Les préférences d'OmniFocus permettent de contrôler le comportement de l'application et la manière dont vous interagissez avec elle. Vous avez la possibilité de les personnaliser en fonction de vos besoins et de votre flux de travaux. Choisissez Préférences dans le menu OmniFocus ou utilisez le raccourci clavier (⌘,) pour ouvrir la fenêtre Préférences.
L'onglet Général de la fenêtre Préférences comprend des réglages destinés à déterminer la lisibilité de l'interface et les interactions courantes avec OmniFocus.
Taille du texte
Pour mieux s'adapter à la taille de votre écran et à votre flux de travaux, OmniFocus vous propose plusieurs options de taille de texte. Vous disposez de cinq réglages distincts allant de la taille la plus petite à la plus grande, en passant par la taille moyenne sélectionnée par défaut.
Création de structure
Les utilisateurs d'OmniFocus 1 sont déjà familiarisés avec la création de structure en « mode classique » qui régit le comportement des actions de clavier courantes lorsque des éléments sont sélectionnés dans la structure principale. OmniFocus 2 vous offre un mode alternatif et la possibilité de passer de l'un à l'autre.
Capture
Cette section vous permet de définir un raccourci clavier personnalisé pour la Saisie rapide (le raccourci par défaut est Contrôle-Option-Espace). Utilisez le bouton « Raccourci du bloc-notes » pour ouvrir les Préférences Système et configurer votre raccourci clavier système pour la fonction Bloc-notes (vous trouverez des informations supplémentaires à ce sujet à la section Bloc-notes).
L'onglet Organisation de la fenêtre Préférences comprend des réglages destinés à entretenir votre base de données, ainsi que des options par défaut qui déterminent le mode d'organisation des projets et des perspectives.
Nettoyer éléments de boîte de réception avec :
Vous pouvez choisir Organiser ▸ Nettoyer (Commande-K) pour vous aider à mettre de l'ordre dans votre vue en plaçant les éléments dont l'état ou les métadonnées ont été modifiés à l'endroit approprié. Cette préférence détermine quelles sont les modifications apportées aux données d'un élément qui entraînent son nettoyage.
Nettoyer les éléments modifiés :
Si vous préférez nettoyer les éléments dès que leur état a été modifié, choisissez Immédiatement. Sinon, ils sont nettoyés lorsque vous passez d'une perspective à l'autre ou lorsque vous activez manuellement un nettoyage.
Nouveaux projets et groupes d’actions :
Choisissez Séquentiel, si vous avez tendance à créer des projets dont les actions doivent être accomplies dans un ordre spécifique, ou Parallèle, si vos projets et vos groupes ressemblent plus souvent à des listes élémentaires.
Dans perspectives sans hiérarchie du projet :
Si vous préférez afficher des éléments complètement détachés des projets ou des groupes auxquels ils appartiennent lorsque vous examinez des contextes ou une perspective personnalisée sans hiérarchie de projet, désélectionnez la case de cette préférence.
Remarque
Après l'exécution du nettoyage, un projet nommé Divers apparaît dans votre perspective Projets. En quoi consiste ce projet ?
Le projet Divers est une liste d'actions uniques qu'OmniFocus crée automatiquement chaque fois que des éléments non associés à un projet ont été nettoyés. Comme la suppression d'éléments de la boîte de réception exige que ces éléments soient associés à un projet, si vos préférences de nettoyage sont basées sur le contexte, les éléments nettoyés sont placés dans le projet Divers jusqu'à ce que vous leur trouviez une autre destination.
Comme le projet Divers est automatiquement créé par l'application en fonction des options que vous avez choisies pour le fonctionnement du nettoyage, il est impossible de le supprimer de manière permanente ; si vous ne voulez pas l'utiliser, essayez plutôt de faire un nettoyage basé sur l'attribution de projet.
L'onglet Mise en page des Préférences contrôle la manière dont les données sont affichées dans la structure principale d'OmniFocus.
Fluide
L'option de mise en page fluide correspond à la mise en page classique d'OmniFocus 2 ; elle permet d'afficher des informations sur les éléments de votre base de données OmniFocus sur une ligne située sous le titre de chaque élément.
Colonnes personnalisées
L'option de colonnes personnalisées présente vos données de manière configurable en fonction des éléments les plus pertinents à vos yeux. Les données sont affichées dans des colonnes sur la même ligne que les titres des éléments et ces colonnes peuvent être affichées ou masquées de manière sélective grâce aux cases à cocher disponibles dans cette section.
Avec OmniFocus Pro, vous pouvez utiliser les options d'affichage d'une perspective individuelle (ou l'éditeur de perspectives) pour déterminer si les préférences de mise en page ont une influence sur cette perspective particulière. Vous pouvez aussi, si vous préférez, personnaliser des mises en page en colonnes d'une perspective individuelle pour afficher uniquement les données les plus pertinentes pour cette perspective.
OmniFocus commence par effectuer une déduction logique des paramètres par défaut appropriés pour les éléments à échéance, à échéance proche ou reportés, ainsi que pour les intervalles de révision de projet. Vous pouvez modifier ces réglages dans la sous-fenêtre Dates et heures des Préférences.
“Échéance proche” signifie d’ici :
OmniFocus affiche les actions et projets dont l'échéance est proche avec un titre et un cercle d'état jaunes. Vous êtes libre de déterminer ce que signifie pour vous l'expression « échéance proche » ; la valeur par défaut est « dans deux jours », mais vous pouvez en choisir une autre dans cette section.
Heure par défaut des dates de report :
Lorsque vous créez une action ou un projet avec une date de type « reporté jusqu'à », mais sans heure spécifique, OmniFocus en insère une automatiquement pour vous. Cette préférence vous permettra de choisir une heure par défaut adaptée à vos besoins pour les dates de report.
Heure par défaut des dates d’échéance :
Comme pour la préférence précédente, vous êtes libre de définir l'heure par défaut de vos actions et de vos projets (lorsqu'ils n'ont reçu qu'une date).
Par défaut, réviser les projets tous/toutes les :
Bien que vous ayez la possibilité de définir des intervalles de révision personnalisés pour des projets spécifiques, il est toujours bon de disposer d'un réglage par défaut pour la révision des nouveaux éléments que vous avez ajoutés à OmniFocus. Cette préférence détermine le moment où les projets apparaissent dans votre file d'attente de révision par défaut, ainsi que la fréquence à laquelle ils apparaissent.
OmniFocus peut fonctionner de manière totalement silencieuse ou vous avertir chaque fois qu'une action arrive à échéance. La sous-fenêtre Notifications des Préférences contient des réglages permettant de contrôler de manière précise le moment où l'application vous signale l'action à venir et la manière dont elle le fait.
Afficher les rappels :
Quel niveau de visibilité voulez-vous donner aux rappels affichés par OminFocus au sujet des éléments que vous avez jugés importants ? Cette préférence ajoute quelques éléments visuels accrocheurs pour vous rappeler les éléments importants en :
affichant sur l'icône d'OmniFocus dans le Dock le nombre d'éléments pour lesquels vous avez configuré un rappel (en fonction des options sélectionnées dans la section Me rappeler ci-dessous) ;
équipant la barre latérale d'OmniFocus de badges affichant les éléments à échéance proche et les éléments en retard inclus dans vos projets et vos contextes (pour toute perspective qui les affiche) ;
envoyant des notifications au centre de notifications OS X d'Apple, afin qu'elles soient affichées de la même manière que les notifications du système (les notifications sont envoyées en fonction des choix que vous avez faits dans la section Me rappeler ci-dessous).
Mettre en surbrillance les perspectives :
Lorsque des éléments exigent votre attention dans l'une des perspectives intégrées, OmniFocus peut vous envoyer un rappel discret en ajoutant une barre de couleur au bord gauche de l'onglet de cette perspective. Utilisez cette préférence pour choisir les perspectives qui peuvent être mises en surbrillance lorsqu'un élément important doit être signalé.
Me rappeler :
Utilisez cette préférence pour choisir les types d'événements au sujet desquels vous voulez être averti. (Ce choix est applicable au compteur affiché sur l'icône d'OmniFocus dans votre Dock et aux notifications envoyées au centre de notifications.)
Vous pouvez choisir de recevoir des rappels au sujet des éléments en retard, à échéance proche ou signalés par un drapeau.
Afficher dans Aujourd’hui :
Lorsque l'extension Aujourd'hui est activée, vous pouvez régler avec précision la liste des éléments affichés lorsque vous consultez la section Aujourd'hui dans le Centre de notifications. Vous pouvez contrôler votre flux de travaux en choisissant un ou plusieurs critères déterminant les actions affichées dans la section Aujourd'hui. Les éléments susceptibles d'être affichés sont les éléments En retard, Échéant aujourd'hui (par défaut), Reportés jusqu'à aujourd'hui et Avec drapeau, ainsi que les Éléments de boîte de réception.
Avec OmniFocus Pro, vous avez également la possibilité de choisir une perspective personnalisée à afficher dans le Centre de notifications via l'extension Aujourd'hui. Sélectionnez Afficher une perspective personnalisée pour accéder à un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir une perspective personnalisée existante à afficher.
Publier les éléments à échéance en tant qu’alarmes de calendrier :
Si vous voulez recevoir des rappels d'éléments arrivés à échéance sur un appareil où OmniFocus n'est pas installé, mais sur lequel il est possible de s'abonner à un calendrier, vous pouvez configurer OmniFocus afin qu'il publie un calendrier dans le serveur de synchronisation de votre base de données et vous abonner ensuite à ce calendrier dans n'importe quelle application prenant en charge les fichiers iCalendar portant une extension « .ics ».
Si vous choisissez un réglage autre que désactivé, un calendrier contenant des alarmes correspondant aux dates d'échéance de vos actions et de vos projets sera créé dans le dossier de synchronisation distant contenant votre base de données. Cela peut prendre un certain temps ; vous pouvez vous assurer que tout est bien en place (ou vous abonner au calendrier sur votre Mac) en cliquant sur S'abonner. L'adresse affichée est celle que vous devez utiliser pour vous abonner à partir d'autres appareils.
Attention
Lorsque vous choisissez un emplacement pour stocker un calendrier auquel vous êtes abonné, il se peut qu'iCloud vous soit présenté comme emplacement disponible (il s'agit de l'emplacement par défaut dans l'application Calendrier d'OS X, par exemple). Le stockage sur iCloud d'un calendrier synchronisé avec votre base de données OmniFocus peut entraîner l'affichage répété et énervant de nombreuses invites de mot de passe ; nous vous conseillons dès lors de stocker le calendrier localement sur l'appareil destiné à recevoir vos rappels.
Remarque
Lorsqu'OmniFocus publie des éléments arrivés à échéance sous forme d'alertes de calendrier, il recherche les actions et les projets dont l'échéance se situe au cours des deux semaines à venir, pas plus loin. Cela évite d'introduire dans vos calendriers des informations erronées basées sur des prédictions d'activités futures. Pour les événements importants situés au-delà de cette période, il est préférable de programmer des événements de calendrier normaux.
Comme nous l'avons expliqué dans la section Synchronisation, l'établissement d'une copie commune de votre base de données sur le cloud est un excellent moyen de synchroniser les données d'OmniFocus sur plusieurs appareils. La sous-fenêtre Synchronisation des Préférences contient toutes les options nécessaires pour configurer votre compte de synchronisation.
Ne pas synchroniser
Cette option n'est pas conseillée, mais si vous envisagez d'utiliser OmniFocus exclusivement sur votre Mac et que la synchronisation avec un serveur distant vous est interdite, vous pouvez choisir de désactiver les fonctions de synchronisation d'OmniFocus. Dans tous les autres cas, le fait de disposer d'une copie de vos données enregistrée dans le nuage est un excellent moyen de vous assurer que tout votre travail ne sera pas perdu en cas de catastrophe locale.
Omni Sync Server
Omni gère un parc de serveurs conçus pour communiquer de manière transparente avec OmniFocus et vous fournir de cette manière des fonctions uniques comme Mail Drop et la prise en charge de tous vos besoins en tant qu'utilisateur d'OmniFocus. Nous estimons qu'il s'agit de la meilleure solution de synchronisation pour la plupart des utilisateurs, car elle est non seulement gratuite, mais bénéficie en outre du niveau d'assistance le plus élevé que nous puissions vous offrir.
Avancé (WebDAV)
Si vous choisissez de confier vos données à Omni Sync Server, nous nous engageons à les traiter avec le plus grand soin et de la manière la plus responsable possible (veuillez consulter à ce sujet nos Conditions générales et notre Politique en matière de confidentialité). Cela dit, si vous êtes soumis à des règles extrêmement strictes en matière de sécurité ou de confidentialité, il vaudrait mieux utiliser un serveur WebDAV de tierce partie (ou en configurer un vous-même). C'est une excellente solution ! Pour en savoir plus sur la synchronisation avec un serveur WebDAV personnalisé, lisez la section intitulée Autres options WebDAV.
Lorsque vous avez choisi des préférences de synchronisation, un champ est affiché sous vos options de synchronisation pour vous permettre de saisir l'adresse du serveur. Vous pouvez effectuer une synchronisation immédiatement via le bouton Synchroniser et afficher, en cliquant sur le bouton en forme d'engrenage, une liste des appareils enregistrés pour synchroniser leurs données avec la base de données choisie. Sélectionnez l'option Envoyer les réglages par e-mail pour créer un message pratique qui vous aidera à configurer la synchronisation sur vos autres appareils.
OmniFocus peut fonctionner totalement hors connexion sans aucun problème, mais si vous préférez la sécurité des mises à jour automatiques, vous pouvez les configurer ici dans la sous-fenêtre Mise à jour des Préférences. Vous avez également la possibilité d'aider Omni à améliorer les prochaines versions d'OmniFocus en nous envoyant des données anonymes relatives à votre Mac.
Rechercher les mises à jour (Omni Store uniquement) :
OmniFocus cherche tout naturellement à savoir si des mises à jour sont disponibles. Si vous préférez que l'application ne recherche pas automatiquement les mises à jour, désélectionnez la case correspondant à cette préférence ; sinon, choisissez l'intervalle de recherche de mises à jour le plus adapté à vos besoins (il s'agit d'une opération plutôt discrète et économe en bande passante). Vous pouvez rechercher manuellement des mises à jour en cliquant sur le bouton Rechercher maintenant ou en sélectionnant Rechercher les mises à jour dans le menu OmniFocus.
Envoyer des informations système anonymes à The Omni Group
Si vous voulez nous aider à améliorer les prochaines versions d'OmniFocus, vous pouvez choisir de nous envoyer des informations anonymes à propos de votre système chaque fois que vous recherchez des mises à jour pour l'application. Cliquez sur En savoir plus sur le type d'informations envoyées pour afficher la liste exacte des informations recueillies et savoir comment elles sont utilisées.