Las notas son una forma excelente de enriquecer las acciones y los proyectos en los que esté trabajando. En lugar de usar un título muy largo para la acción, con una lista de instrucciones para completarla, es mejor añadirlas en el campo de notas. En el texto de las notas también pueden realizarse búsquedas, así que no hay que preocuparse porque los detalles puedan perderse en un campo oculto.
Para añadir una nota a una acción o proyecto, pulse encima y elija la pestaña Nota en el editor.
Cuando una imagen valga más que mil palabras, ¡añada un archivo adjunto! Puede añadir imágenes y audio a una acción o proyecto en forma de archivos adjuntos. Estos se encuentran en la pestaña Archivo adjunto del editor de la acción o el proyecto.
Puede adjuntar imágenes a un proyecto o acción pulsando el botón de la cámara, que permite hacer una foto o elegir una imagen de uno de sus álbumes de fotografías. Los archivos adjuntos de audio se añaden pulsando el botón del micrófono. La barra segmentada muestra el nivel de volumen del sonido que se está grabando.
Los archivos adjuntos pueden visualizarse (o escucharse) pulsando la miniatura asociada al clip de audio o a la imagen. Para eliminar un archivo adjunto, selecciónelo y pulse Eliminar
Advertencia
La inclusión de archivos adjuntos de gran tamaño ralentiza considerablemente los tiempos de sincronización, sobre todo si está conectado a una red lenta o móvil (¡además de poder suponer un coste económico importante!).
Al añadir archivos adjuntos en OmniFocus para Mac, existen dos formas de garantizar que los adjuntos llegan al iPad o iPhone (o a sus otros Mac con OmniFocus instalado). Lo fundamental es insertar los archivos adjuntos, ya que simplemente incluir enlaces a los mismos no funcionará. Debido a los formatos de archivo que admite iOS, no todos los archivos adjuntos añadidos en OmniFocus para Mac pueden verse en OmniFocus para iOS o iPhone.
Nota
El motivo por el que enlazar a archivos adjuntos no funciona es que los enlaces al sistema de archivos en OS X son sólo eso: enlaces a archivos de ese sistema concreto. Al sincronizar OmniFocus para Mac, los enlaces al sistema de archivos dejan de funcionar porque los sistemas de archivos de iOS son distintos a los del Mac.
Sin embargo, cuando se inserta un archivo adjunto y se sincroniza OmniFocus, el archivo se copia en la base de datos de OmniFocus y se guarda en el servidor de sincronización, desde donde puede recuperarse fácilmente en cualquier plataforma.
Advertencia
Aunque puede sincronizar casi cualquier cosa desde el Mac a su dispositivo iOS como archivo adjunto de OmniFocus, el programa se lo agradecerá si sincroniza sólo aquello que verdaderamente necesite. Considerar qué archivos adjuntos es preciso tener en todas partes y dejar a un lado los que no puede ahorrar tiempo y coste de conexión, además de mejorar el rendimiento general de la aplicación.
Con OmniFocus abierto en el Mac, seleccione el ítem al que desee adjuntar algo y elija Edición ▸ Adjuntar Archivo en la barra de menús. En la ventana Abrir que se despliega, seleccione el archivo que desee adjuntar y asegúrese de seleccionar el botón "Integrar el archivo en el documento" antes de hacer clic en Seleccionar.
Nota
La opción "Integrar el archivo en el documento" es la seleccionada por omisión. Esto hace que sincronizar los archivos adjuntos sea la opción predeterminada; si prefiere no sincronizar un archivo adjunto (para ahorrar ancho de banda o por motivos de eficiencia de la base de datos), elija "Crear un enlace con el archivo".
Para adjuntar un archivo desde el Finder (el icono azul con la cara sonriente situado en el extremo izquierdo del Dock del Mac), tendrá que arrastrar el archivo con la tecla Opción presionada desde el Finder hasta el campo de notas del ítem de OmniFocus. Asegúrese de que el campo de notas esté abierto y seleccionado, sitúe la ventana del Finder al lado de la de OmniFocus y seleccione el archivo que desee adjuntar haciendo clic en él. Mantenga presionada la tecla Opción mientras pulsa el botón del ratón. Verá que cuando presiona la tecla Opción, el puntero se transforma en un círculo verde con un signo de suma. ¡Justo lo que queremos! A continuación, arrastre el archivo al ítem de OmniFocus, suelte el botón del ratón y el archivo se adjunta.
Una vez adjuntado el archivo en OmniFocus en el Mac, no olvide hacer clic en el botón de sincronización de la barra de herramientas. Cuando cambie a OmniFocus para iOS o iPhone, pulse Sincronizar para transferir los archivos adjuntos al otro dispositivo.
Nota
El Mac admite archivos de todo tipo, principalmente gracias a la gran variedad de aplicaciones que funcionan en OS X. En cambio, iOS no admite tantos tipos de archivos de forma predeterminada. La regla general es que si tiene versiones compatibles de una aplicación en el Mac y en el dispositivo iOS, debería poder abrir esos archivos adjuntos en OmniFocus en ambas plataformas.