Lorsque vous commencez à utiliser OmniFocus pour la première fois, vous vous demandez peut-être « Par où commencer ? ». Le meilleur endroit pour commencer est votre boîte de réception, car c'est là que vous effectuerez la plupart de votre travail initial dans OmniFocus.
La boîte de réception constitue le centre de toutes vos activités et recueille tout ce qui vous vient à l'esprit, quelle qu'en soit l'importance. Les choses que vous aimeriez faire, vos tâches, vos aspirations, vos plans, vos corvées, vos objectifs, tout cela trouvera sa place dans OmniFocus. Vous pouvez noter toutes vos idées dans votre boîte de réception.
L'un des meilleurs moyens de vous familiariser avec OmniFocus consiste à vous asseoir et à consigner tout ce qui vous passe par l'esprit dans la boîte de réception. Laissez OmniFocus devenir votre « deuxième cerveau » lorsque vous ne parvenez plus à vous souvenir des choses vraiment importantes à faire lundi prochain.
Les éléments que vous créez sont placés dans votre boîte de réception et sont appelés Éléments de boîte de réception. Certains de ces éléments de boîte de réception sont tellement simples que vous pouvez les accomplir lorsqu'ils sont encore dans votre boîte de réception. Supposons par exemple que vous ayez créé un élément de boîte de réception pour vous rappeler qu'il faut remplacer l'ampoule dans votre atelier. C'est une tâche extrêmement simple que vous pouvez accomplir à n'importe quel moment.
Cet élément de boîte de réception ne doit pas nécessairement faire partie du projet Tâches ménagères et l'ajouter au contexte Maison serait peut-être exagéré. Au lieu de cela, laissez-le simplement dans votre boîte de réception pour vous rappeler constamment qu'il faut changer l'ampoule de l'atelier, plus particulièrement avant de commencer à bricoler.
D'autres éléments, en revanche, doivent être clarifiés et catégorisés précisément pour disposer de toutes les informations nécessaires lorsque vous vous trouvez dans un contexte particulier ou que vous vous concentrez sur la réalisation d'un projet en particulier.
La plupart des éléments de boîte de réception que vous créez deviennent des actions. Cela se produit lorsque vous décidez qu'un élément fait partie d'un objectif plus large, appelé projet, et que vous le classez avec d'autres tâches similaires (pour en savoir plus, reportez-vous aux sections Projets et Contextes).
Chaque action dispose, sur son bord droit, d'un cercle d'état permettant d’indiquer qu’elle est terminée. Lorsque vous cochez un élément pour indiquer qu'il est terminé, il est transféré de la liste des éléments disponibles dans la liste des éléments terminés et devient invisible lorsque les options d'affichage par défaut sont activées.
Lorsque vous attribuez un élément de boîte de réception à un projet, il devient une action que vous pouvez voir dans les vues Projets ou Contextes, ou dans n'importe quelle perspective à laquelle vous l'avez associé.
Pour modifier les détails d'une action, sélectionnez-la et ajoutez vos données directement dans la structure principale. Vous pouvez aussi utiliser l'inspecteur pour bénéficier d'un contrôle encore plus important.
Vous pouvez enrichir les informations incluses dans l'action en y ajoutant des notes et des pièces jointes comme des images ou des enregistrements audio. Vous trouverez des informations supplémentaires à ce sujet dans la partie Notes et pièces jointes. Vous avez également la possibilité de définir des dates d'échéance, des dates de report et des intervalles de répétition pour vos actions. Pour en savoir plus, voir Dates et heures.
Lorsque vous avez indiqué qu'un élément est terminé en cliquant sur son cercle d'état, il ne disparaît pas immédiatement. Au lieu de cela, il apparaît coché jusqu'à ce que vous fassiez quelque chose indiquant à OmniFocus qu'il faut « nettoyer » la vue, en passant à la perspective Projets ou Contextes par exemple. Vous pouvez utiliser les préférences Organisation pour choisir les critères qui déclenchent le nettoyage automatique d'OmniFocus.
Si vous estimez que les éléments cochés vous gênent, vous pouvez soit cliquer sur le bouton Nettoyer dans la barre d'outils, soit utiliser le raccourci clavier Commande-K.
Remarque
Les adeptes de Terminal.app auront peut-être reconnu la combinaison Commande-K qui correspond au raccourci clavier utilisé pour effacer le contenu de la fenêtre Terminal.
Si un élément terminé ne disparaît pas même si vous avez nettoyé votre vue actuelle, vérifiez les Options d'affichage. Il se peut que l'option Afficher soit réglée sur Toutes. Essayez de régler les options d'affichage sur Restantes ou Disponibles pour masquer tous les éléments terminés.
Remarque
La commande Nettoyer masque certains éléments en fonction de vos options d'affichage, mais ne les efface pas complètement. Si vous marquez une action appartenant à un projet ou un contexte comme étant terminée, puis que vous décidez plus tard de supprimer ce projet ou ce contexte, OmniFocus affiche une alerte vous avertissant que l'opération que vous souhaitez effectuer supprimera involontairement certains éléments cachés. Pour afficher les éléments terminés, réglez les options d'affichage de la perspective actuelle sur Toutes ou passez en perspective Terminé.