Lorsque vous observez une représentation des éléments que vous avez enregistrés dans une fenêtre OmniFocus, vous avez sous les yeux une perspective sur vos données. OmniFocus est fourni avec de nombreuses perspectives intégrées, spécialement conçues pour vous aider à exploiter au maximum les possibilités offertes par l'application. Vous avez le choix parmi les options suivantes :
Les six premières perspectives constituent la base de vos interactions avec OmniFocus et vous offrent toute la puissance et la souplesse nécessaires pour réaliser vos objectifs de la manière qui vous convient le mieux.
Les deux dernières perspectives, Terminé et Modifié, sont des affichages transitoires qui apparaissent temporairement dans votre barre latérale lorsqu'elles ont été sélectionnées dans le menu Perspectives. Elles constituent un moyen particulièrement efficace de retrouver dans votre base de données des éléments archivés par erreur ou ayant disparu de manière accidentelle.
Une fois que vous vous serez familiarisé avec OmniFocus, vous découvrirez peut-être des manières encore plus pointues d'afficher vos tâches, que ce soit à l'aide d'un terme de recherche spécifique, sous la forme d'un groupe de projets dans votre barre latérale ou par le biais d'un critère de tri particulier appliqué aux actions faisant partie d'une liste d'actions uniques. Il se peut aussi qu'il existe une méthode de productivité spécifique que vous aimeriez essayer et qui n'est pas complètement prise en charge par les perspectives par défaut.
OmniFocus Pro vous permet de créer des perspectives personnalisées qui reflètent des modes de configuration de votre fenêtre OmniFocus auxquels vous faites constamment appel. La mise à niveau avec la version Pro vous permet d'accéder à la fenêtre Perspectives (Perspectives ▸ Afficher les perspectives, ou Contrôle-Commande-P), un outil particulièrement performant pour organiser et personnaliser vos perspectives en fonction de votre flux de travaux personnel.
La fenêtre Perspectives est constituée de deux sections principales : la liste des perspectives, à gauche, où vous pouvez modifier les noms, l'ordre et la visibilité de la barre latérale de vos perspectives, ainsi que l'éditeur de perspectives, à droite, où vous pouvez configurer un large éventail d'attributs d'affichage pour chaque perspective.
La liste des perspectives vous présente vos perspectives sous la forme d'une liste (étonnant, non ?). Vous remarquerez que certaines de ces perspectives sont accompagnées d'étoiles brillantes à droite (il s'agit des perspectives constamment visibles dans les onglets de perspective de la barre latérale, dont font partie les six perspectives par défaut).
Les nouvelles perspectives que vous créez ne possèdent ni raccourcis clavier (mais vous pouvez en définir), ni étoiles. Vous pouvez les transformer en perspectives permanentes en activant leur étoile. De même, désactiver l'étoile de l'une des perspectives intégrées a pour effet de la retirer de la barre latérale.
Les perspectives sans étoile sont toujours accessibles en double-cliquant sur leur nom dans la liste des perspectives ou en les sélectionnant dans le menu Perspectives ; une perspective ouverte de cette manière apparaît dans la barre latérale lorsque vous la consultez et disparaît dès que vous la quittez.
Vous pouvez non seulement activer ou désactiver la visibilité permanente des perspectives dans la barre latérale, mais également réordonner les perspectives à l'aide de la liste des perspectives. Vous voulez afficher la perspective À venir avant la perspective Projets ? Il suffit de cliquer dessus et de la faire glisser pour la déposer au-dessus de la perspective Projets.
Pour supprimer une perspective, sélectionnez-la dans la liste, puis choisissez Supprimer la perspective dans le menu en forme de roue d'engrenage de la barre inférieure.
Remarque
Si vous constatez qu'une perspective personnalisée est devenue totalement incontrôlable, vous pouvez sélectionner Restaurer les réglages par défaut de la perspective dans le menu en forme de roue d'engrenage pour rétablir son état d'origine.
L'éditeur de perspectives vous offre la possibilité de personnaliser à l'infini les réglages d'affichage de votre perspective (ces réglages sont également disponibles dans les options d'affichage de la barre d'outils lorsque la perspective est affichée dans la structure principale).
La liste ci-dessous vous présente brièvement chacune des sections de l'éditeur :
Icône : vous pouvez soit cliquer sur la flèche dans le coin pour faire votre choix parmi une foule d'icônes personnalisées afin de représenter votre perspective, soit ajouter votre propre icône en faisant glisser une image sélectionnée en dehors d'OmniFocus et en la déposant sur l'icône de la perspective ou en sélectionnant Choisir un fichier. Nous vous conseillons d'utiliser des fichiers PNG transparents.
Nom : cette option vous permet de modifier le nom de votre perspective personnalisée.
Remarque
Il est impossible de modifier les noms des perspectives intégrées (Boîte de réception, Projets, Contextes, À venir, Avec drapeau, Révision, Terminé et Modifié). Vous pouvez toutefois choisir une autre icône pour les perspectives Terminé et Modifié.
Enregistreur de raccourcis : cette section située juste en dessous de l'icône vous permet d'attribuer un raccourci clavier à la perspective sélectionnée. Il suffit de cliquer dans le champ, puis de taper sur les touches correspondant au raccourci clavier que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez choisir n’importe quel raccourci, à condition qu’il contienne la touche Commande ou Contrôle associée à une autre touche. (Vous pouvez aussi utiliser une touche de fonction si vous préférez ne pas utiliser Contrôle ou Commande.)
Hiérarchie du projet – il existe deux types fondamentaux de perspectives : celles qui se basent sur la structure du projet pour afficher une vue hiérarchique de votre base de données et celles qui ignorent la hiérarchie pour favoriser plutôt des regroupements en fonction d'autres paramètres. Les fonctions de regroupement et de tri disponibles dans Présentation déterminent l'affichage des projets dans le premier cas et celui des actions dans l'autre cas.
Présentation : si vous voulez regrouper ou trier des projets ou des actions en fonction de critères spécifiques, sélectionnez-les ici. Vous pouvez aussi régler la présentation de sorte que la perspective s'ouvre dans une nouvelle fenêtre lorsqu'elle est sélectionnée dans le menu Perspectives ou dans la liste des perspectives.
Mise en page : si votre perspective utilise des champs de données particuliers plutôt que d'autres, la configuration d'une mise en page de colonnes personnalisées peut s'avérer visuellement plus efficace. La mise en page fluide est utilisée par défaut dans OmniFocus 2, mais vous pouvez, si vous le préférez, appliquer vos préférences de mise en page générales à la perspective.
Filtrage : cette section comprend des options granulaires de filtrage des éléments affichés dans la perspective. Elles permettent notamment de filtrer le contenu en fonction de la présence ou non d'un drapeau, de la disponibilité, de la durée, de l'état du projet ou du contexte (selon le mode sélectionné dans Hiérarchie du projet) ou encore d'une recherche de termes.
Focalisation : pour enregistrer une focalisation sur un projet ou un dossier, sélectionnez-la dans le menu déroulant présenté ici.
Sélection de la barre latérale : pour les sélections de la barre latérale que vous voulez afficher dans la structure principale chaque fois que vous ouvrez la perspective, choisissez des éléments dans la barre latérale, puis cliquez sur Ajouter la sélection de barre latérale actuelle. Cliquez sur la croix (X) en regard des éléments qui apparaissent en dessous pour les supprimer de votre sélection.
Si vous voulez conserver une disposition particulière de dossiers dans votre perspective personnalisée, vous pouvez enregistrer un ensemble d'états de dossiers ouverts en suivant les instructions ci-dessous :
Astuce
Si vous voulez créer une variante d'une perspective personnalisée existante, sélectionnez la perspective originale dans la liste des perspectives, puis choisissez Édition ▸ Dupliquer pour ajouter une copie identique.