Además de emplear los métodos jerárquicos de organización de acciones, también puede asignar cada acción, proyecto o grupo a un contexto. Un contexto puede ser cualquier cosa; por ejemplo, un lugar (la ferretería o su lugar de trabajo), una persona (usted, su jefe o un compañero de trabajo) o un objeto (su infalible MacBook Pro o una llave dinamométrica). Los contextos indican dónde debe estar o de qué debe disponer para poder completar el ítem en cuestión.
Por ejemplo, supongamos que está ajustando el motor del cohete que ha estado construyendo en el patio y no puede seguir porque necesita una herramienta. Para colmo, la luz del taller se fundió cuando fue a buscar la herramienta. Ha añadido la herramienta como acción al proyecto Colonizar Marte y acaba de añadir la bombilla al proyecto Tareas domésticas. ¿Cómo evitar olvidarse de comprar uno de estos objetos la próxima vez que vaya a la ferretería? La respuesta es que, aunque formen parte de proyectos diferentes, puede asociarlos mediante un contexto.
Nota
Por omisión, si a un ítem del buzón sólo se le asigna un contexto, permanecerá en el buzón con el resto de tareas hasta que se le asigne un proyecto.
Los contextos pueden crearse de dos formas distintas:
Desde la perspectiva Contextos:
Pulse Contextos en la barra lateral o la pantalla de inicio y pulse el botón "Nuevo contexto" en la barra de herramientas. Aparece el editor de contextos, donde puede asignar un nombre al nuevo contexto, definir su estado (activo, en espera o descartado) y elegir una ubicación (consulte más abajo Recordatorios de ubicación) para indicar el lugar donde debe completar esa tarea tan importante.
Al editar un ítem:
Durante la edición de un ítem del buzón o una acción de uno de sus proyectos, puede elegir un contexto o crear uno nuevo introduciendo un nombre único en el campo de texto. Tras introducir el nombre del nuevo contexto, no olvide pulsar "Crear (nombre del contexto)" debajo del campo de texto para añadir el contexto a la lista.
Nota
Cambiar el estado de un contexto a En espera marca también con el mismo estado los ítems asignados al contexto, haciendo que desaparezcan del ajuste de visualización Disponibles. Si un ítem desaparece misteriosamente después de marcar su contexto como "En espera", ¡compruebe los ajustes de visualización! Es probable que esté oculto.
Como puede ver, los contextos le otorgan un control enorme sobre la cantidad de información que puede añadir a las acciones, los ítems de buzón y los proyectos. Hemos incorporado en OmniFocus una serie de contextos que pensamos que probablemente necesitará, y los nuevos contextos que cree aparecerán al final de la lista. Vamos a suponer que no necesita algunos de los contextos predefinidos, o que quiere mover los contextos nuevos al principio de la lista. Veamos cómo hacerlo.
En la pantalla de contextos se muestra una lista de contextos con puntos de resumen que indican de un vistazo el estado de las acciones y los proyectos que contienen. Cuando esté listo para ponerse manos a la obra, este es un buen lugar para ver sólo las cosas que resulten relevantes para un contexto determinado. Las acciones que no dispongan de contexto aparecerán al principio, en el grupo "Sin contexto".
Si desea eliminar o mover contextos, pulse Editar en la barra de herramientas ( en la barra lateral del iPad). A la izquierda de los contextos verá el selector de eliminación
; a la derecha se encuentra el control de reordenación
. Si pulsa el selector de eliminación, el ítem no se elimina directamente. Aparece el botón Eliminar a la derecha, donde estaba el control de reordenación. Pulse Eliminar para quitar el contexto de la lista.
Para cambiar el orden de los contextos en la barra lateral, toque y mantenga presionado el control de reordenación y arrastre el contexto arriba o abajo por la lista. Al mover el contexto, verá que el resto de contextos se apartan para dejar sitio.
Cuando haya terminado de realizar cambios en la lista de contextos, pulse Hecho en la esquina superior derecha de la barra lateral para guardar los cambios.
Por omisión, las acciones de listas contextuales aparecen en el mismo orden que en sus proyectos. Pulse Opciones de visualización para ordenar por ítems marcados y fecha de vencimiento: los ítems marcados aparecerán primero, seguidos de los ítems ordenados por fecha de vencimiento de más a menos cercana.
Nota
Los ítems copiados no pueden pegarse directamente en contextos. Para añadir un contexto a un ítem copiado, péguelo primero en una perspectiva que utilice la jerarquía de proyectos (como las perspectivas Buzón o Proyectos) y pulse en él para editar los detalles.
Por omisión, los contextos nuevos que se crean se añaden al nivel superior de la lista de contextos. Sin embargo, si pulsa Mover al visualizar un contexto, puede crear contextos anidados.
Nota
El botón Mover no aparece en el editor hasta después de haber creado un contexto, por lo que para anidar un contexto nuevo en otro, debe volver a la lista de contextos después de crearlo y seleccionarlo desde allí para abrir el editor con una vista actualizada.
Por ejemplo, si tiene personas importantes asociadas a lugares relevantes, puede asignarles contextos por separado, o puede agruparlos por su ubicación común. De esta forma, si tiene un contexto Trabajo, puede situar en él a su jefe, compañeros de trabajo e incluso herramientas relacionadas, como el ordenador o la mesa de redacción, para mantener las cosas organizadas con claridad.
La anidación de contextos no está sometida a ningún límite, lo que significa que tiene la posibilidad de asignar detalles muy específicos a sus acciones sobre el lugar o la forma en la que debe completar cada tarea.
Cuando se desplace con su dispositivo, los recordatorios de ubicación le animarán a completar una acción cuando se encuentre cerca del lugar pertinente.
Nota
La tecnología en la que se basan los recordatorios de ubicación en iOS es algo peculiar; no siempre funcionan de manera fiable al acceder a la zona especificada (las alertas de ubicación utilizan una supervisión de ubicación de bajo consumo energético, menos precisa y algo menos fiable, en lugar de utilizar los servicios GPS disponibles iOS, aunque la precisión mejora en todos los casos cuando están disponibles tanto una red móvil como el GPS).
El margen de distancia con el que pueden activarse las alertas es bastante amplio. Si sale de una zona y vuelve a entrar al cabo de poco tiempo, es posible que no reciba una segunda alerta. Igualmente, si pasa por una zona a cierta velocidad (por ejemplo, conduciendo por una autopista), puede que no reciba ninguna alerta. Por ahora, recomendamos utilizar esta función como una ayuda adicional que puede resultar útil a veces, pero no como una parte esencial del sistema en la que confiar plenamente.
Antes de poder usar los recordatorios de ubicación, debe activarlos en los ajustes de OmniFocus. Pulse Ajustes en la barra secreta para abrirlos. Bajo Notificaciones, pulse Sonidos, alertas y globos y, a continuación, pulse el selector bajo "Recordatorios de ubicación" para asegurarse de que la opción Mostrar alertas esté activada.
Una vez que las notificaciones se encuentren activadas ya puede configurar ubicaciones para los contextos que usa en OmniFocus.
Nota
Si no activa las notificaciones en los ajustes de OmniFocus, no podrá asignar una notificación a un contexto.
También debe asegurarse de que OmniFocus cuenta con los permisos necesarios para recibir alertas en el dispositivo. Se le habrá preguntado al respecto al inicio, pero si en aquel momento lo rechazó, puede abrir la aplicación Ajustes de iOS y seleccionar Notificaciones para asegurarse de que las alertas estén activadas (elija OmniFocus en la lista de aplicaciones de la derecha).
Si sigue las instrucciones de este capítulo y continúan sin aparecer las notificaciones, es posible que las alertas basadas en la ubicación se hayan desactivado globalmente en el dispositivo. Para comprobarlo, siga estos pasos:
El siguiente paso es asignar ubicaciones a sus contextos. Esto hace que resulte todavía más sencillo completar sus objetivos cuando salga a hacer recados o recordar dónde debe realizar una tarea. Si las alertas de ubicación están activadas, OmniFocus le avisará cuando esté cerca de la ubicación y mostrará la acción concreta en primer plano para que pueda ir tachando tareas de la lista.
Para configurar la información de ubicación en un contexto:
En la lista Contextos, pulse en un contexto (y en su título en negrita para editarlo) y pulse entonces en Ubicación. La opción por omisión es Ninguno; púlsela para especificar un lugar.
Aquí utiliza la triangulación por Wi-Fi o red móvil para calcular su posición. Ninguno de estos dos métodos es 100% preciso, pero pueden ofrecer un resultado muy aproximado.
Todas designa el contexto como siempre disponible, sea cual sea su posición. En realidad no se trata de una ubicación, simplemente significa que cualquier contexto con esta ubicación corresponde a cosas que pueden hacerse en cualquier sitio, como tocar el banjo (aunque quizás no sea buena idea hacerlo mientras va en bus al trabajo).
Buscar permite introducir una palabra clave para realizar una búsqueda. Esta opción resulta especialmente práctica cuando, por ejemplo, necesita comprar algo en la ferretería, pero no está seguro de cuál es la más cercana. Puede escribir "Ferretería" y pulsar Buscar en el teclado para elegir la más próxima. Puede asignarle al contexto la ubicación exacta que aparece como resultado de la búsqueda, o bien usar la propia búsqueda.
Dirección le ofrece la posibilidad de especificar una dirección concreta (si la conoce).
Contacto le ofrece la posibilidad de elegir la dirección de una persona o un lugar que haya añadido a los contactos. Si es la primera vez que decide ajustar una ubicación desde la aplicación Contactos, aparecerá un mensaje de alerta pidiéndole autorización para que OmniFocus tenga acceso a sus contactos.
Marcador le permite mantener presionado un punto del mapa para colocar un marcador en el lugar que elija.
Nota
Si ha configurado ubicaciones de contexto en el dispositivo y pasa a OmniFocus en su Mac, los datos de ubicación de contexto no se mostrarán, pero no se preocupe: se conservarán al sincronizar los datos de OmniFocus entre dispositivos.
Después de ajustar la ubicación puede, finalmente, configurar una notificación y proporcionar una alerta de distancia para el contexto.
El cuadro de diálogo de notificación aparece debajo de la ubicación elegida en la pantalla de edición. Puede optar por que se le avise al acercarse o al alejarse del lugar seleccionado.
Tras ajustar la opción de notificación, también podrá elegir una distancia. Las tres opciones de distancia son muy aproximadas. El punto pequeño son unos 200 metros. Cubre alrededor de una manzana y puede ser útil para acciones como volver a casa o salir de la oficina. El círculo mediano son unos 500 metros. Cubre el tamaño de un pequeño vecindario o un parque y puede ser útil para saber cuándo nos encontramos a unas pocas calles de una tienda, por ejemplo. El círculo grande ocupa unos 10 kilómetros. Resulta útil, por ejemplo, para marcar una ciudad que visite cada cierto tiempo. No olvide, sin embargo, que la distancia real a la que se recibe la notificación puede variar bastante con respecto a estas cifras aproximadas
Los contextos con ubicaciones basadas en búsquedas no ofrecen notificaciones. En cambio, si selecciona la opción Cerca en la barra lateral o la pantalla de inicio, se mostrarán los resultados de las búsquedas que ha definido como cercanas a su ubicación actual. Esta opción resulta útil cuando la forma más práctica de completar una tarea puede cambiar según el lugar en el que se encuentra actualmente y los plazos de tiempo.
Sin embargo, si ha definido una ubicación que está lejos, puede aumentar el tamaño del mapa hasta que vea un marcador de ubicación de color rojo; púlselo para ver las tareas disponibles asociadas al contexto. Pulse Información en el cuadro desplegable para ver y editar el contexto y las tareas asociadas directamente, o pulse Obtener indicaciones para obtener indicaciones desde su ubicación actual.
Al pulsar "Obtener indicaciones", la aplicación Mapas se muestra en primer plano y traza un recorrido hasta el destino desde su ubicación actual. Para volver a OmniFocus, pulse dos veces el botón de inicio del dispositivo y seleccione OmniFocus en el selector de aplicaciones.