Sie können Ihre Aktionen nicht nur hierarchisch anordnen, sondern auch jeder Aktion, jedem Projekt oder jeder Gruppe einen Kontext zuweisen. Ein Kontext kann alles sein, z. B. ein Ort (der Baumarkt oder das Büro), eine Person (Sie, Ihr Vorgesetzter oder ein Mitarbeiter) oder eine Sache (Ihr MacBook Pro oder ein Drehmomentschlüssel). Kontexte zeigen Ihnen den Ort oder die erforderlichen Voraussetzungen zum Abschließen des Objekts an.
Sie justieren beispielsweise das im Hinterhof gebaute Raketentriebwerk und kommen nicht weiter, weil ein benötigter Spezialschraubenschlüssel fehlt. Hinzu kommt noch, dass das Licht in der Werkstatt während der Suche nach diesem Schraubenschlüssel ausgegangen ist. Sie haben dem Projekt Marsbesiedelung den Schraubenschlüssel als Aktion hinzugefügt und das Projekt Hausarbeiten gerade um die Glühbirne ergänzt. Aber was verhindert, dass Sie den Schraubenschlüssel oder die Glühbirne beim nächsten Gang zum Baumarkt vergessen? Obwohl diese Objekte zu unterschiedlichen Projekten gehören, können Sie sie einem Kontext zuordnen.
Hinweis
Wenn Sie einem Eingangobjekt nur einen Kontext zuweisen, bleibt es standardmäßig mit den anderen Aufgaben im Eingang, bis Sie es einem Projekt zuweisen.
Kontexte können auf zwei Arten erstellt werden:
In der Perspektive „Kontexte“:
Tippen Sie in der Seitenleiste oder auf der Startseite auf Kontexte und dann in der Symbolleiste auf die Taste „Neuer Kontext“ . Der Kontexteditor wird angezeigt. Hier können Sie dem neuen Kontext einen Namen zuweisen, seinen Status (Aktiv, Angehalten oder Aufgegeben) festlegen und den Ort bestimmen (siehe Ortsabhängige Erinnerungen unten), an dem diese wichtige Sache durchgeführt werden muss.
Beim Bearbeiten eines Objekts:
Beim Bearbeiten eines Eingangobjekts oder einer Aktion in einem Ihrer Projekte können Sie einen Kontext für das Objekt oder die Aktion auswählen oder einen neuen Kontext erstellen. Geben Sie zum Erstellen eines neuen Kontextes einen eindeutigen Namen in das Textfeld ein. Vergessen Sie nach der Eingabe des Namens für den neuen Kontext nicht, unter dem Textfeld auf „(Kontextname) erstellen“ zu tippen, um diesen Kontext Ihrer Liste hinzuzufügen.
Hinweis
Durch das Ändern eines Kontextstatus in Angehalten werden sämtliche Objekte, die dem Kontext zugewiesen sind, ebenfalls als „Angehalten“ markiert. Dies hat zur Folge, dass sie bei der Darstellungseinstellung Verfügbar nicht mehr angezeigt werden. Wenn ein Objekt unerklärlicherweise verschwindet, nachdem Sie dessen Kontext mit „Angehalten“ markiert haben, überprüfen Sie Ihre Darstellungseinstellungen. Das Objekt ist eventuell nur aus dem Blickfeld gerückt.
Sie sehen, dass Kontexte Ihnen sehr viel Kontrolle über die Informationstiefe geben, die Sie Aktionen, Eingangobjekten und Projekten hinzufügen können. Wir stellen in OmniFocus bereits viele Kontexte bereit, von denen wir glauben, dass Sie diese sehr wahrscheinlich brauchen. Die von Ihnen neu erstellten Kontexte werden am Ende der Liste angezeigt. Aber unter Umständen benötigen Sie einige der voreingestellten Kontexte nicht. Es ist auch möglich, dass Sie Ihre neuen Kontexte an den Anfang der Liste bewegen möchten. Kein Problem, dies erledigen wir als Nächstes.
Auf dem Bildschirm „Kontexte“ wird eine Liste der Kontexte mit Zusammenfassungspunkten angezeigt. Diese Punkte geben den Status der Aktionen und der darin enthaltenen Projekte an. Wenn Sie mit der Arbeit beginnen möchten, können Sie hier gut nur die Dinge anzeigen, die für einen bestimmten Kontext relevant sind. Aktionen ohne Kontext werden oben in der Gruppe „Ohne Kontext“ angezeigt.
Tippen Sie zum Löschen oder Bewegen von Kontexten in der Symbolleiste auf Bearbeiten (beim iPad in der Seitenleiste auf ). Links neben den Kontexten sehen Sie einen Löschschalter . Auf der rechten Seite sehen Sie ein Steuerelement für die Neuanordnung . Wenn Sie auf den Löschschalter tippen, wird das Objekt nicht sofort gelöscht. Stattdessen wird die Taste „Löschen“ an der Stelle angezeigt, wo das Steuerelement für die Neuanordnung war. Tippen Sie auf „Löschen“, um den Kontext aus der Liste zu entfernen.
Legen Sie zum Ändern der Kontextreihenfolge in der Seitenleiste einen Finger kurz auf das Steuerelement für die Neuanordnung und bewegen Sie den Kontext in der Liste nach oben oder nach unten. Während Sie den Kontext bewegen, bemerken Sie, dass die anderen Kontexte Platz machen, damit Sie den Kontext an der gewünschten Stelle ablegen können.
Tippen Sie nach den Änderungen an der Liste mit den Kontexten in der oberen rechten Ecke der Seitenleiste auf Fertig, um die Änderungen zu sichern.
Aktionen in Kontextlisten werden standardmäßig in der gleichen Reihenfolge angezeigt, in der sie in ihren Projekten aufgelistet sind. Tippen Sie auf Darstellungsoptionen, um nach markierten Objekten und Fälligkeitsdaten zu sortieren. Hierbei werden markierte Objekte vor den Objekten mit Fälligkeitsdatum (nächstes Objekt bis spätestes Objekt) angezeigt.
Hinweis
Kopierte Objekte können nicht direkt in Kontexte eingesetzt werden. Um einen Kontext zu einem kopierten Objekt hinzuzufügen, setzen Sie es zuerst in eine Perspektive ein, die die Projekthierarchie verwendet (wie die Perspektiven „Eingang“ und „Projekte“). Tippen Sie dann darauf, um die dazugehörigen Details zu bearbeiten.
Neu erstellte Kontexte werden standardmäßig der obersten Ebene der Kontextliste hinzugefügt. Wenn Sie jedoch beim Anzeigen eines Kontextes auf Bewegen tippen, können Sie verschachtelte Kontexte erstellen.
Hinweis
Die Taste Bewegen wird nicht im Editor angezeigt, bis Sie einen Kontext erstellt haben. Um also einen neuen Kontext in einem anderen zu verschachteln, kehren Sie nach der Kontexterstellung zur Kontextliste zurück und wählen Sie ihn dort aus, um den Editor mit einer aktualisierten Ansicht zu öffnen.
Wenn Sie beispielsweise wichtige Personen haben, die mit wichtigen Orten verknüpft sind, könnten Sie ihnen unabhängig Kontexte zuweisen. Sie könnten sie auch nach ihrem gemeinsamen Ort gruppieren. Falls Sie den Kontext „Arbeit“ eingerichtet haben, können Sie Ihren Chef, Kollegen und sogar arbeitsbezogene Gegenstände wie Ihren Computer oder Zeichentisch in den Kontext bewegen, um Dinge eindeutig zu organisieren.
Die Anzahl der Verschachtelungen bei Kontexten ist uneingeschränkt, d. h., dass Sie den Aktionen detailgenaue Informationen darüber geben können, wo oder wie etwas erledigt werden muss.
Wenn Sie mit Ihrem Gerät unterwegs sind, kann mit kontextbezogenen, ortsabhängigen Erinnerungen praktisch mitgeteilt werden, wenn Sie sich in einer Gegend befinden, in der eine Aktion abgeschlossen werden kann.
Hinweis
Die den ortsabhängigen Erinnerungen zugrunde liegende Technologie unter iOS ist eigentümlich; Sie können sich nicht hundertprozentig darauf verlassen, dass die Erinnerungen immer stattfinden, wenn Sie die angegebene Gegend erreichen. (Diese ortsabhängigen Hinweise nutzen eine ungenauere und etwas unzuverlässige Ortsüberwachung, die wenig Energie verbraucht, anstatt die unter iOS verfügbaren GPS-Dienste, die den Akku stark entladen. In allen Fällen wird jedoch die Genauigkeit erhöht, wenn ein Mobilfunknetz und GPS verfügbar sind.)
Der Bereich von Entfernungen, in denen Sie eventuell einen Hinweis erhalten, ist ziemlich groß. Wenn Sie eine Gegend verlassen und diese Gegend kurze Zeit später wieder erreichen, erhalten Sie unter Umständen keinen zweiten Hinweis. Und wenn Sie diese Gegend schnell passieren, wie beim Fahren auf der Autobahn, erhalten Sie vielleicht überhaupt keinen Hinweis. Derzeit sollte diese Funktion nur als zusätzliches Hilfsmittel, das gelegentlich nützlich ist, und nicht als wichtiger Teil Ihres vertrauten Systems eingesetzt werden.
Bevor Sie ortsabhängige Erinnerungen verwenden können, ist es erforderlich, diese Erinnerungen in den Einstellungen von OmniFocus zu aktivieren. Tippen Sie in der geheimen Leiste auf „Einstellungen“, um die Einstellungen zu öffnen. Tippen Sie unter „Mitteilungen“ auf Töne, Hinweise und Kennzeichen. Tippen Sie danach auf den Schalter unter „Ortsabhängige Erinnerungen“, um sicherzustellen, dass Hinweise anzeigen aktiviert ist.
Wenn Mitteilungen aktiviert sind, können Sie jetzt Orte für die von Ihnen in OmniFocus verwendeten Kontexte einrichten.
Hinweis
Wenn Sie die Mitteilungen in den OmniFocus-Einstellungen nicht aktivieren, können Sie einem Kontext keine Mitteilung zuweisen.
Sie sollten auch sicherstellen, dass OmniFocus berechtigt ist, Hinweise auf Ihrem Gerät zu erhalten. Sie wurden bereits beim Start dazu aufgefordert, aber wenn Sie es zu diesem Zeitpunkt verweigert haben, können Sie die iOS-App „Einstellungen“ öffnen und dann Mitteilungen wählen, um sicherzustellen, dass Hinweise aktiviert sind. (Wählen Sie hierzu „OmniFocus“ aus der App-Liste auf der rechten Seite.)
Wenn Sie den Anweisungen in diesem Kapitel folgen und Mitteilungen weiterhin nicht angezeigt werden, ist es möglich, dass ortsabhängige Hinweise auf Ihrem Gerät allgemein deaktiviert wurden. Um dies zu überprüfen, führen Sie folgende Schritte durch:
Im nächsten Schritt weisen Sie den Kontexten Orte zu. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele bei Besorgungen noch einfacher zu erreichen. Sie können auch daran erinnert werden, wo etwas erledigt werden muss. Wenn ortsabhängige Hinweise aktiviert sind, werden Sie von OmniFocus benachrichtigt, wenn Sie in der Nähe dieses Ortes sind. Außerdem wird dieses bestimmte Aktionsobjekt nach vorne gebracht, damit Sie es in der Liste abhaken können.
So richten Sie Ortsinformationen für einen Kontext ein:
Tippen Sie in der Liste „Kontexte“ auf einen Kontext. Tippen Sie dann auf den fetten Titel, um den Kontext zu bearbeiten. Abschließend tippen Sie auf Ort. „Ohne“ ist die Standardeinstellung. Tippen Sie darauf, um einen Ort festzulegen.
Hier: Ihr Standort wird mit WLAN- oder Mobilfunknetz-Triangulation ermittelt. Keine der Methoden ist 100 % genau, aber sie bringen Sie unter Umständen sehr nah ans Ziel.
Irgendwo: Gibt an, dass der Kontext immer verfügbar ist, unabhängig von Ihrem Standort. Dies ist nicht wirklich ein Ort; es bedeutet nur, dass alle Kontexte mit diesem „Ort“ Dinge sind, die Sie irgendwo durchführen können, wie Banjo spielen oder Zeitung lesen.
Suchen: Ermöglicht Ihnen die Eingabe eines Schlagworts, nach dem Sie suchen möchten. Diese Option ist besonders praktisch, wenn Sie beispielsweise etwas im Baumarkt kaufen müssen, aber sich nicht sicher sind, welcher Baumarkt am nächsten liegt. Sie brauchen nur „Baumarkt“ eingeben und danach auf der Tastatur auf „Suchen“ tippen, um ein Geschäft in der Nähe auszuwählen. Sie können dem Kontext entweder einen genauen Ort zuweisen, der als Suchergebnis angezeigt wird, oder Sie können die Suche selbst verwenden.
Adresse: Sie können eine bestimmte Adresse, falls bekannt, eingeben.
Kontakt: Sie können die Adresse einer Person oder eines Ortes, die Sie den Kontakten hinzugefügt haben, auswählen. Beim erstmaligen Festlegen eines Ortes aus der App „Kontakte“ werden Sie in einem Hinweis aufgefordert, den Zugriff von OmniFocus auf Ihre Kontakte zu autorisieren.
Stecknadel: Sie können auf die Karte tippen, um eine Stecknadel am Ort Ihrer Wahl zu platzieren.
Hinweis
Wenn Sie auf Ihrem Gerät Orte für Kontexte eingerichtet haben und zu OmniFocus auf dem Mac wechseln, werden die Ortsdaten von Kontexten nicht angezeigt. Dies ist aber kein Grund zur Beunruhigung, denn diese Daten werden bei der Synchronisierung Ihrer OmniFocus-Daten zwischen Geräten sicher beibehalten.
Nachdem Sie den Ort festgelegt haben, können Sie eine Mitteilung einrichten und auch einen Entfernungshinweis für den Kontext angeben:
Der Dialog „Mitteilung“ wird unter dem Ort angezeigt, den Sie auf dem Bearbeitungsbildschirm ausgewählt haben. Sie können auswählen, ob Sie beim Erreichen des festgelegten Ortes oder beim Verlassen dieses Ortes benachrichtigt werden.
Nach dem Festlegen der Mitteilungsoption können Sie eine Entfernung bestimmen. Die Werte der drei Optionen für die Entfernung sind sehr vage. Der kleine Punkt entspricht ungefähr 200 m; dies deckt die nächste Umgebung ab und ist beispielsweise nützlich beim Nachhausekommen oder Verlassen des Büros. Der mittelgroße Kreis entspricht ungefähr 500 m; dies deckt die nähere Nachbarschaft oder einen kleinen Park ab und ist nützlich beim Herausfinden, wann Sie einige Straßen von einem bestimmten Laden entfernt sind. Der große Kreis entspricht ungefähr 10 km; dies ist beispielsweise nützlich für Städte, in die Sie gelegentlich fahren. Aber vergessen Sie nicht, dass sich die tatsächliche Entfernung, in der Sie die Mitteilung erhalten, wesentlich von diesen geschätzten Zahlen unterscheiden kann.
Kontexte mit suchabhängigen Orten bieten keine Mitteilungen. Wird in der Seitenleiste oder auf der Startseite In der Nähe gewählt, werden bei den festgelegten Suchen in den Ergebnissen nur die Orte angezeigt, die in der Nähe Ihres gegenwärtigen Standortes liegen. Dies ist nützlich, wenn die Möglichkeit, etwas auf einfache Art und Weise zu erledigen, sich je nach Ihrem Standort und der verfügbaren Zeit ändert.
Wenn Sie jedoch einen weit entfernten Ort festgelegt haben, können Sie die Karte zum Vergrößern aufziehen, bis eine rote Ortsstecknadel zu sehen ist. Tippen Sie auf die Stecknadel, um die dem Kontext zugeordneten verfügbaren Aufgaben anzuzeigen. Tippen Sie in der Überblendung auf Informationen, um den Kontext und die zugeordneten Aufgaben direkt anzuzeigen, oder tippen Sie auf Wegbeschreibung abrufen , um eine Wegbeschreibung zum Ort ab dem aktuellen Standort abzurufen.
Wenn Sie auf „Wegbeschreibung abrufen“ tippen, wird die App „Karten“ nach vorne gebracht und eine Route zum Ziel ab dem aktuellen Standort angezeigt. Doppeltippen Sie zum Zurückkehren zu OmniFocus auf die Home-Taste des Geräts und wählen Sie OmniFocus im App-Umschalter aus.