Si tiene tareas que debe completar antes de una fecha determinada, OmniFocus puede ayudarle a distribuir las acciones y los proyectos en los días disponibles.
El concepto de los ítems que se recopilan en OmniFocus no es el mismo que el de los eventos o ítems de agenda que se incluirían en un calendario. En general, un calendario se usa para cosas que tienen lugar en un momento concreto: reuniones, visitas al dentista o reservas para cenar funcionan mejor en un calendario, ya que no pueden completarse hasta llegado el momento.
Las acciones y los proyectos pueden tener fechas de vencimiento y de aplazamiento con una limitación temporal menos concreta que los ítems del calendario. La fecha aplazar hasta es la fecha en la que ya se podrá actuar sobre una acción o proyecto; hasta que llega esa fecha, el ítem aparece atenuado. La fecha de vencimiento es la fecha en la que una acción o un proyecto deben haberse completado.
Por ejemplo, para avanzar en el proyecto "Colonizar Marte", debe saber cuándo se encuentra Marte en oposición, para poder programar una fecha durante la ventana de lanzamiento. Con una rápida búsqueda en Internet, vemos que la próxima ventana va de enero a abril de 2016, así que decide lanzar la nave el 6 de enero para celebrar su cumpleaños. Para controlar el seguimiento, puede crear una acción "Ventana de lanzamiento" con un aplazamiento hasta el 1 de enero de 2016 y fecha de vencimiento el 30 de abril 2016.
Ya que está en ello, crea también una acción "Lanzar nave espacial" con un aplazamiento hasta el 6 de enero de 2016 y fecha de vencimiento el 30 de abril de 2016. ¿Por qué no sólo una fecha de vencimiento para "Lanzar nave espacial"? Pues porque las condiciones meteorológicas para un lanzamiento pueden ser malas ese día o puede darse algún tipo de fallo mecánico que lo demore. De todas formas, ese es el día en el que sabe que le gustaría lanzar el cohete y, si pasa esa fecha, OmniFocus se lo recordará hasta que haya superado la fecha de vencimiento y salga a explorar el planeta rojo.
Los ítems que no han alcanzado la fecha de aplazamiento no se consideran disponibles, de modo que no molestan en la visualización hasta que pueda trabajarse en ellos. Para ver todas las acciones del proyecto "Colonizar Marte", elija "Restantes" en las opciones de visualización ("Todo" incluye los ítems completados y descartados). Las acciones con fecha de aplazamiento futura están en gris. Cuando llegue la fecha de aplazamiento, el texto de la acción aparecerá en negro para informarle de que está disponible y de que el tiempo corre.
Cuando se acercan las fechas de vencimiento, OmniFocus considera que las acciones y los proyectos vencen pronto y lo indica cambiando el negro por ámbar y añadiéndolos a la perspectiva Previsión. Por omisión, una acción se marca como que vence pronto dos días antes de la fecha de vencimiento especificada. Para modificarlo, vaya a Ajustes y elija otro valor para "Vence pronto".
Las fechas de aplazamiento y vencimiento pueden introducirse pulsando en un ítem en el esquema principal.
Las acciones que han alcanzado su fecha de vencimiento se muestran en rojo. Esto sirve de aviso para indicarle que debe realizar la tarea o reprogramar la fecha de vencimiento. En el caso de la misión a Marte, si deja pasar la ventana de lanzamiento, tendrá que esperar otros 24 meses hasta la oportunidad siguiente.
Consejo
Si tiene una tarea que desea eliminar de su panel por un tiempo pero desea tenerla en el horizonte más tarde, puede aplazarla para Más tarde. OmniFocus elegirá una fecha de aplazamiento aleatoria dentro de las próximas semanas, y la pondrá a su disposición en ese momento (aunque también puede seguir pulsando para retrasarla unas semanas más).
Algunas tareas se repiten con regularidad. En lugar de crear un ítem nuevo cada vez que tenga que sacar la basura a los contenedores de reciclaje, puede configurar la tarea de forma que cada jueves por la noche se le recuerde que el camión pasa el viernes por la mañana.
Las acciones que se repiten pueden ocurrir de forma periódica (cada varias horas, días, semanas o meses) en base a la primera vez que se programó el elemento, o bien reprogramarse el aplazamiento (o el vencimiento) según el tiempo establecido después de marcarlas como completadas.
Para configurar un ítem para que se repita:
Seleccione el ítem que desee que se repita.
Pulse Repetición y elija el tipo de repetición.
Repetir con regularidad: con la fecha de vencimiento inicial como punto de partida, el ítem tendrá un nuevo vencimiento al cabo de cada intervalo de repetición, como un mecanismo de relojería. Es útil para ítems que se repiten y que están ligados al calendario, como pagar el alquiler. Es el tipo de repetición para los usos más habituales.
Aplazar de nuevo tras su finalización: cuando el ítem se completa, se aplaza nuevamente el intervalo de repetición establecido. Es útil para ítems repetitivos que no pueden volver a considerarse hasta pasado un cierto tiempo: cuando las fechas tienen que ser flexibles porque vienen reguladas por alguna restricción externa. Por ejemplo, si su seguro cubre una revisión en el dentista cada seis meses, querrá pedir hora en función de la fecha de la revisión anterior.
Vence de nuevo tras su finalización: cuando el ítem se completa, de nuevo tiene fecha de vencimiento según el intervalo definido para su repetición. Es útil, sobre todo, para ítems con restricciones definidas internamente basadas en el tiempo que requieren para completarse. Reponer una receta médica de 30 dosis cada 30 días sería un ejemplo de este tipo de repetición.
Introduzca un intervalo de repetición. Puede ser cualquier cantidad de minutos, horas, días o meses.
Si desea programar una acción para que se ejecute en días de la semana concretos, introduzca un intervalo en "Repetir cada" en incrementos semanales y elija los días en los que desea repetir el ítem usando los botones que aparecen a continuación.
Por ejemplo,
Aplazar hasta el martes a las 17:00; vencimiento el martes a las 22:00; repetir cada 1 semana: sacar la basura. Se repite siguiendo un horario fijo porque debe hacerse a la misma hora cada semana, independientemente de cuándo fuera la última vez.
Aplazar hasta hoy a las 00:00; vencimiento hoy a las 18:00; aplazar de nuevo 5 días: limpiar la cocina. Se retrasa desde la fecha de finalización porque la próxima vez que toca depende de la última vez que se hizo.
Aplazar hasta las 16:00; vencimiento a las 18:00; repetir cada 1 semana lunes, martes y jueves: llevar a Sara a entrenar. Así se repite determinados días de la semana y está disponible hacia el final de la jornada laboral para que no le distraiga antes.
Aplazar hasta hoy a las 7:00; vencimiento hoy a las 19:00; nuevo vencimiento en 10 días: regar el cactus. Este espinoso compañero corre el riesgo de ahogarse si se le riega demasiado a menudo. La opción "vence otra vez" garantiza que esto no pase incluso si la acción vence antes de que la complete ("repetir cada", en cambio, le indicaría que volviera a regar antes de lo recomendable).
Cuando se marca como completado un ítem que se repite, la vez siguiente se crea con las fechas de aplazamiento y vencimiento futuras definidas por el intervalo de repetición. Si quiere que un ítem deje de repetirse, basta con que cambie el tipo de repetición a Ninguno.
Advertencia
Si ha configurado un proyecto o un grupo de acciones para que se repita, marcar ítems individuales incluidos en el grupo para que se repitan en intervalos distintos del elemento superior puede llevar a algunas confusiones importantes. Es muy aconsejable asegurarse de que sólo se aplica un único ajuste de repetición a cada ítem recurrente.