Bei einem großen Projekt oder wenn die Mitarbeiter auf mehrere Standorte verteilt sind, sollte es mehreren Teammitgliedern möglich sein, den Projektstatus aus der Ferne zu aktualisieren. In OmniPlan ermöglicht ein leistungsstarkes und intuitives Veröffentlichungs-, Abonnement- und Änderungsüberwachungssystem die ortsunabhängige Zusammenarbeit.
Wenn Sie an mehreren gleichzeitigen Projekten arbeiten (vielleicht mit Teammitgliedern, die auf die Projekte aufgeteilt sind) ist die Möglichkeit, Projekte nebeneinander zu vergleichen und deren Anforderungen als kombiniertes Ganzes zu bewerten, von unschätzbarem Wert. Die Funktion „Dashboard“ bietet eine beispiellose Visualisierung Ihres aus mehreren Projekten bestehenden Arbeitsablaufs.
Hinweis
In diesem Kapitel werden Funktionen beschrieben, die im OmniPlan Pro-Upgrade vorhanden sind. Wenn Sie bestimmte Anforderungen haben, die von diesen Funktionen angesprochen werden, können Sie OmniPlan Pro jederzeit kostenlos ausprobieren.
Wählen Sie zur Freigabe des Projekts, an dem Sie gerade arbeiten, „Projekt“ ▸ „Veröffentlichung und Abonnements konfigurieren“. Fügen Sie dann mit der Plustaste unterhalb der Liste „Veröffentlichungs- und Aktualisierungsaktionen“ die Aktion Synchronisieren: Gesamten Plan mit OmniPlan-Server-Repository der Liste mit den Aktionen hinzu.
Sie müssen einen Serveraccount für die Synchronisierung auswählen. Wenn Sie keinen eingerichtet haben, klicken Sie auf Accountinformationen, um zum Bereich „Accounts“ der Einstellungen zu wechseln. Richten Sie dort einen ein. Im Abschnitt Erstellen eines Synchronisierungsaccounts unten finden Sie eine Anleitung, um damit beginnen zu können.
Wenn mehrere Benutzer zu einem OmniPlan-Projekt beitragen und es bearbeiten, können Sie alle Benutzer ganz leicht auf dem gleichen Stand halten, indem Sie das Projekt in einem Server-Repository sichern.
Wählen Sie „OmniPlan“ ▸ „Einstellungen“ und richten Sie als Erstes einen Serveraccount im Bereich Accounts ein.
Klicken Sie unterhalb der Liste mit den Accounts auf das Pluszeichen, um einen neuen Account zu erstellen. Wählen Sie dann im Einblendmenü einen Accounttyp aus: CalDAV, Google, Omni Sync Server (Standard) und WebDAV. Die Option Omni Sync Server wird Benutzern empfohlen, die eine kostenlose und stabile Synchronisierungslösung suchen. Der selbstgehostete WebDAV-Server wird dagegen unter Umständen für vertrauliche Projekte bevorzugt, bei denen Datenschutz die höchste Priorität hat.
Um über Omni Sync Server zu synchronisieren, geben Sie Ihre Accountinformationen ein oder klicken Sie auf Account erstellen, um online einen neuen Account zu erstellen. Nach jedem Schritt erhalten Sie eine Rückmeldung, da Ihre Accountdaten geprüft werden.
Hinweis
Beim Hinzufügen eines Omni Sync Server-Accounts in OmniPlan brauchen Sie in das Feld „Benutzername“ nur den Teil Ihrer E-Mail-Adresse eingeben, der vor dem @-Symbol steht. Das Feld für den eigenen Pfad kann leer gelassen werden.
Um Ihr erstes öffentlich zugängliches Projekt in die Praxis zu überführen, sollten Sie „Projekt“ ▸ „Veröffentlichung und Abonnements konfigurieren“ wählen, wodurch das Dialogfenster Veröffentlichung und Abonnements geöffnet wird. Klicken Sie am unteren Rand der Liste „Veröffentlichungs- und Aktualisierungsaktionen“ auf die Plustaste, um im Einblendmenü die Synchronisierungs- oder Abonnementart auszuwählen, die Sie für dieses Projekt einrichten möchten. Wird Synchronisieren: Gesamten Plan mit OmniPlan-Server-Repository ausgewählt, ist das Projekt für jeden zugänglich, der Zugriff auf den Account hat, den Sie gerade in den Einstellungen eingerichtet haben. Aktualisierungen an der Projektdatei werden für alle Benutzer synchronisiert.
Wenn die Einstellungen Ihren Wünschen entsprechend eingerichtet sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf Veröffentlichen, um Ihr Projekt mit der ersten Synchronisierung in die Cloud zu übertragen.
Sie können den Automatisierungsgrad, der Teil dieses Veröffentlichungs- und Abonnementprozesses ist, steuern. Mit den Optionen unterhalb der Liste „Veröffentlichungs- und Aktualisierungsaktionen“ wird festgelegt, wann und wie das Projekt auf dem Server veröffentlicht wird und von der entfernten Version aktualisiert wird.
Sie können Ihre lokale Version mit „Projekt“ ▸ „Veröffentlichen“ (ctrl-Befehl-P) oder mit der Symbolleistentaste „Veröffentlichen“ veröffentlichen. Wahlweise können Sie hier mit einer Option auswählen, die Veröffentlichungen beim Sichern von Änderungen auszuführen.
Sie können jederzeit manuell vom Server aktualisieren, indem Sie „Projekt“ ▸ „Aktualisieren“ (ctrl-Befehl-U) wählen oder auf die Symbolleistentaste „Aktualisieren“ klicken. Wahlweise können Sie den Aktualisierungsprozess auch durch eine Aufforderung von Bonjour automatisieren. Außerdem ist es möglich, diesen Prozess zu einem im Einblendmenü festgelegten Intervall auszuführen.
Achtung
Weil OmniPlan zur Bestimmung der Planung der synchronisierten Projektaktualisierungen teilweise auf Ihre Systemzeit angewiesen ist, führt das Ändern der Apple-Systemuhr beim Arbeiten an einem Projekt mit aktivierten Veröffentlichungen oder Abonnements zu einem Fehler und sollte vermieden werden.
Neben dem einfachen Veröffentlichen Ihres Projekts auf einem freigegebenen Server-Repository können Veröffentlichungsaktionen andere Formen annehmen. Fügen Sie Ihrer Liste mit Veröffentlichungs- und Aktualisierungsaktionen mit dem Menü der Plustaste unterhalb der Liste zusätzliche Veröffentlichungsaktionen hinzu. Sie haben folgende Möglichkeiten:
Ausführen eines eigenen AppleScripts beim Veröffentlichen oder Aktualisieren.
Exportieren eines eigenen Dokuments mit einer der Exportoptionen.
Rufen Sie mit Abonnieren-Aktionen Änderungen von anderen Personen ab.
Wählen Sie Unbelegte/Belegte Zeiten vom Kalenderserver, um verfügbare Ressourcenzeiten anzuzeigen und über Änderungen für bestimmte oder alle Ressourcen benachrichtigt zu werden.
Wählen Sie Arbeitsfreie Zeit/Überstunden vom iCal-Kalender, um einen Kalender für das gesamte Projekt oder eine einzelne Ressource auszuwählen. Legen Sie fest, ob Ereignisse Extrastunden oder arbeitsfreie Zeit sind.
Wählen Sie Arbeitsfreie Zeit/Überstunden vom Webkalender und legen Sie neben einem Plan für ein Projekt oder eine bestimmte Ressource eine URL fest. Bestimmen Sie auch, als was Ereignisse gelten.
Hinweis
Aufgrund von Einschränkungen bei der Kalendersynchronisierung kann OmniPlan ungefähr für die nächsten 11 Monate vom aktuellen Tag an Daten abrufen, wenn Sie unbelegte/belegte Zeiten von einem Kalenderserver abonnieren.
Ändern Sie mit Synchronisieren-Aktionen das Projekt und rufen Sie Änderungen von anderen Personen ab.
Wählen Sie Gesamten Plan mit OmniPlan-Server-Repository, um alle Vorgänge, Ressourcen und Kalender – praktisch alles – auf einem freigegebenen Server zu synchronisieren.
Wählen Sie Vorgänge nach/von Kalenderserverereignissen für die Synchronisierung, um Ereignisse auf einem Kalenderserver zu ändern und Änderungen von Ereignissen von einem Kalenderserver abzurufen.
Wählen Sie Vorgänge nach/von Kalenderservererinnerungen für die Synchronisierung, um Aufgaben auf einem Kalenderserver zu ändern und Änderungen von Aufgaben von einem Kalenderserver abzurufen.
Wählen Sie Vorgänge nach/von iCal-Ereignissen für die Synchronisierung, um Ereignisse in iCal zu ändern und Änderungen von Ereignissen in iCal abzurufen.
Sobald Sie die gewünschten Abonnementsarten festgelegt haben, können Sie mit Änderungsüberwachung Ihre Änderungen sehen und die Änderungen anderer Personen akzeptieren oder ablehnen.
Verwenden Sie zur Aktivierung der Änderungsüberwachung das Menüobjekt „Projekt“ ▸ „Änderungen einblenden“ (Umschalt-Befehl-T). In der eingeblendeten Seitenleiste werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen protokolliert und die Änderungen Ihrer Mitarbeiter angezeigt. Weiterhin sehen Sie eine Symbolleiste (unterhalb der Hauptsymbolleiste von OmniPlan) mit Steuerelementen zum Akzeptieren und Ablehnen der Änderungen anderer Personen.
Um alle Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, verwenden Sie in der Änderungsüberwachung-Leiste die Taste Alle akzeptieren oder Alle ablehnen.
Um einzelne Änderungen zu akzeptieren oder abzulehnen, wählen Sie in der Seitenleiste eine einzelne Änderung aus und verwenden Sie die Taste Akzeptieren oder Ablehnen.
Hinweis
Wenn Sie OmniPlan bei der ersten Erstellung einer Kalender-bezogenen Veröffentlichungs- oder Aktualisierungsaktion keinen Zugriff auf den Kalender erlaubt haben, können Sie dies später nachholen. Wechseln Sie hierzu zu „Systemeinstellungen“ ▸ „Sicherheit“ ▸ Tab „Privatsphäre“.
Wenn Ressourcen (gewöhnlich Teammitglieder) im gleichen Repository in mehreren Projekten eingesetzt werden, sollten Sie im Dialogfenster „Veröffentlichung und Abonnements konfigurieren“ entscheiden, ob Sie die Ressourcenauslastungen des aktuellen Projekts bei anderen Projekten veröffentlichen möchten und das aktuelle Projekt die Ressourcenauslastungen anderer Projekte abonnieren soll.
Das Veröffentlichen der Ressourcenauslastungen eines Projekts bedeutet, dass andere abonnierende Projekte die dazugehörigen Informationen zur Arbeitsauslastung beim Abgleichen berücksichtigen. Beispiel: Wenn Julia am Mittwoch an Projekt A arbeitet und dessen Auslastung bei Projekt B veröffentlicht wird, wird Projekt B nach dem Abgleichen keine Arbeit für sie planen.
Das Abonnieren von Ressourcenauslastungen bedeutet, dass das Projekt alle Einschränkungen von Projekten im Repository, die ihre Auslastungen veröffentlichen, berücksichtigt. Indem Sie nur die Veröffentlichungs- oder Abonnieroption auswählen, können Sie eine Prioritätshierarchie zwischen gleichzeitigen Projekten erstellen: Der Bedarf eines Projekts, das nur veröffentlicht, ist immer gedeckt, während einem Projekt, das nur abonniert, Ressourcen nur dann zugeordnet werden, wenn sie überschüssig sind.
Wird das Veröffentlichen und Abonnieren ausgewählt, werden Projekte gleich behandelt. Und falls ein Projekt weder veröffentlicht noch abonniert, werden externe Faktoren ignoriert und nur die eigenen Aktualisierungen synchronisiert.
Hinweis
Das Wesentliche beim projektübergreifenden Abgleichen von Ressourcenauslastungen ist, dass einzelne Ressourcen durch eine eindeutige E-Mail-Adresse, die in allen Projekten freigegeben wird, markiert und erkannt werden. Dies kann im Bereich „Ressourceninformationen“ des Informationsfensters „Ressource“ festgelegt werden.
Sobald Sie einen Account eingerichtet und mit dem Veröffentlichen und Abonnieren von Projekten begonnen haben, können Sie Ihre Repository-Accounts und freigegebenen Projekte auf dem zentralisierten Bildschirm Server-Repository verwalten. Wählen Sie „OmniPlan“ ▸ „Server-Repository“, um Ihre freigegebenen OmniPlan-Projekte anzuzeigen und zu verwalten.
Hinweis
Das Fenster „Server-Repository“ ist leer, wenn Sie es vor dem Erstellen eines Accounts oder Veröffentlichen Ihres ersten Projekts öffnen.
Im Menü „Account“ werden Ihre Omni Sync Server- und WebDAV-Accounts nach Namen aufgelistet (wie sie in den Accounts-Einstellungen eingerichtet sind). Dies sind die Accounttypen, die in OmniPlan-Repositorys genutzt werden können. Wählen Sie im Einblendmenü einen Account aus, um die Projekte in seinem Repository anzuzeigen. Um Accounts hinzuzufügen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf die Taste „Accountinformationen“.
In der Liste werden alle Projekte, die im Repository veröffentlicht wurden, und die folgenden Informationen über sie angezeigt:
Bei der Freigabe von Projekten auf einem Server können in einigen Fällen Freigabeinformationen zur Ressourcenauslastung für gelöschte Projekte auf dem Server zurückbleiben. Dies passiert, wenn in einer OmniPlan-Version vor Version 2.1 ein Projekt entfernt wird, das seine Ressourcenauslastung teilt, oder die Datei direkt im Finder oder Terminal gelöscht wird.
Wenn OmniPlan unbenutzte Informationen zur Ressourcenauslastung auf dem Server findet, erkennt es das Problem und fordert den Benutzer zur Bereinigung auf. Bis Sie eine Bereinigung erlauben, können irreführende Informationen zur Ressourcenauslastung mit Ihren aktiven Projekten geteilt werden.
Um ein Projekt auf saubere Art und Weise aus einem Server-Repository zu entfernen, sollte in OmniPlan Version 2.1 oder neuer das Fenster „Server-Repository“ geöffnet und auf die Taste Projekt löschen geklickt werden.
Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, kann es unerlässlich sein, den Status mehrerer Projekte zu vergleichen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen richtig zugeordnet sind und der Fortschritt überall planmäßig fortschreitet. Die Funktion Dashboards von OmniPlan Pro unterstützt Sie dabei.
Mit der Funktion „Dashboards“ wird in OmniPlan ein neuer Dateityp eingeführt: OPLD. Eine OPLD-Datei dient als spezieller Anzeigebereich für beliebig viele von Ihnen hinzugefügte Projekte. Wenn Sie diesen Anzeigebereich gesichert haben, behält er eine bestimmte Auswahl Ihrer Projekte, bis Sie sie erneut überprüfen möchten.
Wählen Sie zum Erstellen eines neuen Dashboards „Ablage“ ▸ „Neues Dashboard“ (Umschalt-Befehl-N). Es wird eine leere Dashboarddatei erstellt, der Projekte hinzugefügt werden können. Fügen Sie Projekte durch Bewegen direkt aus dem Finder auf das Fenster „Dashboard“ oder durch Klicken auf die Plustaste oben links hinzu.
Nachdem Sie dem Dashboard Projekte hinzugefügt haben, sehen Sie die Projekte als Zeilen dargestellt. Diese Zeilen enthalten zweifarbige Zusammenfassungsgrafiken der Gantt-Diagramme der Projekte, die die abgeschlossene und die noch durchzuführende Arbeit widerspiegeln (diese Farben stellen ihre jeweiligen Projekte im gesamten Dashboard dar).
Zusätzlich zu den Zeilen, die Ihre Projektpläne darstellen, sehen Sie eine weitere automatisch generierte Zeile – ein Diagramm der Leerlaufzeit, in der die Projektressourcen nicht eingesetzt werden. Weiße Balken bei der Leerlaufzeit stellen ungenutzte Zeit in der Vergangenheit dar, während dunkelgraue Balken Zeit in der Zukunft darstellen, die noch wiedergewonnen werden kann.
Wenn Sie Ihren Mitarbeitern E-Mail-Adressen zugeordnet haben, sehen Sie auch eine Liste dieser Mitarbeiter. Weiterhin wird mit Balken, die denen des Ressourcendiagramms ähneln, dargestellt, wann sie beschäftigt sind. Ergänzt wird dies durch ein Kreisdiagramm, das die Aufteilung ihres Aufwands zwischen den Projekten des Dashboards und der Leerlaufzeit zeigt.
Mit dem Darstellungsmenü (die Taste mit dem Auge oben links) des Dashboards können Sie zwischen der Gantt-Vergleichsansicht und einer Balkendiagrammansicht wechseln. In der Balkendiagrammansicht wird die Chronologie von Projekten mit Vorgangsbalkenhöhen angezeigt, die auf dem Aufwand, der zu deren Abschluss erforderlich ist, basieren. Das Darstellungsmenü des Dashboards bietet auch Steuerelemente zum Ein- und Ausblenden der Ressourcen sowie zum Ein- und Ausblenden von Projektdetails.
Öffnen Sie ein Projekt direkt im Dashboard, indem Sie auf dessen Dokumentsymbol klicken. Änderungen, die an Projektdateien, die im Dashboard enthalten sind, vorgenommen werden, werden dort sofort widergespiegelt, damit Sie unmittelbar sehen können, wie sich die Änderungen auf das jeweilige Projekt und möglicherweise auf andere auswirken, wenn Sie Ressourcen zwischen Projekten teilen.
Die Stärke von Dashboards wird optimal genutzt, wenn Sie auch Ressourcenauslastungen der in Ihrem Dashboard enthaltenen Projekte veröffentlichen und abonnieren (weiter oben in diesem Kapitel beschrieben).
Beim projektübergreifenden Abgleichen von Ressourcenauslastungen in einem freigegebenen Server-Repository wird vom Dashboard erkannt, dass Ressourcen gemeinsam genutzt werden. In diesem Fall wird beim Schnittpunkt zwischen Ressourcen und den Projekten, an denen sie arbeiten (manchmal gleichzeitig mit 100 % Aufwand, wie im Beispiel oben), eine Überblendung angezeigt. Sie können feststellen, wo Ressourcen überlastet oder ungenutzt sind, und die notwendigen Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte zusammen bei optimaler Effizienz durchgeführt werden.