Während der Bearbeitung der Objekte im Eingang werden Sie feststellen, dass einige davon umfangreicher sind als eine einfache Aktion. Die Planung eines Urlaubs oder Umzugs wird beispielsweise übersichtlicher, wenn sie in besser verwaltbare Teile aufgeteilt wird. Projekte sind in diesem Fall die Lösung.
Ein Projekt ist ein Objekt, das aus mehreren Aktionen besteht. Projekte sind normalerweise komplexer als Aktionen und können mehrere verwandte Aktionen umfassen.
Projekte können so ausführlich wie notwendig ausgelegt sein. Als Projekttyp können Sie entweder „Sequenziell“, „Parallel“ oder „Listen einzelner Aktionen“ festlegen.
Bei einigen Projekten, z. B. das Basteln eines Pterodactylus aus Papiermaschee, ist es notwendig, dass eine Aktion abgeschlossen wird, bevor die nächste Aktion begonnen werden kann. Dies sind sequenzielle Projekte.
Sequenzielle Projekte enthalten Aktionen, die in einer vorbestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden müssen. Das erste Objekt muss abgeschlossen werden, bevor mit dem nächsten weitergemacht werden kann. Ein weiteres Beispiel für ein sequenzielles Projekt ist die Checkliste, die ein Astronaut während der Startsequenz durchgeht. Jedes Objekt in der Liste hängt vom Abschluss des vorherigen Objekts ab.
Parallele Projekte bestehen aus Aktionen, die in einer beliebigen Reihenfolge abgeschlossen werden können. Hierzu zählt das Abholen von Gegenständen an unterschiedlichen Orten. Bei parallelen Projekten sind alle nicht abgeschlossenen Aktionen verfügbar und die zuerst verfügbare Aktion ist lediglich die erste Aktion in der Liste.
Hinweis
Der Unterschied zwischen parallelen und sequenziellen Projekten ist am besten erkennbar, wenn die Darstellungsoption „Verfügbar“ festgelegt ist, d. h., dass nur verfügbare Aktionen angezeigt werden. (In einem sequenziellen Projekt sind Aktionen nach der ersten verfügbaren Aktion blockiert und deshalb ausgeblendet.) Bei anderen Darstellungseinstellungen ist diese Unterscheidung vorhanden, aber feiner: Die Titel zukünftiger Aktionen in einem sequenziellen Projekt werden grau anstatt schwarz angezeigt.
Beim Anzeigen der Perspektive „Projekte“ auf dem iPad ist links von jedem Projekt ein Symbol, mit dem der Projekttyp angegeben wird. Anhand dieser Symbole können Sie eine Liste mit Projekten schnell durchsuchen und den Projekttyp bestimmen. Tippen Sie auf dem iPhone auf den Projektnamen, bis der Editor angezeigt wird. Der Projekttyp wird auf dem Tab Info angezeigt.
Tipp
Um das Erstellen der idealen Abhängigkeiten für ein Projekt flexibler gestalten zu können, sollten Sie in Betracht ziehen, eine Aktionsgruppe in einem sequenziellen Projekt parallel einzurichten oder umgekehrt.
Eine Liste einzelner Aktionen ist im traditionellen Sinne nicht wirklich ein Projekt. Es ist eine Liste lose zusammenhängender Aktionen, die nicht voneinander abhängig sind. Das Projekt Einkaufsliste ist ein gutes Beispiel für eine Liste einzelner Aktionen, weil es eine Liste von Dingen enthält, die Sie im Lebensmittelgeschäft einkaufen müssen. Sie können diese Objekte besorgen und als abgeschlossen (oder gekauft) abhaken, während Sie durch das Geschäft gehen. Die Reihenfolge, in der Sie die Objekte in den Einkaufswagen legen, ist unwichtig. Es ist nicht von Bedeutung, ob Sie einige davon heute oder morgen besorgen; es sind nur Dinge, die Sie einkaufen müssen.
Eine Liste einzelner Aktionen bezieht sich häufig mehr auf einen Zustand, den Sie aufrechterhalten möchten (verwöhnte Katze, nicht verdorbenes Essen, funktioneller Haushalt), als einen Zustand, den Sie erzielen möchten (eine App liefern, Urlaub machen, neue Wohnung suchen). Werden Listen einzelner Aktionen von einer anderen Seite aus betrachtet, fällt auf, dass sie selten Fälligkeitsdaten haben und selten als abgeschlossen abgehakt werden. Die Objekte in einer Liste einzelner Aktionen werden möglicherweise abgehakt, doch das eigentliche Projekt ist fortlaufend.
Mit Gruppen kann auch ein Projekt in einem Projekt erstellt werden: eine Aktionsgruppe (manchmal auch Unterprojekt genannt). Wenn Sie glauben, dass eine Aktion vorliegt, für die viele Schritte erforderlich sind, könnten Sie diese Aktion als separates Projekt abtrennen. Eine bessere Lösung könnte jedoch sein, die Aktion im aktuellen Projekt zu belassen und die zugehörigen Aufgaben darunter zu bewegen.
Bei der Planung Ihres Umzugs nach Hamburg stellen Sie beispielsweise fest, dass Sie eine Reise unternehmen müssen, um die passende Wohnung zu suchen. Sie müssen Flüge buchen, ein Auto mieten, ein Hotelzimmer reservieren und Termine mit Immobilienmaklern vereinbaren, um eine Wohnung oder das Traumhaus in Blankenese zu finden. Sie können diese Aktionen im Projekt Umzug nach Hamburg erstellen und sie dann in die Aktion Wohnungssuche planen bewegen, um eine Aktionsgruppe zu erstellen.
Lassen Sie uns diese Aufgabe aufschlüsseln. So fügen Sie in OmniFocus für iOS einem Projekt eine Aktionsgruppe hinzu:
Tippen Sie in der Seitenleiste oder auf der Startseite auf Projekte . Öffnen Sie dann das Projekt, das Sie ändern möchten.
Tippen Sie in der Symbolleiste in der oberen rechten Ecke auf die Plustaste , um eine neue Aktion zu erstellen.
Geben Sie dem neu erstellten Objekt einen Namen, der alle Schritte, die es enthalten wird, beschreibt.
Tippen Sie in der Symbolleiste auf die Taste Sichern +.
Geben Sie diesem nächsten Objekt einen Namen, der die erste Aktion der Gruppe angibt, aber tippen Sie dieses Mal auf die Taste „Sichern“.
Suchen Sie das gerade erstellte Objekt und tippen Sie darauf, um es im Editor anzuzeigen.
Tippen Sie als Nächstes in der Symbolleiste auf die Taste Bewegen (auf dem iPhone im Editor am unteren Rand des Bereichs Info), um das Objekt in dem Objekt einzubetten, das Sie in Schritt 3 erstellt haben.
Tippen Sie oben rechts auf die Taste Fertig, um die erstellte Aktionsgruppe anzuzeigen. Sie können jetzt mit der Plustaste die verbleibenden Objekte erstellen, die hinzugefügt werden müssen. Diese Objekte werden in der Gruppe erstellt.
Sobald Sie diese Aktionsgruppe erstellt haben, können Sie den Typ von „Parallel“ in „Sequenziell“ ändern, sodass die nächste Aufgabe erst verfügbar wird, wenn Sie die vorherige Aufgabe abgehakt haben. Und wenn Sie die letzte Aktion für dieses Unterprojekt abgeschlossen haben, kann auch die übergeordnete Aktion abgehakt werden.
Tipp
Eine Aktionsgruppe kann auch erstellt werden, indem sie anfänglich als Projekt angelegt und mit Aktionen gefüllt wird. Das Projekt wird dann in eine Aktion umgewandelt und in das Projekt, das als endgültiges Ziel dienen soll, bewegt.
Manchmal werden Sie feststellen, dass einige Ihrer Projekte genug Ähnlichkeit aufweisen, um sie gemeinsam abzulegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie dann alles an einem Ort ansehen können. Diese Projekte haben unter Umständen unterschiedliche Ziele oder Zeitvorgaben, doch sie können zum größeren Ganzen beitragen. Bei solchen Projekten können Sie in OmniFocus mehrere Projekte mit Ordnern zusammen gruppieren.
In der Perspektive „Projekte“ (tippen Sie in der Seitenleiste oder auf der Startseite auf Projekte) können Sie einen Projektordner erstellen. Tippen Sie hierzu in der Symbolleiste auf die Plustaste und wählen Sie im Einblendmenü Neuer Ordner. Tippen Sie zum Bewegen eines Projekts in einen Ordner auf das Projekt (nicht auf die dazugehörigen Aktionen), um die Projektdetails anzuzeigen. Tippen Sie dann auf die Taste „Bewegen“. Anschließend brauchen Sie nur noch den Ordner wählen, in dem das Projekt vorhanden sein soll. Das Projekt wird an seinen neuen Ort bewegt.
Sie werden auch bemerken, dass Ordner etwas anders aussehen als normale Projekte – sie erhalten in der Projektliste ein Ordnersymbol . Tippen Sie zum Öffnen eines Ordners und zum Anzeigen der enthaltenen Projekte auf den Ordner.
Irgendwann erreichen Sie das erfolgreiche Ende eines Projekts. Wenn Sie sicher sind, dass Umzug, Weihnachtsvorbereitungen oder Magisterarbeit schreiben abgeschlossen sind, können Sie das Projekt als abgeschlossen markieren.
Wählen Sie das Projekt aus und wählen Sie dann im Bereich „Status“ des Editors „Abgeschlossen“ . Wenn Sie die abgeschlossenen Projekte erneut sehen möchten, ändern Sie die Darstellungsoptionen in Alle oder suchen Sie mit dem Filter Alles nach dem Projekt.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie ein Projekt beginnen oder fortsetzen möchten, können Sie den Status des Projekts von „Aktiv“ in Angehalten ändern. Wenn Sie ein Projekt anhalten, werden das Projekt und die dazugehörigen Aktionen aus der Projektliste in der Seitenleiste oder auf der Startseite und der Hauptgliederung entfernt (wenn Sie bei den Darstellungsoptionen die Anzeige aktiver Projekte ausgewählt haben).
Sie können die Darstellungsoption der Perspektive „Projekte“ in Übrig ändern, damit Sie angehaltene Projekte daraufhin überprüfen können, ob Sie sie aktivieren oder aufgeben oder als abgeschlossen markieren möchten.
Tipp
Wenn Sie vermeiden möchten, dass die Projekte-Liste mit angehaltenen Projekten überladen wird, können Sie bei den Projekte-Darstellungsoptionen „Verfügbar“ festgelegt lassen, aber dann bei den Darstellungsoptionen für die Perspektive Überprüfung die Option „Übrig“ festlegen. Auf diese Weise werden alle Objekte mit dem Status „Angehalten“, „Zurückgestellt“ oder „Blockiert“ in der Seitenleiste angezeigt, wenn Sie alle Projekte überprüfen. Zu diesem Zeitpunkt können Sie dann entscheiden, ob ein Projekt oder eine Aktion reaktiviert werden soll. Details finden Sie im Kapitel Überprüfung.
Wenn Sie sich entschlossen haben, nicht länger an einem Projekt zu arbeiten, können Sie es vollständig aufgeben . Es verschwindet aus der Liste in der Seitenleiste und die dazugehörigen Aktionen bleiben ebenfalls ausgeblendet. Sie könnten das Projekt auch einfach löschen, doch dann würden Sie jegliche Aufzeichnungen über das Projekt und seine Aktionen verlieren. Wenn Sie Projekte stattdessen im Status „Aufgegeben“ behalten, können Sie nachprüfen, wie häufig Sie Projekte aufgeben, welche Aktionen Sie, unabhängig davon, ob sie aus noch relevanten Projekten stammen, abgeschlossen haben usw.
Um ein aufgegebenes Projekt in Ihrer Datenbank zu suchen, wählen Sie in den Darstellungsoptionen Alle oder suchen Sie mit dem Filter Alles nach dem Projekt.
Hinweis
Aufgegebene und abgeschlossene Objekte sammeln sich mit der Zeit in Ihrer Datenbank an. Wenn Sie die Datenlast für übermäßig halten, bietet OmniFocus für Mac eine Archivierung dieser Objekte entsprechend der von Ihnen bestimmten Zeitparameter.