Das Navigieren durch die verschiedenen Bereiche von OmniFocus ist hervorragend dazu geeignet, die App kennenzulernen und die Arbeit damit zu beginnen. In diesem Kapitel werden Sie auf eine Tour durch OmniFocus 2 für iOS auf dem iPad genommen. Wenn Sie OmniFocus auf einem anderen Gerät nutzen, beginnt Ihr Abenteuer woanders:
Eine Erkundung von OmniFocus beginnt auf der Startseite, die als zentrale Drehscheibe Ihrer Aktivitäten in OmniFocus dient. Navigieren Sie zwischen den Perspektiven, indem Sie hier auf deren Kacheln tippen. Sehen Sie sich an, was am aktuellen Tag und in der nächsten Woche erledigt werden muss. In Kennzeichensymbolen wird Ihnen die Anzahl der wichtigsten Aktionen angezeigt.
Auf dem iPad befindet sich die Startseite in der Seitenleiste. Im Querformatmodus wird die Seitenleiste immer angezeigt; im Hochformatmodus zeigen Sie die Seitenleiste durch Streichen von links (streichen Sie zum Ausblenden nach links) oder durch Tippen auf den Chevron oben links in der Symbolleiste an.
Auf der Startseite sind die folgenden Perspektivekacheln standardmäßig enthalten (in OmniFocus Pro können diese ausgeblendet, neu angeordnet oder durch Ihre eigenen Perspektiven ergänzt werden):
Eine nähere Betrachtung der Funktionsweise dieser Perspektiven und wie sie Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen, finden Sie in den einzelnen Kapiteln dieses Handbuchs.
Streichen Sie beim Anzeigen der Liste mit den Perspektiven in der OmniFocus-Seitenleiste an der Liste nach unten, um die geheime Leiste anzuzeigen. In der geheimen Leiste befinden sich sehr leistungsstarke Werkzeuge, die jedoch vergleichsweise selten genutzt werden. Aus diesem Grund sind sie dort sicher aufgehoben, damit sie nur bei Bedarf ausgeführt werden.
Hinweis
OmniFocus synchronisiert automatisch, wenn Änderungen vorgenommenen werden; Sie sollten dies selten oder nie ausführen müssen.
Durch die Installation des Omni Focus Pro-Upgrades werden der geheimen Leiste zwei Tasten hinzugefügt, die weitere leistungsstarke Funktionen bieten: das Erstellen eigener Perspektiven mit dem Perspektiveeditor und das Anpassen der Startseite mit dem Kacheleditor.
Tippen Sie auf die Taste „Kacheleditor“, um die Position und die Sichtbarkeit der Perspektivekacheln zu ändern. Sie können das Aussehen der Startseite vollständig anpassen, indem Sie einen Finger auf die Kachel einer Perspektive legen und die Kachel in die gewünschte Reihe mit voller oder halber Breite bewegen (vorhandene Perspektiven machen automatisch Platz frei). Wahlweise können Sie die Kachel auch in den Bereich Andere Perspektiven bewegen, um anzugeben, dass sie nicht zu Ihren Favoriten gehört.
Tippen Sie auf Fertig oder auf den Bildschirm, um die Layoutänderung zu bestätigen, oder tippen Sie auf Abbrechen, um das Bearbeiten der Kachel zu beenden, ohne die Änderungen zu sichern. Tipp: Der Kacheleditor kann auch aufgerufen werden, indem auf der Startseite ein Finger auf eine Perspektivekachel gelegt wird.
In der Hauptgliederung werden die Aufgaben angezeigt, an denen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten. Hier werden Aufgaben auch hinzugefügt und bearbeitet. Die angezeigten Inhalte sind von Folgendem abhängig: von der angezeigten Perspektive, woher Sie aus der Startseite navigiert haben und mehr. Weiterhin können Sie das Angezeigte auf nur die Dinge einschränken, die Sie kurzfristig erledigen möchten. Es ist auch möglich, einen Überblick über die Aufgaben zu gewinnen, die in mehreren Projekten anstehen.
In der Hauptgliederung wird eine Liste der Objekte, d. h. Eingangobjekte, Projekte, Aktionen oder Gruppen, angezeigt, die die von Ihnen mit den anderen Darstellungsparametern festgelegten Kriterien erfüllen. Jedes Objekt zeigt die zugehörigen Informationen wie Projekt und Fälligkeitsdatum an, die wichtig zum Erledigen der Aufgabe sind.
Streichen Sie zum Löschen eines Objekts in der Hauptgliederung von rechts nach links darüber, bis die Taste Löschen angezeigt wird. Tippen Sie dann auf die Taste. Hierdurch wird das Objekt aus der Datenbank vollständig entfernt; um es stattdessen als abgeschlossen zu markieren, tippen Sie auf dessen Statuskreis.
Kriterien beim Anordnen von Objekten
Aktionen, Projekte und andere Objekte in der Hauptgliederung werden in der Reihenfolge, in der Sie sie eingegebenen haben oder wie Sie sie manuell im Bearbeitungsmodus angelegt haben, angeordnet. Es gibt allerdings einige Ausnahmen: bei einer kontextbezogenen Ansicht, für die eine andere Sortierpriorität festgelegt wurde, und in der Vorausschau, in der Objekte nach Fälligkeitsdatum und Uhrzeit sortiert werden.
Andere Sortierparameter können auch bei eigenen Perspektiven angewendet werden, wenn das Pro-Upgrade installiert ist.
Beim Anzeigen der Hauptgliederung auf Ihrem iPad im Querformat oder im Hochformat bei ausgeblendeter Seitenleiste ist die Symbolleiste am oberen Bildschirmrand vollständig sichtbar. Hier finden Sie mehrere wichtige Funktionen, die unten beschrieben sind:
Fügen Sie ein neues Objekt basierend auf Ihrer aktuellen Ansicht in der Hauptgliederung hinzu. Wenn mehrere Optionen für neue Objekte verfügbar sind (z. B. auf der obersten Ebene einer Perspektive), wird nach dem Tippen auf „Neu ...“ eine Liste der Objekte, die erstellt werden können, angezeigt.
Wenn Sie tief in einem Projekt sind, auf einen bestimmten Tag in „Vorausschau“ sehen oder die Perspektive „Markiert“ verwenden, wird aus diesem Symbol . Hiermit wird angezeigt, dass sofort eine neue Aktion erstellt wird (die einzig verfügbare Option).
Tippen Sie zum näheren Betrachten der Details einer Aufgabe einfach auf deren Namen. Die Hauptgliederung wird ausgeblendet und der Editor angezeigt. Hier können Sie die vorliegende Aufgabe mit Informationen zum Abschlussdatum, darüber, ob sie Teil eines größeren Projekts ist, zur Dauer, darüber, ob es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt, und mehr ausarbeiten. Bereichern Sie das Objekt mit einer Textnotiz und fügen Sie Audio- und Bildanhänge hinzu – alles auf Tabs im Editor.
Hinweis
Die Editoren für Eingangobjekte, Aktionen und Projekte sind sehr ähnlich, weil sie alle Aufgaben darstellen, die erledigt werden können. Der Editor für Kontexte ist besonders, weil er eine Person, einen Ort oder eine Sache darstellt, die Sie zum Abschließen eines Ziels benötigen. Im Kontexteditor geben Sie einem Kontext einen Ort, damit er auf dem Bildschirm In der Nähe verfolgt werden kann.
Möglichkeiten, mit denen Eingangobjekte, Aktionen, Projekte und Kontexte mit dem Editor ergänzt werden können, werden in den einzelnen Kapiteln erläutert.
Beim Verwenden des Editors auf dem iPad werden am oberen Bildschirmrand neue Befehle verfügbar (die Symbolleiste, die beim Anzeigen der Hauptgliederung sichtbar ist, wird ersetzt).
Durch langes Drücken auf viele der Objekte in OmniFocus wird das Kontextmenü mit für dieses Objekt relevanten Befehlen angezeigt. Diese Befehle funktionieren in einer Art und Weise, die OmniFocus-spezifisch und auf den ersten Blick eventuell nicht völlig klar ist.
Die Befehle Ausschneiden und Kopieren werden nur in den Kontextmenüs von Eingangobjekten und Aktionen angezeigt. Sie funktionieren erwartungsgemäß: das ausgewählte Objekt wird entweder entfernt und kopiert oder nur kopiert.
Wird der Befehl Einsetzen des Kontextmenüs verwendet, wird eine kopierte Aktion im ausgewählten Objekt (bei einem Projekt oder Kontext) oder als gleichrangiges Objekt (bei einer anderen Aktion) angezeigt. Text, der aus anderen Quellen kopiert wurde, kann auch über das Kontextmenü in OmniFocus eingesetzt werden. In diesem Fall wird durch Auswählen von „Einsetzen“ eine neue Aktion erstellt und diese Aktion erhält als Titel den kopierten Text.
Wird Einsetzen im Kontextmenü gewählt, wenn ein Projekt ausgewählt ist, wird die kopierte Aktion (oder Text als eine Aktion) im Projekt hinzugefügt. Wird Überprüfung gewählt, wird das Projekt in der Perspektive „Überprüfung“ geöffnet, wo Sie es bearbeiten können. Dies ist die beste Möglichkeit, die Überprüfungseinstellungen eines Projekts anzuzeigen und zu bearbeiten.
Durch Auswahl von Gehe zu Projekt werden alle anderen Projekte ausgeblendet. In der Hauptgliederung wird nur das ausgewählte Projekt angezeigt, bis Sie es verlassen (dies ist identisch mit dem Befehl Fokussieren in älteren Versionen von OmniFocus für iPad). Wird Neue Aktion gewählt, wenn ein Projekt ausgewählt ist, wird eine neue Aktion, die ausgearbeitet werden kann, in diesem Projekt erstellt.
Projektordner haben auch verschlankte Kontextmenüs. Mit Gehe zu Ordner wird nur der Ordnerinhalt in der Hauptgliederung angezeigt, mit Neuer Ordner wird ein neuer Ordner im ausgewählten Ordner erstellt und mit Neues Projekt wird ein neues Projekt im ausgewählten Ordner erstellt.
Bei der Auswahl eines Kontextes in der Perspektive „Kontexte“ ist im Kontextmenü der Befehl Gehe zu Kontext verfügbar. Hierdurch wird Ihre Ansicht in der Hauptgliederung nur auf den ausgewählten Kontext eingeschränkt, bis Sie ihn verlassen. Mit Einsetzen wird eine kopierte Aktion im ausgewählten Kontext hinzugefügt, mit Neuer Kontext wird ein neuer Kontext erstellt, der im ausgewählten verschachtelt ist, und mit Neue Aktion wird eine neue Aktion erstellt, der dieser Kontext zugewiesen ist.
Da Sie jetzt ungefähr wissen, was vor Ihnen liegt, beginnen Sie, die Teile mit der ersten – und wesentlichsten – OmniFocus-Perspektive zusammenzusetzen: dem Eingang.