Familiarizarse con OmniFocus navegando por sus distintos componentes es una forma excelente de empezar a trabajar con la aplicación. Este capítulo le ofrece una visita guiada a través de OmniFocus 2 para iOS tal y como aparece en el iPad; si utiliza OmniFocus en otro dispositivo, la aventura parte desde otro punto:
La exploración de OmniFocus comienza en la pantalla de inicio, que actúa como eje central de toda la actividad en OmniFocus. Desplácese por las perspectivas pulsando los correspondientes bloques y vea las tareas previstas para el día y para la semana con globos que muestran un recuento de las acciones más importantes.
En el iPad, la pantalla de inicio reside en la barra lateral. En el modo horizontal, la barra lateral se muestra siempre; en vertical, puede hacer que aparezca deslizando desde la izquierda (deslice a la izquierda para ocultarla), o utilizar la flecha de la parte superior izquierda de la barra de herramientas.
La pantalla de inicio incluye por omisión bloques de las perspectivas siguientes (con OmniFocus Pro pueden ocultarse, reordenarse o complementarse con perspectivas propias):
Para ver con mayor profundidad cómo funcionan estas perspectivas y cómo pueden ayudarle a cumplir sus objetivos, consulte los capítulos individuales de este manual.
Siempre que esté en la interfaz de inicio (viendo la lista de perspectivas de la barra lateral de OmniFocus), puede arrastrar la lista hacia abajo para que aparezca la barra secreta. La barra secreta contiene herramientas muy potentes pero de uso relativamente poco frecuente; por eso están normalmente ocultas, a su disposición cuando las necesite.
Nota
OmniFocus se sincroniza automáticamente siempre que se realizan cambios, por lo que no debería tener que usar esta función muy a menudo (quizá nunca).
La actualización a OmniFocus Pro añade dos botones más a la barra secreta que desbloquean algunas potentes funciones: la creación de perspectivas personalizadas con el editor de perspectivas y la personalización de la pantalla de inicio con el editor de bloques.
Pulse en el botón del editor de bloques para cambiar la posición y visibilidad de los bloques de perspectivas. Puede personalizar completamente la apariencia de la pantalla de inicio tocando y arrastrando los bloques de las perspectivas a las filas deseadas, con la anchura completa o la mitad (las perspectivas existentes dejarán sitio amablemente). También puede arrastrarlos hacia abajo, a la sección Otras perspectivas, para indicar que no forman parte de sus favoritos.
Pulse en Hecho (o en cualquier otro punto de la pantalla) para confirmar el cambio de disposición o en Cancelar para salir de la edición de bloques sin guardar los cambios. Consejo: ¡El editor de bloques también puede invocarse manteniendo presionado cualquier bloque de perspectiva en la pantalla principal!
Aquí es donde verá, añadirá y manipulará las tareas en las que esté trabajando en cada momento. Lo que se ve aquí depende de la perspectiva visualizada, de a dónde haya ido desde la pantalla de inicio y otras variables. Puede concentrarse en unas pocas cosas que quiera completar a corto plazo u obtener una visión general de las tareas que le esperan en diversos proyectos.
El esquema principal muestra una lista de ítems (ítems del buzón, proyectos, acciones o grupos) que se ajustan a los criterios que haya establecido con los otros parámetros de visualización. Cada ítem muestra información asociada (como el proyecto y la fecha de vencimiento) importante para llevar a cabo la tarea.
Para borrar un ítem del esquema principal, toque y arrastre de derecha a izquierda hasta que aparezca el botón Eliminar y púlselo. Esto elimina el ítem de la base de datos completamente; si prefiere marcarlo como completado, simplemente pulse su círculo de estado.
Cómo se ordenan los ítems
Las acciones, proyectos y demás ítems del esquema principal se ordenan basándose en la secuencia en la que los introduce o en cómo los haya organizado manualmente en el modo de edición, con un par de excepciones: cuando esté en una vista de contexto con una prioridad de ordenación distinta, o en Previsión, donde los ítems se ordenan en función de la fecha y hora de vencimiento.
También pueden aplicarse otros parámetros de ordenación con perspectivas personalizadas cuando la actualización a Pro está instalada.
Al visualizar el esquema principal con el iPad en orientación horizontal, o en vertical con la barra lateral oculta, la barra de herramientas de la parte superior de la pantalla está visible en su totalidad. Aquí encontrará distintas funciones importantes, que se describen más abajo:
Añada un ítem nuevo en base a la vista actual del esquema principal. Cuando están disponibles varias opciones para ítems nuevos (como en el nivel superior de una perspectiva), al pulsar "Añadir nuevo" se muestra una lista de los ítems que pueden crearse.
Cuando se encuentre en el interior de un proyecto, mirando un día concreto en la Previsión o utilizando la perspectiva Marcado, este icono cambiará a para indicar que creará una acción nueva inmediatamente ahí mismo (la única opción posible).
Para profundizar en los detalles de una tarea, basta con que pulse su nombre. El esquema principal deja espacio al editor, donde puede dar forma a la tarea que tiene entre manos con datos adicionales como cuándo debe completarse, si forma parte de un proyecto mayor, el tiempo que requerirá, si se repite (y cómo) y otros. También puede añadir una nota de texto y archivos adjuntos de audio o imágenes, todo desde las pestañas incluidas del editor.
Nota
Los editores para ítems de buzón, acciones y proyectos son muy parecidos, ya que todos representan tareas que pueden completarse. El editor para los contextos es especial porque representa una persona, lugar o cosa necesaria para cumplir un objetivo; es importante recordar que es en el editor de contextos donde puede asignarse una ubicación al contexto, para hacer el seguimiento desde la pantalla Cerca.
Las formas de enriquecer los ítems de buzón, proyectos y contextos utilizando el editor se tratan en los capítulos correspondientes.
Al utilizar el editor en el iPad, una nueva serie de comandos está disponible en la parte superior de la pantalla (en sustitución de la barra de herramientas visible cuando se visualiza el esquema principal).
Una pulsación larga sobre muchos de los ítems de OmniFocus revela un menú contextual con comandos relacionados con el ítem en cuestión. Estos comandos tienen un funcionamiento específico en OmniFocus y pueden no ser del todo obvios a primera vista.
Los comandos Cortar y Copiar sólo aparecen en los menús contextuales de los ítems de buzón y las acciones. Funcionan como cabría esperar: el ítem seleccionado se elimina y se copia, o simplemente se copia.
Al pegar mediante el menú contextual, una acción copiada aparecerá dentro del ítem seleccionado (si es un proyecto o contexto) o al mismo nivel (si es otra acción). También puede pegarse en OmniFocus desde el menú contextual texto copiado desde otras fuentes; en este caso, la opción Pegar crea una acción nueva con el texto copiado como título.
Con un proyecto seleccionado, elegir Pegar desde el menú contextual añade la acción copiada (o el texto como acción) dentro del proyecto. La opción Revisión abre el proyecto en la perspectiva Revisión, listo para su análisis. Es la mejor forma de ver y editar los ajustes de revisión de un proyecto.
Seleccionando Ir al proyecto, se ocultan todos los demás proyectos, mostrando sólo el seleccionado en el esquema principal, hasta que se desplace a otro lugar (como el comando Enfoque en versiones anteriores de OmniFocus para Pad). Por último, si se elige Nueva acción con un proyecto seleccionado, se crea una acción nueva dentro de ese proyecto, lista para darle forma.
Las carpetas de proyectos tienen también sus propios menús contextuales. Ir a la carpeta muestra sólo el contenido de la carpeta en el esquema principal, Nueva carpeta crea una carpeta nueva dentro de la seleccionada y Nuevo proyecto crea un proyecto nuevo dentro de la carpeta seleccionada.
Al seleccionar un contexto en la perspectiva Contextos, el menú contextual ofrece el comando Ir al contexto, que limita la visualización en el esquema principal exclusivamente al contexto seleccionado, hasta que se desplace otro lugar. Pegar añade una acción copiada dentro del contexto seleccionado, Nuevo contexto crea un contexto nuevo anidado dentro del seleccionado y Nueva acción crea una acción nueva con ese contexto asignado.
Ahora que ya tiene una idea del camino que tiene por delante, empecemos a combinar las piezas utilizando la primera (y más fundamental) perspectiva de OmniFocus: el buzón.