Wanneer u OmniFocus voor de eerste keer start, denkt u wellicht “Waar begin ik eraan?”. De beste plaats om te beginnen is uw Postvak IN omdat dit de plaats is waar u de meeste eerste werkzaamheden zult uitvoeren in OmniFocus.
Het Postvak In is het centrum van alle activiteiten en is de opvangruimte waar u nagenoeg alles kunt plaatsen wat er in uw gedachten opkomt, ongeacht hoe groot of hoe klein dat is. De zaken die u wilt doen, zoals taken, ambities, plannen, karweien, levensdoelen, vinden allemaal hun plaats in OmniFocus. U kunt elke zwervende gedachte in uw Postvak In gooien.
Een van de beste manieren om kennis te maken met OmniFocus, is even te gaan zitten en een "hersendump" in uw Postvak IN te doen. Laat OmniFocus uw "hersenen buiten uw hersenen" zijn voor wanneer u zich niet kunt herinneren wat nu zo bijzonder belangrijk was tegen maandag.
De zaken die u creëert worden in uw Postvak IN geplaatst en worden Postvak IN-onderdelen genoemd. Sommige van deze Postvak In-onderdelen zijn zo eenvoudig dat u ze kunt afwerken terwijl ze nog in uw Postvak In staan. Laten we bijvoorbeeld veronderstellen dat u een Postvak In-onderdeel maakt om u eraan te herinneren de lamp in uw atelier te vervangen. Dat is een heel eenvoudige taak die u op elk ogenblik kunt uitvoeren.
Dit Postvak IN-onderdeel hoeft geen deel uit te maken van het project Huishoudelijke klusjes en het toevoegen van de context Thuis lijkt overdreven In plaats daarvan laat u dit onderdeel gewoon in uw Postvak In als een constante herinnering dat u de lamp in uw atelier moet vervangen, vooral voordat u voorziet om andere elektrische gereedschappen te gebruiken.
Sommige onderdelen zijn het echter waard om ze in categorieën onder te brengen en fijner te detailleren zodat u alle benodigde informatie bij de hand hebt wanneer u op een specifieke plaats bent of als u gericht bent op het voltooien van een specifiek project.
De meeste onderdelen van het Postvak In die u maakt, worden uiteindelijk acties. Dit gebeurt wanneer u beslist dat een onderdeel hoort bij een groter doel, een project, en u het klasseert bij soortgelijke taken (meer hierover vindt u in de secties Projecten en Contexten).
Rechts van elke actie staat een statuscirkel die aangeeft of de actie voltooid is. Wanneer u een onderdeel afvinkt als voltooid, wordt het uit de lijst van beschikbare onderdelen verplaatst naar de lijst van voltooide onderdelen wordt het onzichtbaar in de standaard weergaveopties.
Zodra u een Postvak IN-onderdeel hebt toegewezen aan een project, wordt het een actie die u kunt zien in de weergaven Projecten of Contexten of in elk aangepast perspectief waaraan u het hebt toegewezen.
Om de details van een actie te bewerken, selecteert u de actie en voegt u gegevens direct in de hoofdopbouw toe. U kunt ook het infovenster gebruiken voor een nog betere controle.
U kunt de informatie die u opneemt in een actie, verrijken door notities en bijlagen, zoals afbeeldingen en audio-opnamen, toe te voegen. Meer informatie hierover vindt u in Notities en bijlagen. U kunt ook vervaldatums, uitgestelde datums en herhaalintervallen instellen voor acties. Zie Datums en tijden voor details.
Wanneer u een onderdeel markeert als Voltooid door te klikken in de statuscirkel, verdwijnt het onderdeel niet meteen. In plaats daarvan verschijnt het afgevinkt tot u iets doet dat OmniFocus vertelt om “op te ruimen”, zoals schakelen naar het perspectief Projecten of Contexten. In de organisatievoorkeuren kunt u kiezen waardoor OmniFocus automatisch een opruiming uitvoert.
Als u merkt dat de afgevinkte onderdelen in uw weg staan (kijk eens aan, u maakt er echt werk van!), kunt u op de knop Opruimen in de knoppenbalk klikken of de toetscombinatie Command-K gebruiken.
Opmerking
Fans van Terminal.app zullen wellicht Command-K herkennen als de toetscombinatie die u gebruikt om de weergave van het venster Terminal te wissen.
Als een voltooid onderdeel niet verdwijnt, zelfs nadat u uw huidige weergave hebt opgeruimd, selecteert u Weergaveopties. Het is mogelijk dat de weergave is ingesteld op Alles. Probeer de weergaveopties in te stellen op Resterend of Beschikbaar om die voltooide onderdelen netjes te verbergen.
Opmerking
Opruimen verbergt bepaalde onderdelen op basis van uw weergaveopties. Dit betekent niet dat ze volledig worden verwijderd. Als u een actie markeert die bij een project of context hoort die u later wilt verwijderen, toont OmniFocus een bericht waarin u wordt gewaarschuwd dat de actie die u zult ondernemen, enkele van de verborgen onderdelen onopzettelijk zal verwijderen. Om de voltooide onderdelen te zien, wijzigt u de weergaveopties van het perspectief naar Alles of schakelt u naar het perspectief Voltooid.