Introduction

Disponible sur votre iPad, iPhone et Apple Watch (via l'extension OmniFocus pour Apple Watch), OmniFocus pour iOS vous est fourni avec un ensemble d'outils qui vous permettent de classer par ordre de priorité les différentes étapes d'un projet complexe ou simplement de noter rapidement une liste de tâches pour une réunion hebdomadaire. OmniFocus fonctionne parfaitement en tant qu'application autonome d'aide à la productivité, mais aussi conjointement avec tout système de gestion des tâches et du temps adapté à vos besoins.

OmniFocus pour iOS est l'homologue mobile d'OmniFocus pour Mac et vous offre de manière instantanée et transparente toute la puissance et la polyvalence du système OmniFocus. Le logiciel utilise les dernières mises à jour matérielles d'iOS et d'Apple pour vous aider à exécuter vos tâches lorsque cela s'avère le plus judicieux, le plus pratique et le plus efficace.

Pour une présentation vidéo des fonctionnalités d'OmniFocus, rendez-vous sur :

https://www.omnigroup.com/video/omnifocus

Nous l'avons conçu pour aider les utilisateurs d'OmniFocus, novices ou expérimentés, à maîtriser rapidement la dernière version d'OmniFocus sur leurs appareils mobiles. Les chapitres qui suivent présentent l'architecture de l'application, avant de traiter en détail les différentes perspectives qui vous aident à gérer l'ensemble de vos tâches au quotidien. Pour conclure, le manuel vous explique comment tirer le meilleur parti d'OmniFocus, en explorant les détails de la planification et de l'enrichissement de vos tâches et en vous connectant au vaste monde des interactions d'OmniFocus avec les autres applis et plateformes que vous utilisez.

Pour vous guider à travers cette documentation et vous aider à mieux comprendre tout ce que vous devez savoir sur OmniFocus, nous vous fournissons ci-dessous la liste des chapitres qu'elle contient :

Chapitre 1, Synchronisation

Avant de commencer à utiliser OmniFocus sérieusement, il est recommandé de configurer un compte de synchronisation et ce chapitre vous explique comment le faire. Même si vous n'avez installé OmniFocus que sur un seul appareil iOS, la synchronisation est un moyen pratique de conserver une copie de vos données. Si vous exécutez OmniFocus sur plusieurs appareils, la synchronisation vous permet de rester à jour où que vous soyez.

Chapitres 2 - 4, Visite guidée (iPad, iPhone, iPhone 6 Plus)

Une fois la synchronisation effectuée, vous pourrez commencer à explorer OmniFocus. Le chapitre Visite guidée associé à votre appareil vous permettra de maîtriser la navigation dans OmniFocus en vous guidant, depuis l'écran d'accueil, à travers les différents menus contextuels de l'application. Il s'agit d'un point de départ idéal pour aller plus loin dans la productivité.

Chapitre 5, Collecte d'éléments à l'aide de la boîte de réception

La boîte de réception est le premier point d'entrée indispensable pour les notes, les objectifs, les tâches et les aspirations qui surgissent au quotidien. Que vous démarriez avec OmniFocus ou que vous soyez déjà expérimenté, l'ajout d'éléments et leur utilisation dans votre boîte de réception constitue une manière idéale de commencer.

Chapitre 6, Planification de projets

Lorsqu'une tâche contient plusieurs composants fluctuants, diverses étapes à exécuter ou que sa portée est plus complexe qu'une simple séance de shopping, le fait d'organiser plusieurs actions simples dans le cadre d'un projet peut vous aider à relever les plus grands défis. Ce chapitre couvre les différents types de projets et la manière dont ils peuvent être utilisés pour améliorer efficacement votre productivité.

Chapitre 7, Organisation à l'aide de contextes

La définition d'un contexte pour une personne, un lieu ou une chose nécessaire pour faire progresser une tâche vous aide à suivre et à effectuer des actions sans rapport entre elles, au moment le plus pratique. Ce chapitre décrit en détail le concept des contextes et vous montre comment OmniFocus peut être sensible à la localisation par le biais d'alertes qui vous rappellent que vous êtes physiquement proche d'activités potentielles.

Chapitre 8, Anticipation des tâches à venir

Si vous utilisez OmniFocus pour des projets soumis à une contrainte de temps, la perspective À venir vous sera d'une grande utilité. Ce chapitre vous explique comment mettre à profit votre expérience d'OmniFocus dans tous les autres événements qui se produisent au cours d'une semaine chargée et vous montre pas à pas comment intégrer vos calendriers externes dans OmniFocus.

Chapitre 9, Hiérarchisation à l'aide de drapeaux

La perspective Avec drapeau offre un autre moyen de signaler les actions et les projets importants. La signification exacte du terme « Avec drapeau » n'est pas définie volontairement ; vous pouvez donc l'utiliser comme bon vous semble. Ce chapitre vous explique comment signaler des éléments à l'aide de drapeaux.

Chapitre 10, Exécution d'une action à proximité

Si vous avez configuré des informations de localisation pour un contexte, la perspective Proches offre un aperçu de ce contexte – et des actions associées – en fonction de la proximité physique. Ce chapitre vous explique comment utiliser les affichages Carte et Liste pour effectuer vos tâches en fonction de l'emplacement géographique.

Chapitre 11, Mise à jour de l'état d'un projet à l'aide de la révision

Lorsque vous aurez utilisé OmniFocus depuis un certain temps, vous aurez peut-être accumulé une liste impressionnante de tâches. Ce chapitre vous aide à configurer des révisions régulières de votre travail en cours afin de suivre les projets les plus importants.

Chapitre 12, Utilisation des perspectives

Vous pouvez effectuer de nombreuses opérations avec les perspectives par défaut fournies dans OmniFocus. Avec les perspectives personnalisées, les affichages de vos projets et contextes sont infinis. Ce chapitre vous explique comment utiliser la mise à niveau OmniFocus Pro pour personnaliser OmniFocus en fonction de vos besoins précis.

Chapitre 13, Utilisation des notes et des pièces jointes

L'ajout de données personnalisées à des actions et des projets est une manière efficace de vous assurer qu'ils décrivent vos objectifs de manière précise et exhaustive. Ce chapitre vous aide à concrétiser vos objectifs via l'ajout d'images, de son et de texte.

Chapitre 14, Utilisation des dates et des heures

OmniFocus porte sur tout ce que vous avez à faire dans les intervalles entre les différents événements programmés dans votre calendrier. La manière dont vous définissez la disponibilité, les échéances et (éventuellement) la récurrence des projets et des actions est importante. Ce chapitre vous explique en détail comment les éléments OmniFocus peuvent être configurés de manière opportune.

Chapitre 15, Extension d'OmniFocus

Bien qu'OmniFocus fonctionne parfaitement en tant qu'application autonome sur votre appareil, ce logiciel peut faire bien plus encore. Ce chapitre vous explique comment intégrer OmniFocus dans votre flux de travail élargi et l'utiliser avec la messagerie électronique, Siri, l'application Calendrier, les extensions iOS 8, etc.

Chapitre 16, Réglages OmniFocus

Ce chapitre décrit les différentes options de configuration disponibles dans les réglages OmniFocus.

Chapitre 17, Glossaire

Ce chapitre contient une liste de termes associés à OmniFocus, classés par ordre alphabétique. Si vous ne comprenez pas le sens d'un terme utilisé dans ce manuel, vous en trouverez (en principe) la définition ici.

Chapitre 18, Aide

Finalement, si vous rencontrez un problème quel qu'il soit lié à l'utilisation d'OmniFocus, ce chapitre contient des ressources qui vous aideront à trouver la solution.

Nous avons aussi ajouté la nouvelle fonctionnalité Insertion d'un drapeau par balayage, un raccourci très pratique pour faire basculer des éléments depuis et vers la visibilité privilégiée de la perspective Avec drapeau. Il suffit de balayer un élément de la droite vers la gauche pour voir apparaître l'option d'ajout (ou de suppression) de drapeau, en plus de de l'option permettant de supprimer l'élément de la base de données.

Dans le cadre de nos efforts continus pour améliorer l'expérience de synchronisation OmniFocus, des journaux de synchronisation et une liste d'appareils enregistrés pour la synchronisation avec votre base de données OmniFocus peuvent à présent être affichés dans les Réglages OmniFocus. Pour en savoir plus sur ces options, consultez le chapitre Réglages.

Enfin, nous sommes en train de déployer la version bêta de notre nouvelle fonctionnalité de synchronisation par déclenchement Push. Ce service va améliorer de manière significative la fréquence de synchronisation pour les utilisateurs qui ont installé OmniFocus sur plusieurs appareils. Nous effectuons un déploiement graduel pour nous assurer qu'il fonctionne aussi bien que possible pour tous les utilisateurs. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ce déploiement et la période bêta, consultez cet article du blog Omni et cet article d'assistance.

Bien que cela ne soit pas recommandé, si vous choisissez de ne pas synchroniser la première fois que vous lancez l'application, vous avez la possibilité de configurer la synchronisation plus tard dans les réglages de l'application. N'oubliez pas que les modifications que vous apportez localement ne pourront pas être fusionnées avec votre base de données distante ; c'est pourquoi la configuration de la synchronisation la première fois que vous ouvrez OmniFocus constitue le meilleur moyen de vous assurer que vos données sont conservées.

• Points de résumé — Très pratiques, ils représentent une vue d'ensemble du volume et de la priorité des éléments dans un projet ou un contexte et vous permettent ainsi d'estimer d'un seul coup d'œil l'ampleur et l'urgence de certaines choses par rapport à d'autres.

• Cercles d'état — Les cases à cocher utilisées pour signaler les éléments terminés ont été remplacées par des cercles d'état. Tout aussi pratiques pour décocher les éléments une fois terminés, les cercles d'état permettent aussi de connaître l'état d'un élément d'un seul coup d'œil : à échéance proche (ambre), en retard (rouge) ou avec drapeau (orange). Les éléments répétitifs sont reconnaissables par les ellipses qu'ils portent au centre. Vous savez ainsi qu'ils reviendront.

  

  L'une de vos actions comporte plusieurs états, par exemple Avec drapeau et En retard ? Le cercle utilise plusieurs couleurs d'état simultanément, moitié orange en haut, moitié rouge en bas, pour communiquer tout ce qui se passe. De la même manière, un élément imbriqué dans un projet ou un groupe signalé d'un drapeau hérite de la propriété Avec drapeau. Lorsqu'un drapeau est hérité, son icône est vide au lieu d'être remplie.

• Barre secrète — Glissez votre doigt vers le bas dans la barre latérale ou l'écran d'accueil pour afficher la barre secrète où sont conservés en lieu sûr les boutons Synch., Réglages et Recherche.

  Basculez entre les listes de toutes les perspectives disponibles et de vos perspectives favorites (avec la mise à niveau Pro, vous pourrez créer de nouvelles perspectives et modifier la mise en page des vignettes de votre écran d'accueil).

• Les dates de début sont désormais appelées dates de report. Cela permet d'exprimer plus précisément le fait qu'un élément ne doit pas être pris en compte avant un moment ultérieur, c'est-à-dire qu'il a été reporté.

• Les actions suivantes sont désormais désignées par l'expression premières actions disponibles. Cela permet d'expliquer plus clairement les options d'affichage et de mieux distinguer les notions de projets séquentiels, de projets parallèles et de listes d'actions uniques.

• Les perspectives en fonction de projet ou de contexte sont devenues respectivement Utiliser la hiérarchie du projet et Ne pas utiliser la hiérarchie du projet. Cela permet de mieux refléter l'influence de ce choix sur d'autres aspects des réglages d'affichage d'une perspective personnalisée.

• Comme l'action de « focalisation » a une signification très particulière dans OmniFocus, la commande de focalisation qui figure dans les menus contextuels a été remplacée par les termes plus précis Aller au projet et Aller au contexte. Sa fonctionnalité reste la même.