Familiarizarse con OmniFocus navegando por sus distintos componentes es una forma excelente de empezar a trabajar con la aplicación. Este capítulo le ofrece una visita guiada a través de OmniFocus 2 para iOS tal y como aparece en el iPhone (a excepción del iPhone 6 Plus); si utiliza OmniFocus en otro dispositivo, la aventura parte desde otro punto:
La exploración de OmniFocus comienza en la pantalla de inicio, que actúa como eje central de toda la actividad en OmniFocus. Desplácese por las perspectivas pulsando los correspondientes bloques y vea las tareas previstas para el día y para la semana con globos que muestran un recuento de las acciones más importantes.
En el iPhone, vaya a la pantalla de inicio siguiendo la flecha desde cualquier vista en la que se encuentre (o toque y mantenga presionado para volver al inicio en un instante).
La pantalla de inicio incluye por omisión bloques de las perspectivas siguientes (con OmniFocus Pro pueden ocultarse, reordenarse o complementarse con perspectivas propias):
Para ver con mayor profundidad cómo funcionan estas perspectivas y cómo pueden ayudarle a cumplir sus objetivos, consulte los capítulos individuales de este manual.
Nota
Si mantiene el puntero sobre el ángulo inferior derecho de la pantalla de inicio, encontrará el botón Nuevo ítem de buzón. Conocido anteriormente como "Entrada rápida", este botón permite añadir al buzón una tarea nueva desde prácticamente cualquier punto de la aplicación (lo verá en todas partes cuando recorra la aplicación; púlselo, ¡no muerde!).
Siempre que esté en la interfaz de inicio (viendo la lista de perspectivas de la pantalla de inicio de OmniFocus), puede arrastrar la lista hacia abajo para que aparezca la barra secreta. La barra secreta contiene herramientas muy potentes pero de uso relativamente poco frecuente; por eso están normalmente ocultas, a su disposición cuando las necesite.
Nota
OmniFocus se sincroniza automáticamente siempre que se realizan cambios, por lo que no debería tener que usar esta función muy a menudo (quizá nunca).
La actualización a OmniFocus Pro añade dos botones más a la barra secreta que desbloquean algunas potentes funciones: la creación de perspectivas personalizadas con el editor de perspectivas y la personalización de la pantalla de inicio con el editor de bloques.
En OmniFocus Pro, pulse este botón para entrar en el modo de edición de bloques. Puede personalizar completamente la apariencia de la barra lateral tocando y arrastrando los bloques de las perspectivas a las filas deseadas, con la anchura completa o la mitad (las perspectivas existentes dejarán sitio amablemente). También puede arrastrarlos hacia abajo, a la sección Otras perspectivas, para indicar que no forman parte de sus favoritos.
Pulse en Hecho (o en cualquier otro punto de la pantalla) para confirmar el cambio de disposición o en Cancelar para salir de la edición de bloques sin guardar los cambios.
Arrastre hacia abajo en el esquema principal, en las vistas de perspectivas individuales, para revelar la barra secreta también ahí. A diferencia de la barra secreta de la pantalla de inicio, estas barras específicas de las perspectivas contienen herramientas pertinentes en función de donde se encuentre (junto a la opción de sincronizar, siempre presente).
Al visualizar el esquema principal, también verá la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Contiene algunas funciones útiles que se describen a continuación:
Añada un ítem nuevo en base a la vista actual del esquema principal. Cuando están disponibles varias opciones para ítems nuevos (como en el nivel superior de una perspectiva), al pulsar "Añadir nuevo" se muestra una lista de los ítems que pueden crearse.
Cuando se encuentre en el interior de un proyecto, mirando un día concreto en la Previsión o utilizando la perspectiva Marcado, este icono cambiará a para indicar que creará una acción nueva inmediatamente ahí mismo (la única opción posible).
Nota
Aunque no hay un botón específico para ello, la función de "agitar para deshacer" incorporada en el iPhone permite anular el último cambio realizado en la base de datos. Es la forma más rápida de restaurar un ítem completado o eliminado involuntariamente o de anular un cambio realizado durante la edición.
Aquí es donde verá, añadirá y manipulará las tareas en las que esté trabajando en cada momento. Lo que se ve aquí depende de la perspectiva visualizada, de lo que haya seleccionado en la barra lateral (o a dónde haya ido desde la pantalla de inicio) y de otras variables. Puede concentrarse en unas pocas cosas que quiera completar a corto plazo u obtener una perspectiva general de las tareas que le esperan en diversos proyectos.
El esquema principal muestra una lista de ítems (ítems del buzón, proyectos, acciones o grupos) que se ajustan a los criterios que haya establecido con los otros parámetros de visualización. Cada ítem muestra información asociada (como el proyecto, el contexto o la fecha de vencimiento) importante para llevar a cabo la tarea.
Para borrar un ítem del esquema principal, toque y arrastre de derecha a izquierda hasta que aparezca el botón Eliminar. Esto elimina el ítem de la base de datos completamente; si prefiere marcarlo como completado, simplemente pulse su círculo de estado.
Cómo se ordenan los ítems
Las acciones, proyectos y demás ítems del esquema principal se ordenan basándose en la secuencia en la que los introduce o en cómo los haya organizado manualmente en el modo de edición, con un par de excepciones: cuando esté en una vista de contexto con una prioridad de ordenación distinta, o en Previsión, donde los ítems se ordenan en función de la fecha y hora de vencimiento.
También pueden aplicarse otros parámetros de ordenación con perspectivas personalizadas cuando la actualización a Pro está instalada.
Para profundizar en los detalles de una tarea, basta con que pulse su nombre. El esquema principal deja espacio al editor, donde puede dar forma a la tarea que tiene entre manos con datos adicionales como cuándo debe completarse, si forma parte de un proyecto mayor, el tiempo que requerirá, si se repite (y cómo) y otros. También puede añadir una nota de texto y archivos adjuntos de audio o imágenes, todo desde las pestañas incluidas del editor.
Nota
Los editores para ítems de buzón, acciones y proyectos son muy parecidos, ya que todos representan tareas que pueden completarse. El editor para los contextos es especial porque representa una persona, lugar o cosa necesaria para cumplir un objetivo; es importante recordar que es en el editor de contextos donde puede asignarse una ubicación al contexto, para hacer el seguimiento desde la pantalla Cerca.
Las formas de enriquecer los ítems de buzón, proyectos y contextos utilizando el editor se tratan en los capítulos correspondientes.
Al utilizar el editor en el iPhone, en las filas de la parte inferior del panel Información del editor están disponibles una serie de prácticos comandos.
Una pulsación larga sobre muchos de los ítems de OmniFocus revela un menú contextual con comandos relacionados con el ítem en cuestión. Estos comandos tienen un funcionamiento específico en OmniFocus y pueden no ser del todo obvios a primera vista.
Los comandos Cortar y Copiar sólo aparecen en los menús contextuales de los ítems de buzón y las acciones. Funcionan como cabría esperar: el ítem seleccionado se elimina y se copia, o simplemente se copia.
Al pegar mediante el menú contextual, una acción copiada aparecerá dentro del ítem seleccionado (si es un proyecto) o al mismo nivel (si es otra acción). También puede pegarse en OmniFocus desde el menú contextual texto copiado desde otras fuentes; en este caso, la opción Pegar crea una acción nueva con el texto copiado como título.
Ahora que ya tiene una idea del camino que tiene por delante, empecemos a combinar las piezas utilizando la primera (y más fundamental) perspectiva de OmniFocus: el buzón.