Mit Notizen können die Aktionen und Projekte, an denen Sie arbeiten, hervorragend ergänzt werden. Anstatt den Titel einer Aktion mit der Anleitung zum Abschließen dieser Aktion zu überladen, fügen Sie die Anleitung dem Tab „Notiz“ hinzu. Notizen sind vollständig durchsuchbar; Sie brauchen sich also keine Sorgen darum zu machen, dass Details in einem ausgeblendeten Feld verloren gehen.
Tippen Sie zum Hinzufügen einer Notiz zu einer Aktion oder einem Projekt auf die Aktion oder das Projekt und wählen Sie im Editor den Tab Notiz.
Wenn ein Bild mehr als tausend Worte sagt, fügen Sie einen Anhang hinzu. Bilder und Audio können einer Aktion oder einem Projekt als Anhänge hinzugefügt werden. Die Anhänge befinden sich auf dem Tab Anhänge des Aktions- oder Projekteditors.
Sie können einem Projekt oder einer Aktion Bilder hinzufügen, indem Sie auf die Kamerataste tippen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, ein Foto aufzunehmen oder ein Bild aus einem Fotoalbum auszuwählen. Audioanhänge werden durch Tippen auf die Mikrofontaste hinzugefügt. Der unterteilte Balken zeigt das Lautstärkeniveau an, mit dem das Audio aufgenommen wird.
Anhänge können durch Tippen auf die Miniatur, die dem Audioclip oder Bild zugeordnet ist, angezeigt oder gehört werden. Um einen Anhang zu löschen, wählen Sie den Anhang aus und tippen Sie auf „Löschen“.
Achtung
Große Anhänge verlängern die Synchronisierung erheblich, besonders dann, wenn ein langsames Netzwerk oder ein Mobilfunknetz genutzt wird. (Dies kann unter Umständen auch viel Geld kosten.)
Beim Hinzufügen von Anhängen in OmniFocus für Mac kann auf zwei Arten sichergestellt werden, dass die Anhänge auch zum iPad oder iPhone (oder zu den anderen Macs mit installiertem OmniFocus) übertragen werden. Wichtig ist hierbei, die Anhänge einzubetten, weil ein einfaches Verknüpfen von Anhängen nicht funktioniert. Aufgrund der unter iOS unterstützten Dateiformate können nicht alle in OmniFocus für Mac hinzugefügten Anhänge in OmniFocus für iOS oder OmniFocus für iPhone angezeigt werden.
Hinweis
Das Verknüpfen zu angehängten Dateien funktioniert nicht, weil Dateisystem-Links unter OS X eben nur das sind – Links zu Dateien auf diesem System. Wenn Sie mit OmniFocus für Mac synchronisieren, funktionieren diese Dateisystem-Links nicht mehr, weil sich iOS-Dateisysteme von dem auf dem Mac unterscheiden.
Wenn Sie einen Anhang jedoch einbetten und OmniFocus synchronisieren, wird diese Datei in die OmniFocus-Datenbank kopiert und auf dem Synchronisierungsserver gespeichert, von wo sie von beiden Plattformen aus einfach geladen werden kann.
Achtung
Während Sie fast alles von Ihrem Mac mit Ihrem iOS-Gerät als einen OmniFocus-Anhang synchronisieren können, ist es für OmniFocus am vorteilhaftesten, wenn Sie nur Dinge synchronisieren, die Sie wirklich benötigen. Sie sollten gut überlegen, welche Anhänge wirklich überall gespeichert sein müssen. Diese Überlegungen können die Synchronisierungszeit stark reduzieren, Geld sparen und die Gesamtleistung der App verbessern.
Wählen Sie in OmniFocus auf dem Mac das Objekt aus, dem Sie etwas anhängen möchten. Wählen Sie danach in der Menüleiste „Bearbeiten“ ▸ „Datei anhängen“. Wählen Sie im eingeblendeten Dialogfenster die Datei aus, die Sie anhängen möchten. Markieren Sie dann auf alle Fälle das Optionsfeld „Datei im Dokument einbetten“, bevor Sie auf „Auswählen“ klicken.
Hinweis
Die Option „Datei im Dokument einbetten“ ist standardmäßig ausgewählt. Hierdurch werden die Anhänge standardmäßig synchronisiert. Wenn Sie es bevorzugen, einen Anhang nicht zu synchronisieren (weil die Bandbreite nicht ausreicht oder die Datenbankeffizienz darunter leidet), wählen Sie stattdessen „Link zu der Datei erstellen“.
Zum Hinzufügen einer Datei aus dem Finder müssen Sie die Datei bei gedrückter Wahltaste aus dem Finder in das Feld „Notiz“ des Objekts in OmniFocus bewegen. Stellen Sie sicher, dass das Feld „Notiz“ geöffnet und ausgewählt ist. Platzieren Sie dann das Finder-Fenster neben dem OmniFocus-Fenster und wählen Sie die gewünschte Datei aus, indem Sie darauf klicken. Halten Sie beim Drücken der Maustaste die Wahltaste gedrückt. Beim Drücken der Wahltaste bemerken Sie, dass aus dem Mauszeiger ein grüner Kreis mit einem Pluszeichen im Inneren wird. Das wollten Sie erreichen. Bewegen Sie diese Datei nun auf Ihr OmniFocus-Objekt und lassen Sie die Maustaste los. Die Datei ist angehängt.
Nachdem Sie die Datei in OmniFocus auf dem Mac angehängt haben, klicken Sie auf alle Fälle in der Symbolleiste auf „Synchronisieren“. Tippen Sie bei einem Wechsel zu OmniFocus für iOS oder iPhone auf „Synchronisieren“, um die Anhänge auf das andere Gerät zu übertragen.
Hinweis
Der Mac unterstützt sehr viele unterschiedliche Dateitypen, hauptsächlich aus dem Grund, weil viele Programme unter OS X ausgeführt werden können. Umgekehrt ist es anders; iOS unterstützt standardmäßig nicht annähernd so viele Dateitypen. Als Faustregel können Sie sich merken: In den meisten Fällen, wenn auf dem Mac und dem iOS-Gerät kompatible Versionen einer App installiert sind, sollten Sie diese Anhänge in OmniFocus auf beiden Plattformen öffnen können.