Si votre base de données est devenue très volumineuse, lourde et remplie d'éléments obsolètes ou que vous devez revenir à d'anciennes versions de vos données, les fonctions d'archivage et de sauvegarde d'OmniFocus pour Mac sont là pour vous aider.
Après un certain temps d’utilisation quotidienne d’OmniFocus, il se peut que la taille de votre base de données devienne très importante, plus particulièrement si vous synchronisez vos données avec un appareil mobile, et que cela ralentisse le fonctionnement de l’application. La plupart des éléments qu’elle contient sont probablement des éléments terminés ou abandonnés que vous ne devrez réviser que très rarement, voire jamais. C’est pour cette raison qu’OmniFocus comprend une commande destinée à archiver ces anciens éléments dans un fichier séparé pour que vous disposiez d’une base de données à la fois rapide et légère.
Pour archiver vos anciennes données, choisissez Déplacer les anciennes données dans l’archive dans le menu Fichier. Cette commande affiche un formulaire contenant un champ de date ; tout élément terminé avant cette date, ou tout élément abandonné n’ayant pas été modifié depuis cette date, sera alors placé dans l’archive.
OmniFocus enregistre votre fichier d’archive dans le même emplacement que celui de votre base de données principale.
Version Omni store : ~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2/Data/Library/Application Support/OmniFocus/
Version Mac App Store : ~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/
Où ~ correspond à votre dossier de départ. Pour consulter vos données archivées, choisissez Ouvrir l’archive dans le menu Fichier ; votre archive s’ouvre alors dans sa propre fenêtre.
Pour récupérer des éléments d'une archive dont vous êtes en train d'explorer le contenu, effectuez tout simplement un glisser-déposer de l'élément voulu dans l'emplacement de votre choix au sein de votre base de données principale (la méthode du copier-coller fonctionne également). Quelle que soit la méthode utilisée, une copie de l'élément demeure dans l'archive ; vous pouvez conserver cette copie archivée ou la supprimer manuellement si vous le souhaitez.
Nous avons fait d’OmniFocus une application plutôt obsessionnelle en matière de préservation paranoïaque des données, juste au cas où il arriverait quelque chose à votre base de données. Il faut reconnaître que nous vous demandons de confier toute votre vie à cette application. OmniFocus sauvegarde automatiquement votre base de données une fois toutes les deux heures dans le dossier :
Version Omni store : ~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/
Version Mac App Store : ~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/
OmniFocus conserve jusqu'à 100 copies de sauvegarde de votre base de données à la fois, ce qui correspond environ à deux semaines si vous utilisez OmniFocus de manière continue (plus pour la plupart des gens, car la sauvegarde est impossible si OmniFocus n'est pas ouvert).
Pour restaurer une version sauvegardée de votre base de données, sélectionnez Afficher les sauvegardes dans le menu Fichier, puis double-cliquez pour choisir un fichier de sauvegarde à examiner. Le fichier de sauvegarde s'ouvre alors dans sa propre fenêtre OmniFocus, afin que vous puissiez le parcourir et déterminer si c'est bien celui que vous voulez ; si c'est le cas, choisissez Restaurer cette copie de sauvegarde dans la barre de focalisation et la sauvegarde remplacera votre base de données actuelle.