Wenn Aufgaben mit einem Abschlusstermin vorliegen, kann OmniFocus Sie beim Integrieren von Aktionen und Projekten in Ihren Tagesablauf unterstützen.
Die von Ihnen in OmniFocus gesammelten Objekte sind absichtlich nicht Dinge wie Ereignisse oder Agendapunkte, die Sie in einem Kalender auflisten würden. Im Allgemeinen würden Sie einen Kalender für Dinge mit einem bestimmten Zeitpunkt nutzen: Besprechungen, Zahnarzttermine und Reservierungen für Abendessen werden am besten in einem Kalender notiert, weil Sie davor nicht darauf reagieren können.
Aktionen und Projekte können Fälligkeits- und Zurückstellungsdaten mit einer weniger genau bestimmten Zeitvorgabe als Objekte in Ihrem Kalender haben. Das Zurückstellungsdatum ist das Datum, an dem auf die Aktion oder das Projekt reagiert werden kann; bis zu diesem Datum wird das Objekt abgeblendet angezeigt. Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, an dem eine Aktion oder ein Projekt abgeschlossen sein muss.
Zum Vorankommen beim Projekt „Marsbesiedelung“ müssen Sie beispielsweise wissen, wann die Marsopposition stattfindet, damit Sie ein Datum im Startfenster planen können. Bei einer Onlinesuche finden Sie heraus, dass das nächste Fenster vom Januar 2016 bis April 2016 ist. Daraufhin entscheiden Sie, Ihr Raumschiff am 6. Januar zu starten, um Ihres Geburtstags zu gedenken. Um dies nachzuverfolgen, erstellen Sie unter Umständen die Aktion „Startfenster“ mit dem Zurückstellungsdatum 1. Januar 2016 und dem Fälligkeitsdatum 30. April 2016.
Sie erstellen auch die Aktion „Raumschiff starten“ mit dem Zurückstellungsdatum 6. Januar 2016 und dem Fälligkeitsdatum 30. April 2016. Warum nicht nur ein Fälligkeitsdatum für „Raumschiff starten“? Weil die Wetterbedingungen für einen Start an diesem Tag zu schlecht sein könnten oder mechanisches Versagen den Start verzögern könnte. Wie es auch sei, das ist der Tag, an dem Sie die Rakete starten lassen möchten. Wenn dieses Datum überschritten wird, erhalten Sie von OmniFocus Erinnerungen, bis das Fälligkeitsdatum überschritten wurde und Sie auf dem Weg zum roten Planeten sind.
Objekte, die ihr Zurückstellungsdatum noch nicht erreicht haben, gelten nicht als verfügbar, damit sie nicht Ihre Ansicht überladen, bis Sie sich mit ihnen beschäftigen können. Damit alle Aktionen des Projekts „Marsbesiedelung“ angezeigt werden, wählen Sie die Darstellungsoption „Übrig“ („Alle“ umfasst abgeschlossene und aufgegebene Objekte). Aktionen mit einem Zurückstellungsdatum in der Zukunft werden abgeblendet angezeigt. Wenn das Zurückstellungsdatum erreicht wurde, wird der Text der Aktion schwarz angezeigt. So wird Ihnen mitgeteilt, dass sie verfügbar ist und die Zeit läuft.
Wenn Fälligkeitsdaten nahen, werden Aktionen und Projekte von OmniFocus als Bald fällig betrachtet und als solche dargestellt, indem ihre Farbe von schwarz in gelb geändert wird. Außerdem werden sie der Perspektive Vorausschau hinzugefügt. Aktionen werden standardmäßig zwei Tage vor dem festgelegten Fälligkeitsdatum als „Bald fällig“ betrachtet. Gehen Sie zum Ändern dieser Vorgabe zu Einstellungen und bestimmen Sie einen anderen Wert für „Bald fällig“.
Zurückstellungs- und Fälligkeitsdaten können durch Tippen auf ein Objekt in der Hauptgliederung eingegeben werden.
Aktionen, die ihr Fälligkeitsdatum erreicht haben, werden rot angezeigt. Nach diesem Hinweis sollten Sie die Aufgabe entweder erledigen oder ein neues Fälligkeitsdatum festlegen. Im Fall der Mars-Mission bedeutet dies Folgendes: Wenn Sie das Startfenster verpassen, müssen Sie 24 Monate bis zur nächsten Möglichkeit warten.
Tipp
Wenn Sie eine Aufgabe vorerst nicht erledigen, aber auch nicht aus den Augen verlieren möchten, sollten Sie für die Aufgabe das Zurückstellungsdatum Zufall festlegen. OmniFocus bestimmt ein zufälliges Zurückstellungsdatum in den nächsten Wochen und macht die Aufgabe dann verfügbar. Oder tippen Sie mehrmals, um es weitere Wochen zurückzustellen.
Einige Aufgaben stehen regelmäßig an. Anstatt bei jeder Leerung der Recyclingtonne ein neues Objekt zu erstellen, ist es möglich, eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten. Sie können sich beispielsweise jeden Donnerstagabend daran erinnern lassen, die Recyclingtonne an die Straße zu bringen, damit sie Freitagmorgen geleert wird.
Wiederkehrende Aktionen können in Abhängigkeit vom Zeitpunkt, wann das Objekt zuerst geplant wurde, in Abständen von Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten regelmäßig anstehen. Wahlweise können sie durch eine Neuplanung, beruhend auf einer festgelegten Dauer, nachdem Sie das Objekt als abgeschlossen markiert haben, aber auch zurückgestellt oder erneut fällig werden.
So richten Sie ein wiederkehrendes Objekt ein:
Wählen Sie das Objekt aus, das wiederholt werden soll.
Tippen Sie auf Wiederholung und wählen Sie einen Wiederholungstyp aus.
Regelmäßig wiederholen: Hierbei ist das anfängliche Fälligkeitsdatum der Startpunkt. Das Objekt wird erneut fällig, nachdem das Wiederholungsintervall verstrichen ist. Dies ist nützlich bei wiederkehrenden Objekten, die mit dem Kalender verbunden sind, z. B. das Bezahlen der Miete. Dieser Wiederholungstyp kann sehr häufig eingesetzt werden.
Erneut zurückstellen nach Abschluss: Wenn das Objekt abgeschlossen ist, wird es um eine weitere Instanz des Wiederholungsintervalls zurückgestellt. Dies ist nützlich bei wiederkehrenden Objekten, bei denen erst eine bestimmte Dauer verstrichen sein muss, bevor Sie sie wieder berücksichtigen können. Dies können Fälle sein, in denen Ihre Planung aufgrund externer Beschränkungen flexibel sein muss. Wenn beispielsweise Ihre Versicherung nur halbjährliche Vorsorgeuntersuchungen beim Zahnarzt bezahlt, möchten Sie den nächsten Termin basierend auf dem vorherigen vereinbaren.
Erneut fällig nach Abschluss: Wenn das Objekt abgeschlossen ist, ist es erneut fällig, nachdem das Wiederholungsintervall verstrichen ist. Dies ist sehr praktisch bei Objekten mit intern festgelegten Beschränkungen, die auf der Dauer bis zum Abschluss beruhen. Das Einlösen eines Wiederholungsrezepts für 30 Gaben alle 30 Tage ist ein Beispiel für diesen Wiederholungstyp.
Geben Sie ein Wiederholungsintervall ein. Das kann eine beliebige Anzahl von Minuten, Stunden, Tagen oder Monaten sein.
Geben Sie zum Planen einer Aktion an bestimmten Wochentagen ein „Wiederholen alle“-Intervall in wöchentlichen Schritten ein. Wählen Sie dann mit den Tasten unten die Tage aus, an denen Sie das Objekt wiederholen möchten.
Beispiele:
Zurückstellen bis Dienstag 17:00 Uhr; fällig Dienstag 22:00 Uhr; wiederholen alle 1 Woche: Müll rausstellen. Diese Aufgabe wird nach einem festen Zeitplan wiederholt, weil sie jede Woche zur gleichen Uhrzeit stattfinden muss, egal wann Sie das letzte Mal die Mülltonne rausgestellt haben.
Zurückstellen bis heute 00:00 Uhr; fällig heute 18:00 Uhr; zurückstellen um 5 Tage: Küche säubern. Diese Aufgabe wird in Bezug auf das Abschlussdatum zurückgestellt, weil die nächste Durchführung dieser Aufgabe davon abhängt, wann Sie sie das letzte Mal durchgeführt haben.
Zurückstellen bis 16:00 Uhr; fällig 18:00 Uhr; wiederholen alle 1 Woche am Montag, Dienstag und Donnerstag: Sarah zum Fußballtraining bringen. Diese Aufgabe wird an bestimmten Wochentagen wiederholt; sie ist zum Ende des Arbeitstags verfügbar, damit Sie nicht abgelenkt werden, bis die Erinnerung notwendig ist.
Zurückstellen bis heute 7:00 Uhr; fällig heute 19:00 Uhr; erneut fällig in 10 Tagen: Kaktus gießen. Bei einem Kaktus besteht die Gefahr, dass er bei zu häufigem Gießen überwässert wird. Mit „Erneut fällig“ wird sichergestellt, dass dies nicht passiert, sogar dann, wenn die Aktion überfällig wird, bevor Sie sie abschließen. (Bei „Wiederholen alle“ würden Sie hingegen dazu aufgefordert werden, es erneut zu tun, bevor es sicher wäre.)
Wenn Sie ein wiederkehrendes Objekt als abgeschlossen markieren, wird die nächste Instanz des Objekts mit einem Zurückstellungsdatum und einem Fälligkeitsdatum erstellt, das um das Wiederholungsintervall verschoben ist. Wenn das Objekt nicht länger wiederholt werden soll, ändern Sie den Wiederholungstyp in „Ohne“.
Achtung
Wenn Sie für ein Projekt oder eine Aktionsgruppe festgelegt haben, dass es/sie wiederholt wird, kann es zu beträchtlicher Verwirrung führen, wenn einzelne Objekte innerhalb dieser Gruppe so markiert werden, dass sie zu anderen Intervallen als das übergeordnetes Objekt wiederholt werden. Es ist ratsam sicherzustellen, dass eine und nur eine Wiederholungseinstellung für jedes Objekt, das Sie wiederholen möchten, gilt.