La primera vez que utilice OmniFocus, es posible que se pregunte por dónde empezar. El mejor sitio al que dirigirse es el buzón, ya que es ahí donde llevará a cabo el grueso del trabajo inicial en OmniFocus.
El buzón es el eje alrededor del que gira toda la actividad y el espacio en el que depositar prácticamente cualquier cosa, grande o pequeña, que le ronde por la cabeza. Todas las cosas que le gustaría hacer tienen su sitio en OmniFocus: tareas, quehaceres, aspiraciones, planes, rutinas, objetivos vitales... En el buzón, puede colocar cualquier idea que le pase por la cabeza.
Una de las mejores formas de familiarizarse con OmniFocus consiste simplemente en sentarse y vaciar sus ideas en el buzón. Deje que OmniFocus sea su cerebro auxiliar para cuando no recuerde que era eso tan importante que tenía que hacer el lunes.
Para añadir un ítem al buzón, pulse el botón Añadir ítem al buzón en la barra de herramientas (o en un iPhone, en el ángulo inferior derecho de la pantalla).
Consejo
Al añadir un ítem nuevo al buzón, puede crear rápidamente los ítems siguientes en el buzón utilizando Guardar + en el editor; y cuando cree una acción nueva desde un proyecto, puede usarlo para archivar rápidamente otras acciones en el mismo proyecto.
Las cosas que crea se colocan en el buzón y se conocen como ítems del buzón. Algunos de estos ítems son tan sencillos que puede liquidarlos mientras aún están en el buzón. Por ejemplo, supongamos que crea un ítem en el buzón para recordarle que debe cambiar la bombilla del taller. Es una tarea lo bastante simple como para realizarla en cualquier momento.
No hace falta que este ítem del buzón forme parte de un proyecto mayor, y añadir un contexto también parece una complicación innecesaria. En vez de eso, puede dejar el ítem en el buzón a modo de recordatorio continuado de que debe cambiar la bombilla del taller, sobre todo antes de planificar el uso de herramientas eléctricas.
Algunos ítems, sin embargo, vale la pena clasificarlos en categorías y añadir detalles para que tenga a mano toda la información que necesite cuando esté en un lugar concreto o centrado en completar un proyecto complejo.
La mayoría de los ítems que cree en el buzón acabarán siendo acciones. Esto ocurre cuando decide que un ítem forma parte de un objetivo de mayor envergadura (un proyecto) y lo archiva junto con tareas similares pendientes (puede leer más al respecto en los apartados Proyectos y Contextos).
Cada acción tiene un círculo de estado en el lado derecho para poder marcarla como completada. Cuando se marca un ítem como completado, se traslada de la lista de ítems disponibles a la de ítems completados y deja de ser visible con las opciones de visualización por omisión.
Una vez asignado un ítem del buzón a un proyecto, se convierte en una acción que aparece en las perspectivas Proyectos o Contextos o en cualquier perspectiva personalizada a la que se asigne.
Para modificar los detalles de una acción, púlsela para abrir el editor de acciones. Puede completar la información que incluye con una acción mediante la inclusión de notas y adjuntos, como imágenes y grabaciones de audio. Puede leer más información sobre estas funciones en Notas y archivos adjuntos. También puede definir fechas de vencimiento, fechas de aplazamiento e intervalos de repetición para las acciones. Para ver información más detallada, consulte Fechas y horas.
Cuando haya finalizado una tarea, pulse en su círculo de estado para marcarla como completada. La tarea desaparece de la visualización, pero no de la base de datos: Puede cambiar los ajustes de visualización a Todo para ver los ítems completados en la perspectiva actual.
Si marca un ítem como completado por equivocación, pulse Deshacer para anular el cambio (o agite el iPhone).
Nota
Para ver una lista de ítems completados en orden cronológico inverso, consulte la perspectiva Completado. Si no se muestra en la barra lateral, arrastre hacia abajo y elija ver Todas las perspectivas desde la barra secreta.