À mesure que vous vous familiariserez avec la saisie de tâches, la création de projets et la navigation à travers vos perspectives pour organiser et accomplir vos objectifs, vous constaterez qu'OmniFocus deviendra de plus en plus puissant et facile à utiliser.
Et pour vous aider à introduire des informations dans votre base de données OmniFocus, nous avons développé quelques méthodes pratiques qui vous simplifieront la vie, à savoir la Saisie rapide, le Bloc-notes, Mail Drop et même l'importation de listes à partir d'OmniOutliner.
Si vous avez créé une liste d'éléments dans une autre application et que vous voulez la copier dans OmniFocus (une liste de courses créée dans Notes, par exemple), OmniFocus peut utiliser les sauts de ligne pour déterminer la fin d'un élément et le début de l'élément suivant.
Sélectionnez tout simplement le texte à ajouter sous forme d'éléments et copiez-le (Commande-C). Dans OmniFocus, sélectionnez un élément sans activer l'un de ses champs de texte, puis collez-le (Commande-V) pour ajouter le texte copié sous forme de liste d'éléments sous l'élément que vous avez sélectionné.
Remarque
Les éléments sont collés en tant qu'homologues de l'élément initialement sélectionné ; cela signifie que si vous voulez coller du texte sous forme de liste d'actions dans un projet, il est conseillé de sélectionner d'abord une action dans le projet (en sélectionnant les résultats du projet dans une liste collée de projets plutôt que d'actions).
La Saisie rapide vous permet, grâce à un raccourci clavier facilement configurable, d'ajouter des éléments à votre base de données à partir de n'importe quelle application de votre Mac tant qu'OmniFocus est en cours d'exécution. Assurez-vous que le raccourci clavier défini dans OmniFocus ▸ Préférences ▸ Général correspond à vos souhaits et il vous permettra d'ouvrir la fenêtre Saisie rapide quelle que soit l'application ouverte au premier plan.
Lors de l'utilisation de la saisie rapide, d'autres interactions avec le clavier sont affectées par l'option de création de structure sélectionnée dans les préférences générales.
Avec OmniFocus Pro, la possibilité de personnaliser votre structure principale s'étend également à la fenêtre Saisie rapide. Ouvrez les options d'affichage à l'aide du bouton situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre pour choisir s'il faut utiliser le style défini dans les préférences Mise en page, le remplacer par le style de rang fluide d'origine ou utiliser un ensemble personnalisé de colonnes exclusivement destinées aux données que vous voulez lorsque vous ajoutez des éléments avec Saisie rapide.
Il peut arriver que vous découvriez un message électronique, une page web, un article ou une information quelconque que vous aimeriez transformer en action OmniFocus. Auparavant, vous deviez mettre le texte en surbrillance à l’aide de votre souris, le copier, ouvrir ensuite la fenêtre de saisie rapide d’OmniFocus et le coller. Désormais, plus besoin de tout ça. Utilisez tout simplement le service Bloc-notes d’OmniFocus.
Pour adjoindre du contenu provenant d’une autre application :
La partie inférieure des préférences générales d'OmniFocus contient un réglage intitulé Raccourci du bloc-notes qui permet d'ouvrir ces instructions, ainsi qu'une fenêtre de la section Raccourcis clavier des Préférences Système.
Remarque
Comme les applications placée dans l'environnement protégé Sandbox ne sont pas autorisées à personnaliser les raccourcis clavier de leurs propres services (tels que le service « Envoyer vers la boîte de réception » d'OmniFocus), vous êtes obligé de faire le travail vous-même.
Cette fenêtre comprend normalement deux sous-fenêtres : celle de gauche comprend une liste de catégories de raccourcis, tandis que celle de droite est constituée des éléments figurant dans chacune de ces catégories. Cliquez sur « Services » dans la sous-fenêtre de gauche et faites défiler l'écran dans la sous-fenêtre de droite jusqu'à ce que vous voyez apparaître le groupe de services Texte. Vous devriez voir dans ce groupe un élément correspondant au service « Envoyer vers la boîte de réception » d'OmniFocus. Cliquez sur ce service et un bouton « ajouter un raccourci clavier » devrait apparaître pour vous permettre d'attribuer un raccourci clavier.
Si vous avez installé plusieurs copies d'OmniFocus, il se peut que des doublons de ce service soient affichés (un pour chaque copie installée d'OmniFocus). Il peut s'avérer utile de décocher la case des services associés aux autres copies, afin de les désactiver et d'éviter ainsi d'envoyer votre contenu à la mauvaise copie d'OmniFocus.
Mail Drop est une fonction d'Omni Sync Server qui vous permet d'envoyer des messages électroniques directement dans votre boîte de réception OmniFocus. Vous pouvez créer plusieurs adresses de réception privées, afin de donner à vos amis, vos parents, vos collègues ou vos camarades de classe la possibilité de créer des actions qui atterrissent directement dans votre boîte de réception OmniFocus. Et pour couronner le tout, vous pouvez annuler ces adresses à tout moment.
Voici quelques-unes des possibilités d'utilisation de Mail Drop :
Si vous utilisez déjà Omni Sync Server pour synchroniser OmniFocus, vous pouvez vous connecter à l'interface Web du serveur de synchronisation pour créer votre première adresse Mail Drop. Après votre connexion, il suffit de cliquer sur le bouton Créer une adresse pour générer automatiquement l'adresse e-mail (combinaison de votre nom de compte et d'une série aléatoire de caractères, par exemple).
Si vous ne possédez pas encore de compte Sync Server, inscrivez-vous ici. Le processus de création de compte comprend des instructions de configuration d'OmniFocus en vue d'utiliser votre nouveau compte (c'est aussi simple que d'appuyer ou de cliquer sur un lien dans un message électronique).
Lorsque vous envoyez un message e-mail à Mail Drop, la ligne d'objet de ce message est utilisée comme nom du nouvel élément de boîte de réception. Le corps du message devient la note qui peut contenir du texte, des pièces jointes (telles que des images ou des fichiers) et du code HTML simple (tout formatage plus complexe est supprimé).
Remarque
Pour que Mail Drop fonctionne, vous devez synchroniser votre base de données OmniFocus avec le même compte Omni Sync Server que vous avez utilisé pour configurer Mail Drop.
OmniFocus s'intègre à OmniOutliner pour Mac, afin que vous puissiez élaborer un agenda dans OmniOutliner pour l'importer facilement dans OmniFocus et effectuer les actions qui s'imposent. Vous disposez de trois méthodes pour importer vos données OmniOutliner dans OmniFocus :