Al recorrer el buzón, podrá ver que algunos ítems destacan por tener un alcance mayor al de una mera acción. La planificación de unas vacaciones, por ejemplo, es el tipo de tarea que puede gestionarse mejor si se desglosa en partes más pequeñas y manejables. Por fortuna, ¡para eso están los proyectos!
Un proyecto es un ítem que se compone de varias acciones. Los proyectos suelen ser más complejos que las acciones y pueden incluir varias relacionadas entre sí.
Los proyectos pueden ser tan complejos como sea necesario. Puede especificar que sean de tipo secuencial, paralelo o una agrupación de acciones individuales.
Algunos proyectos, como la construcción de un pterodáctilo con papel maché, requieren que se complete una acción antes de empezar la siguiente. Son los proyectos secuenciales.
Los proyectos secuenciales incluyen acciones que deben completarse en un orden determinado; el primer ítem debe terminarse antes de poder pasar al siguiente. Otro ejemplo de proyecto secuencial podría ser una lista de verificación que un astronauta debe repasar durante la secuencia de lanzamiento. Cada ítem de la lista depende de que antes se complete el anterior.
Los proyectos paralelos constan de acciones que puede completarse en cualquier orden, como recoger varias cosas en lugares distintos. En un proyecto paralelo, todas las acciones incompletas están disponibles y la primera disponible es simplemente la primera de la lista.
Nota
La diferencia entre los proyectos paralelos y los secuenciales es más visible cuando la opción de visualización está ajustada para mostrar sólo las acciones Disponibles. (Las acciones situadas más allá de la primera disponible en un proyecto secuencial están bloqueadas y, por lo tanto, ocultas.) En otros ajustes de visualización también hay distinción, pero es más sutil: las acciones futuras de un proyecto secuencial tienen el título en gris en lugar de negro.
Al visualizar la perspectiva Proyectos en el iPad, cada proyecto tiene un icono a la izquierda que indica de qué tipo es. Utilizando estos iconos, puede explorar rápidamente una lista de proyectos y ver de qué tipo es cada proyecto. En el iPhone, pulse el nombre del proyecto hasta que aparezca el editor. El tipo de proyecto se muestra en la pestaña Información.
Consejo
Para una mayor flexibilidad en la creación de las dependencias correctas para el proyecto, plantéese la posibilidad de crear un grupo de acciones paralelo dentro de un proyecto secuencial o viceversa.
Una lista de acciones individuales no es en realidad un proyecto en el sentido tradicional, sino más bien una lista de acciones vagamente relacionadas y que no dependen unas de otras. Un proyecto de Lista de la compra sería un buen ejemplo de una lista de acciones individuales, ya que contiene un listado de cosas diversas que se deben recoger en el supermercado. Puede recoger estos artículos y marcar los ítems como completados (o adquiridos) mientras avanza por la tienda. El orden en el que los recoja es irrelevante: da igual si los compra hoy o mañana; simplemente son cosas que necesita.
A menudo, una lista de acciones individuales tiene que ver más con estados que se quieren mantener (la comida sin caducar, el gato atendido, la casa en condiciones) que con estados que se quieren alcanzar (lanzar una aplicación, hacer vacaciones, buscar piso). Otra forma de exponerlo es que las listas de acciones individuales no suelen tener fechas de vencimiento y pocas veces se marcan como completadas. Los ítems de una lista de acciones individuales puede marcarse, pero el proyecto sigue abierto.
Los grupos también pueden utilizarse para crear un proyecto dentro de otro proyecto: un grupo de acciones (también llamado subproyecto). Si observa que tiene una acción que requiere numerosos pasos, puede dividirla en un proyecto independiente. Sin embargo, otra solución mejor puede ser mantener la acción en su proyecto actual y colocar debajo las tareas relacionadas.
Por ejemplo, mientras planifica la mudanza a Barcelona, se da cuenta de que tiene que viajar para visitar algunas casas de alquiler que ha visto por Internet. Tendrá que reservar los vuelos, alquilar un coche, reservar una habitación de hotel y concertar citas con inmobiliarias para ver pisos o ese ático espectacular con vistas a la playa. Puede crear estas acciones dentro del proyecto Mudanza a Barcelona y moverlas entonces a la acción Planificar viaje para buscar casa para crear un grupo de acciones.
Vayamos por partes. Aquí puede ver cómo añadir un grupo de acciones a un proyecto en OmniFocus para iOS:
Pulse Proyectos en la barra lateral o la pantalla de inicio y abra el proyecto que desee modificar.
Pulse el botón "más" en la barra de herramientas de la parte superior derecha para crear una acción nueva.
Asigne al ítem que está creando un nombre, que describirá todos los pasos que acabará conteniendo.
Pulse el botón Guardar + de la barra de herramientas.
Asigne a este nuevo ítem un nombre que represente la primera acción del grupo, pero esta vez pulse el botón Guardar.
Busque el ítem que acaba de crear y púlselo para abrir el editor.
A continuación, use el botón Mover de la barra de herramientas (en el iPhone, en la parte inferior del panel Información del editor) para insertar el ítem en el otro ítem que creó en el paso 3.
Pulse el botón Hecho arriba a la derecha para ver el grupo de acciones que ha creado. Ya puede utilizar el botón "más" para crear el resto de ítems que deben añadirse y se crearán dentro del grupo.
Una vez creado el grupo de acciones, puede cambiar el tipo de Paralelo a Secuencial, de forma que la siguiente tarea sólo esté disponible cuando marque la anterior como completada. Cuando complete la última acción de ese subproyecto, también podrá marcar como completada la acción principal.
Consejo
Una forma alternativa de crear un grupo de acciones consiste en crearlo primero como proyecto, llenarlo de acciones, convertir el proyecto en una acción y colocarla dentro del proyecto concebido para ser su destino final.
En ocasiones, algunos proyectos serán tan parecidos que querrá tenerlos juntos para que esté todo en el mismo sitio. Estos proyectos pueden tener metas, plazos u objetivos diferentes, pero todos forman parte de un conjunto mayor. Para este tipo de proyectos puede usar Carpetas en OmniFocus para agrupar varios proyectos.
Desde la perspectiva Proyectos (pulse Proyectos en la barra lateral o la pantalla de inicio), puede crear una carpeta de proyecto pulsando el botón "más" en la barra de herramientas y seleccionando Nueva carpeta en el menú local. Si desea mover un proyecto a una carpeta, pulse en el proyecto (no en sus acciones) para que se muestren los detalles del proyecto y, a continuación, pulse el botón Mover. Lo único que debe hacer entonces es seleccionar la carpeta en la que desee colocar el proyecto y éste se moverá a su nueva ubicación.
Observará también que las carpetas tienen un aspecto ligeramente diferente al de un proyecto normal. Están etiquetadas con un icono de carpeta en la lista de proyectos. Si desea abrir una carpeta y ver los proyectos que contiene, sólo tiene que pulsar en ella.
Finalmente, completará con éxito un proyecto. Cuando esté seguro de haber completado el objetivo de Mudarse a la casa nueva, Preparar disfraces de carnaval o Escribir novela sobre pterodáctilos, puede marcar el proyecto como completado.
Seleccione el proyecto y elija Completado en la sección Estado del editor. Si desea repasar un proyecto completado, cambie las opciones de visualización a Todo o busque el proyecto con el filtro Todo.
Si no está seguro de si desea empezar (o continuar) un proyecto, puede cambiar su estado de Activo a En espera . Al dejar un proyecto en espera, el proyecto y sus acciones se eliminan de la lista de proyectos de la barra lateral o la pantalla de inicio y el esquema principal (si ha elegido mostrar los proyectos activos en las opciones de visualización).
Puede cambiar las opciones de visualización de la perspectiva Proyectos a Restantes para revisar los proyectos en espera y convertirlos, si lo desea, en activos, descartados o completados.
Consejo
Si no desea que los proyectos en espera se acumulen en la lista, puede dejar las opciones de visualización ajustadas a Disponibles y cambiar las opciones de visualización de la perspectiva Revisión a Restantes. De esta manera, todo lo que esté en espera, aplazado o bloqueado aparecerá en la barra lateral cuando se revisen todos los proyectos y podrá decidir si reactivar algún proyecto o acción. Consulte el capítulo Revisión para ver más detalles.
Si decide dejar de trabajar en un proyecto, puede descartarlo definitivamente. Desaparecerá de la lista de la barra lateral y sus acciones también permanecerán ocultas. Por supuesto, también podría simplemente eliminar el proyecto, pero entonces no tendría ningún registro de que el proyecto o sus acciones hubiesen existido nunca. Manteniéndolos en el estado Descartado, puede retroceder y comprobar con qué frecuencia descarta proyectos o qué acciones ha completado, con independencia de si pertenecen a proyectos que siguen siendo relevantes o no, etc.
Para buscar en la base de datos un proyecto descartado, elija Todo en las opciones de visualización o búsquelo con el filtro Todo.
Nota
Con el tiempo, los ítems descartados y completados se van acumulando en la base de datos. Si la carga de datos le parece excesiva, OmniFocus para Mac le permite archivar estos ítems de acuerdo con los parámetros temporales que defina.