktionen nach außerhalb, die OmniFocus mit anderen von Ihnen verwendeten Apps und Plattformen bietet.

Damit Sie sich besser in der Dokumentation zurechtfinden und schneller alles Wichtige über OmniFocus lernen, folgt eine Liste aller Buchkapitel:

Kapitel 1 – Synchronisierung

Bevor Sie ernsthaft mit OmniFocus arbeiten, sollten Sie einen Synchronisierungsaccount einrichten. Diese Einrichtung wird in diesem Kapitel beschrieben. Selbst wenn OmniFocus nur auf einem iOS-Gerät installiert ist, kann durch Synchronisieren hervorragend eine Kopie Ihrer Daten gesichert werden. Und wenn Sie OmniFocus an mehreren Orten ausführen, bleiben die Daten dank der Synchronisierung unabhängig vom Aufenthaltsort immer aktuell.

Kapitel 2–4 – Geführte Tour (iPad, iPhone und iPhone 6 Plus)

Nach der Synchronisierung ist der Zeitpunkt gekommen, OmniFocus zu erkunden. Im Kapitel „Geführte Tour“ für Ihr jeweiliges Gerät verdienen Sie sich Ihren OmniFocus-Navigationsführerschein. Sie wechseln von der Startseite zu den verschiedenen Kontextmenüs der App – ein hervorragender Ausgangspunkt, um tiefer in die Produktivität einzusteigen.

Kapitel 5 – Erfassen mit dem Eingang

Der Eingang ist der unverzichtbare erste Eingangsort für Notizen, Ziele, Aufgaben und Wünsche, die im Laufe des Tages aufkommen. Ob als Anfänger, der erst wenige Male mit OmniFocus gearbeitet hat, oder als erfahrener Benutzer, das Hinzufügen von Objekten und anschließende Bearbeiten dieser Objekte im Eingang ist für den Einstieg bestens geeignet.

Kapitel 6 – Planen mit Projekten

Hat eine Aufgabe mehrere zu bewegende Teile oder abzuschließende Schritte oder muss öfter als einmal eingekauft werden, kann Ihnen das Zusammenlegen mehrerer einfacher Aktionen zu einem Projekt helfen, die schwierigsten Herausforderungen zu bewältigen. In diesem Kapitel werden die verschiedenen Projekttypen behandelt und erläutert, wie sie Ihre Produktivität am wirksamsten erhöhen können.

Kapitel 7 – Organisieren mit Kontexten

Das Einrichten eines Kontextes für eine Person, einen Ort oder eine Sache zum Voranbringen einer Aufgabe hilft Ihnen dabei, ansonsten beziehungslose Aktionen zu verfolgen und abzuschließen, wenn es am besten passt. In diesem Kapitel werden Kontexte erklärt und wird gezeigt, wie OmniFocus Sie mit ortsabhängigen Hinweisen daran erinnern kann, wenn Sie in der Nähe einer möglichen Aktivität sind.

Kapitel 8 – Vorausblicken mit der Vorausschau

Wenn Sie OmniFocus für zeitkritische Projekte nutzen, werden Sie die Perspektive „Vorausschau“ mögen. In diesem Kapitel sehen Sie, wie eine arbeitsintensive Woche in OmniFocus aussehen kann. Außerdem werden Sie durch die Integration Ihrer externen Kalender in OmniFocus geführt.

Kapitel 9 – Priorisieren mit Markierungen

Die Perspektive „Markiert“ bietet eine weitere Möglichkeit, wichtige Projekte und Aktionen zu markieren. Die genaue Bedeutung von „Markiert“ ist nicht festgelegt – Sie können die Perspektive also für alles verwenden. In diesem Kapitel wird erklärt, wie Objekte markiert werden.

Kapitel 10 – Durchführen von Aktionen in der Nähe

Wenn Sie Ortsinformationen für einen Kontext eingerichtet haben, bietet die Perspektive „In der Nähe“ einen Blick auf den Kontext und seine zugehörigen Aktionen basierend auf der räumlichen Nähe. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie die Ansichten „Karte“ und „Liste“ zur Erledigung von Aufgaben genutzt werden.

Kapitel 11 – Aktualisieren des Projektstatus mit einer Überprüfung

Nachdem Sie OmniFocus eine Weile genutzt haben, stellen Sie unter Umständen fest, dass die Aufgabenliste sehr lang ist. In diesem Kapitel werden Sie bei der Einrichtung regelmäßiger Überprüfungen Ihrer in Bearbeitung befindlichen Aufgaben unterstützt, um die wichtigsten Projekte im Überblick zu behalten.

Kapitel 12 – Arbeiten mit Perspektiven

Die in OmniFocus enthaltenen Standardperspektiven können Sie vielfach einsetzen. Mit eigenen Perspektiven kann die Anzahl der Ansichten auf Ihre Projekte und Kontexte unendlich werden. In diesem Kapitel werden die Möglichkeiten erklärt, wie Sie mit dem OmniFocus Pro-Upgrade OmniFocus an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.

Kapitel 13 – Verwenden von Notizen und Anhängen

Durch das Hinzufügen angepasster Daten zu Aktionen und Projekten kann hervorragend sichergestellt werden, dass sie Ihre Ziele vollständig und genau beschreiben. In diesem Kapitel werden Sie dabei unterstützt sicherzustellen, dass Ihre Vision durch angehängte Bilder, Töne und Text umgesetzt wird.

Kapitel 14 – Verwenden von Datumsangaben und Uhrzeiten

Bei OmniFocus dreht sich alles um die Dinge, die Sie in den Lücken zwischen den in Ihrem Kalender geplanten Ereignissen erledigen müssen. Wie Sie darstellen, wann Projekte und Aktionen für die Arbeit verfügbar werden, fällig sind und (möglicherweise) wiederkehren ist wichtig. In diesem Kapitel werden die Details erklärt, wie OmniFocus-Objekte zeitlich festgelegt werden können.

Kapitel 15 – OmniFocus erweitert

Während OmniFocus hervorragend als eigenständige App auf Ihrem Gerät funktioniert, kann die App sehr viel mehr. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie OmniFocus in Ihren weiteren Arbeitsablauf, in die E-Mail-Kommunikation, in Siri, in die App „Kalender“, in iOS 8-Erweiterungen usw. integrieren.

Kapitel 16 – OmniFocus-Einstellungen

In diesem Kapitel werden die in den OmniFocus-Einstellungen verfügbaren Konfigurationsoptionen beschrieben.

Kapitel 17 – Glossar

In diesem Kapitel ist die OmniFocus-Terminologie alphabetisch aufgelistet. Falls Sie in diesem Handbuch ein Wort sehen, das Sie nicht enträtseln können, ist es (hoffentlich) hier enthalten.

Kapitel 18 – Hilfe

Dieses Kapitel enthält Ressourcen zur Lösungsfindung, wenn Sie OmniFocus-spezifische Probleme haben.

Wir haben auch die praktische neue Funktion Markieren durch Streichen hinzugefügt. Mit ihr können Objekte hervorragend schneller in die und aus der erhöhten Sichtbarkeit der Perspektive Markiert bewegt werden. Streichen Sie einfach von rechts nach links über ein Objekt. Anschließend wird die Option zum Markieren (oder zum Aufheben der Markierung) neben der Option zum Löschen des Objekts aus der Datenbank angezeigt.

Als Teil unserer andauernden Anstrengungen, die Erfahrung mit der OmniFocus-Synchronisierung zu verbessern, sind in den OmniFocus-Einstellungen jetzt auch Synchronisierungsprotokolle und eine Liste der Geräte, die für die Synchronisierung mit unserer OmniFocus-Datenbank registriert sind, zur Ansicht verfügbar. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel OmniFocus-Einstellungen.

Außerdem stellen wir die Beta-Version der neuen Funktion bereit, mit der die Synchronisierung durch Push ausgelöst wird. Dieser Dienst wird die Synchronisierungshäufigkeit für Benutzer, die OmniFocus auf mehreren Geräten nutzen, deutlich verbessern. Wir stellen Sie schrittweise bereit, um sicherzustellen, dass sie so gut wie möglich für jeden funktioniert. Um weitere Informationen zur Funktionsweise und darüber zu erfahren, was Sie in der Beta-Phase erwarten können, lesen Sie diesen Beitrag im Omni-Blog und diesen Support-Artikel.

Wir empfehlen es nicht, aber wenn Sie beim ersten Start der App nicht synchronisieren möchten, können Sie die Synchronisierung später in den Einstellungen der App einrichten. Denken Sie jedoch daran, dass alle Änderungen, die Sie lokal vornehmen, nicht mit der entfernten Datenbank zusammengeführt werden können. Das Einrichten der Synchronisierung beim ersten Öffnen von OmniFocus ist die beste Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Daten erhalten bleiben.

• Zusammenfassungspunkte: Diese praktischen Punkte stellen eine Übersicht über die Menge und die Priorität der Objekte in einem Projekt oder Kontext dar. Sie können auf einen Blick abschätzen, wie groß und wichtig Dinge im Vergleich zu anderen Dingen sind.

• Statuskreise: Markierungsfelder zum Markieren von Objekten als abgeschlossen wurden durch Statuskreise ersetzt. Statuskreise sind weiterhin großartig zum Abhaken abgeschlossener Dinge geeignet. Außerdem vermitteln sie den Status eines Objekts auf einen Blick – ob es bald fällig (gelb), überfällig (rot) oder markiert (orange) ist. Wiederkehrende Objekte sind durch Auslassungspunkte in der Mitte der Statuskreise gekennzeichnet. Wenn Sie sie sehen, wissen Sie, dass sie wiederkehren.

  

  Haben Sie eine Aktion, die mehr als einen Status hat, z. B. markiert und überfällig? Der Kreis nimmt mehrere Statusfarben gleichzeitig an, die obere Hälfte orangefarben und die untere rot, um alles anzugeben. Gleiches gilt bei verschachtelten Objekten. Ein Objekt, das in einem markierten Projekt oder einer markierten Gruppe verschachtelt ist, wird die Eigenschaft „Markiert“ übernehmen. Ist eine Markierung übernommen, ist das entsprechende Symbol leer anstatt gefüllt.

• Geheime Leiste: Streichen Sie auf der Seitenleiste oder Startseite nach unten, um die geheime Leiste anzuzeigen. Dort sind die Tasten Synchronisieren, Einstellungen und Suchen.

  Sie können zwischen Listen aller verfügbaren Perspektiven und nur Ihrer bevorzugten wechseln (wenn das Pro-Upgrade installiert ist, können Sie hier auch neue Perspektiven erstellen und das gekachelte Layout der Startseite bearbeiten).

• Startdaten sind jetzt Zurückstellungsdaten. Hiermit soll eindeutiger die Absicht ausgedrückt werden, dass ein Objekt erst später berücksichtigt werden soll – es wurde zurückgestellt.

• Nächste Aktionen sind jetzt zuerst verfügbare Aktionen. Dies hilft, Darstellungsoptionen deutlicher zu erklären und die Unterschiede zwischen sequenziellen Projekten, parallelen Projekten und Listen einzelner Aktionen eindeutiger zu machen.

• Aus projektbezogenen Perspektiven und kontextbezogenen Perspektiven wurden Projekthierarchie verwenden und Projekthierarchie nicht verwenden. Diese Änderung wurde vorgenommen, um besser widerzuspiegeln, wie diese Auswahl andere Aspekte der Darstellungseinstellungen einer eigenen Perspektive beeinflusst.

• Da das „Fokussieren“ in OmniFocus eine so spezielle Bedeutung hat, wurde der Befehl „Fokussieren“ in den Kontextmenüs durch die präziseren Befehle Gehe zu Projekt und Gehe zu Kontext ersetzt. Die Funktionalität bleibt gleich.