Beim Einstieg in die Arbeit mit OmniFocus stellen Sie sich vielleicht folgende Frage: „Wo beginne ich?“. Sie sollten als Erstes zum Eingang gehen, weil Sie dort anfänglich die meiste Arbeit in OmniFocus erledigen.
Der Eingang dient als zentrale Drehscheibe für alle Aktivitäten und ist der Ort zum Ablegen aller großen und kleinen Dinge, die Ihnen durch den Kopf gehen. Alles, was Sie angehen möchten, z. B. Aufgaben, Tätigkeiten, Wünsche, Pläne, Routinearbeiten, Lebensziele, kann in OmniFocus untergebracht werden. Sie können jeden abschweifenden Gedanken im Eingang sammeln.
Sie lernen OmniFocus eventuell am besten kennen, wenn Sie sich hinsetzen und den Inhalt Ihres Kopfes im Eingang „abbilden“. Lassen Sie OmniFocus Ihren „ausgelagerten Kopf“ sein, auf den Sie zurückgreifen können, wenn Sie sich nicht mehr an die wirklich wichtigen Dinge erinnern können, die bis nächsten Montag erledigt werden müssen.
Zum Hinzufügen eines Objekts zum Eingang tippen Sie in der Symbolleiste auf die Taste Eingangobjekt hinzufügen (oder auf dem iPhone in der unteren rechten Ecke des Bildschirms).
Tipp
Beim Hinzufügen eines neuen Objekts zum Eingang können Sie mit Sichern + im Editor schnell nachfolgende Eingangobjekte erstellen. Beim Erstellen einer neuen Aktion in einem Projekt können Sie hiermit zügig zusätzliche Aktionen im gleichen Projekt ablegen.
Die von Ihnen erstellten Objekte werden im Eingang abgelegt; sie sind als Eingangobjekte bekannt. Einige dieser Eingangobjekte sind so einfach, dass Sie sie schon abschließen können, während sie noch im Eingang sind. Sie erstellen beispielsweise ein Eingangobjekt, das Sie an das Austauschen der Glühbirne im Arbeitskeller erinnert. Diese Aufgabe ist so einfach, dass sie jederzeit von Ihnen durchgeführt werden kann.
Dieses Eingangobjekt braucht nicht Teil eines größeren Projekts zu sein und das Hinzufügen eines Kontextes ist wohl des Guten zu viel. Stattdessen lassen Sie dieses Objekt einfach als ständige Erinnerung im Eingang, um nicht zu vergessen, dass die Glühbirne im Arbeitskeller ausgetauscht werden muss. Der Austausch sollte unbedingt vor dem Einsatz von Elektrowerkzeugen durchgeführt werden.
Einige Objekte hingegen sollten kategorisiert und mit Details ergänzt werden, sodass Sie alle benötigten Informationen zur Hand haben, wenn Sie an einem bestimmten Ort sind oder Sie sich dem Abschließen eines komplexen Projekts widmen.
Aus den meisten Eingangobjekten werden letztendlich Aktionen. Das passiert mit der Entscheidung, dass ein Objekt Teil eines größeren Ziels – eines Projekts – ist und Sie es zusammen mit ähnlichen Aufgaben ablegen (mehr dazu in den Abschnitten Projekte und Kontexte).
Jede Aktion hat einen Statuskreis an ihrer rechten Kante, damit sie als abgeschlossen markiert werden kann. Beim Markieren eines Objekts als abgeschlossen wird es aus der Liste der verfügbaren Objekte in die Liste der abgeschlossenen Objekte bewegt. Gemäß den standardmäßigen Darstellungsoptionen wird es unsichtbar.
Sobald Sie einem Projekt ein Eingangobjekt zugewiesen haben, wird es eine Aktion, die Sie in den Perspektiven „Projekte“ oder „Kontexte“ oder in einer ihr zugewiesenen eigenen Perspektive anzeigen können.
Tippen Sie zum Bearbeiten der Details einer Aktion im Aktionseditor auf die Aktion, um sie zu öffnen. Sie können die einer Aktion hinzugefügten Informationen mit Notizen und Anhängen wie Bildern und Audioaufnahmen ergänzen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Notizen und Anhänge. Außerdem ist es möglich, Fälligkeitsdaten, Zurückstellungsdaten und Wiederholungsintervalle für Aktionen festzulegen. Die Details hierzu finden Sie unter Datumsangaben und Uhrzeiten.
Tippen Sie nach der Erledigung einer Aufgabe auf ihren Statuskreis, um sie als abgeschlossen zu markieren. Die Aufgabe verschwindet aus der Ansicht, aber nicht aus Ihrer Datenbank. Sie können die Darstellungseinstellungen in Alle ändern, um abgeschlossene Objekte in Ihrer aktuellen Perspektive anzuzeigen.
Falls Sie ein Objekt irrtümlicherweise abgeschlossen haben, tippen Sie auf „Widerrufen“, um die Änderung rückgängig zu machen (oder schütteln Sie zum Widerrufen Ihr iPhone).
Hinweis
Um Ihre abgeschlossenen Objekte in einer umgekehrt chronologischen Reihenfolge aufzulisten, sehen Sie sich die Perspektive Abgeschlossen an. Wenn sie gegenwärtig nicht in der Seitenleiste angezeigt wird, zeigen Sie die geheime Leiste an und tippen Sie auf Alle Perspektiven.