A medida que vaya dominando la dinámica de introducir tareas, crear proyectos y moverse por las perspectivas para organizar y completar cosas, descubrirá que OmniFocus es cada vez más potente y más fácil de usar.
Y para ayudarle a introducir información en la base de datos de OmniFocus, hemos desarrollado algunos métodos prácticos que se lo pondrán más fácil, como la Entrada Rápida, el uso Recortes, Mail Drop e incluso la importación de listas desde OmniOutliner.
Si ha escrito una lista de ítems en alguna parte y le gustaría copiarla en OmniFocus (por ejemplo una lista de la compra escrita en Notas), OmniFocus aplica saltos de línea para saber dónde termina un elemento y empieza el otro.
Simplemente seleccione el texto cuyos ítems quiere añadir y cópielo (Comando-C). En OmniFocus, seleccione un ítem sin activar ninguno de sus campos de texto y péguelo (Comando-V); el texto copiado se añade como una lista de ítems debajo del que ha seleccionado.
Nota
Los ítems se pegarán en el mismo nivel que el seleccionado. De manera que si desea pegar el texto como una lista de acciones de un proyecto, tendrá que seleccionar primero una acción existente de ese proyecto (si selecciona el proyecto, se creará una lista de proyectos en lugar de una lista de acciones).
Con una combinación de teclas fácil de configurar, puede usar la Entrada Rápida desde cualquier punto del Mac para añadir elementos a la base de datos siempre que OmniFocus esté ejecutándose. Asegúrese de que la combinación de teclas esté bien definida en OmniFocus ▸ Preferencias ▸ General y abrirá una ventana de Entrada Rápida sea cual sea la aplicación activa en ese momento.
Al utilizar la Entrada rápida, un par de interacciones de teclado se ven afectadas por los ajustes de diseño de esquema seleccionados en las Preferencias generales.
En OmniFocus Pro, la opción para personalizar el esquema principal se ha incluido también en la ventana de Entrada rápida. Abra las opciones de visualización con el botón situado en la esquina inferior izquierda de la ventana y elija si utilizar el estilo definido en las Preferencias de diseño, sustituirlo por el estilo de filas Fluido (el original) o utilizar un conjunto predeterminado de columnas solo para los datos que desea al añadir ítems con Entrada rápida.
Es probable que a menudo se encuentre con un mensaje de correo electrónico, una página web, un artículo o cualquier otra información que desee convertir en una acción de OmniFocus. En el pasado, podía usar el ratón para resaltar el texto, copiarlo, abrir la ventana de entrada rápida de OmniFocus y pegarlo. Pero ya estamos en el futuro. Ahora puede usar el servicio de Recortes de OmniFocus.
Para recortar contenido de otra aplicación:
En la parte inferior de las preferencias generales de OmniFocus, encontrará un ajuste para la función rápida de Recortes que abre estas instrucciones, además de una ventana con la sección Teclado de las Preferencias del Sistema.
Nota
Las aplicaciones “enjauladas” no están autorizadas a personalizar funciones rápidas de teclado para sus propios servicios (como el servicio “Enviar al buzón” de OmniFocus). Por eso debe completar el resto de pasos por su cuenta.
En esa ventana, debería ver dos paneles: a la izquierda, una lista de categorías de funciones rápidas; a la derecha, un esquema de los elementos que entran dentro de la categoría. En el panel de la izquierda, haga clic en Servicios y, a la derecha, baje hasta que vea el grupo de servicios de texto. Ahí debería ver un ítem para el servicio “Enviar al buzón” de OmniFocus. Haga clic en el servicio. Debe aparecer un botón “Añadir función rápida” que puede emplear para asignar una función rápida
Si tiene más de una copia de OmniFocus instalada, puede que vea copias duplicadas de este servicio: una por cada copia instalada del programa. Tal vez prefiera dejar de marcar el servicio asociado a otras copias para desactivarlo y que no se envíen por error recortes a la copia de OmniFocus que no es.
Mail Drop es una función de Omni Sync Server que le permite enviar correo electrónico directamente al buzón de OmniFocus. Puede crear varias direcciones de destinatario privadas para dar a amigos, familiares, colegas de trabajo o compañeros de clase la posibilidad de crear acciones que acaben en el buzón de OmniFocus. Y, mejor aún, puede anular esas direcciones cuando lo desee.
Estos son algunos posibles usos de Mail Drop:
Si ya utiliza Omni Sync Server para sincronizar OmniFocus, puede acceder a la interfaz web del servidor de sincronización y crear su primera acción de Mail Drop. Después de acceder, sólo tiene que hacer clic en el botón Crear dirección para generar automáticamente la dirección de correo electrónico (una combinación del nombre de su cuenta y una cadena aleatoria de caracteres, por ejemplo).
Si todavía no tiene cuenta de Sync Server, puede registrarse aquí. El proceso de creación de la cuenta incluye instrucciones para configurar OmniFocus de forma que utilice su nueva cuenta (tan sencillo como pulsar o hacer clic en un enlace de un correo).
Al enviar un mensaje de correo a Mail Drop, la línea del asunto del mensaje se convierte en el nombre del elemento nuevo del buzón. El cuerpo del mensaje se convierte en la nota, que puede contener texto, adjuntos (como imágenes y archivos) y HTML simple (el formato más complejo se elimina).
Nota
Para que Mail Drop funcione, debe sincronizar la base de datos de OmniFocus con la misma cuenta de Omni Sync Server que utilizó para configurar Mail Drop.
OmniFocus se integra con OmniOutliner para Mac, para que pueda partir de un esquema de una agenda de OmniOutliner y llevarlo fácilmente a OmniFocus para tomar las acciones pertinentes. Los datos de OmniOutliner pueden pasarse a OmniFocus mediante tres vías: