OmniFocus para iOS es enormemente útil tanto como aplicación independiente en el iPhone y iPad como en combinación con OmniFocus para Mac. Pero su potencial no se detiene ahí. Utilizar OmniFocus con otras aplicaciones y funciones del dispositivo le permite trabajar de maneras más flexibles si cabe.
Mail Drop es una función de Omni Sync Server que le permite enviar correo electrónico directamente al buzón de OmniFocus. Puede crear varias direcciones de destinatario privadas para dar a sus amigos, familiares, colegas de trabajo o compañeros de clase la posibilidad de crear acciones que vayan a parar al buzón de OmniFocus. Y, mejor aún, puede anular esas direcciones cuando lo desee.
Estos son algunos posibles usos de Mail Drop:
Reenviar correos que conlleven alguna acción desde el ordenador del trabajo.
Procesar mensajes de correo en el iPhone o iPad.
Usar las acciones condicionales de if this then that para automatizar todo tipo de cosas relacionadas con Internet.
Permitir que un compañero le delegue acciones directamente en el sistema de OmniFocus.
Si ya utiliza Omni Sync Server para sincronizar OmniFocus, puede acceder a la interfaz web del servidor de sincronización y crear su primera acción de Mail Drop. Después de acceder, sólo tiene que hacer clic o pulsar el botón Create Address (Crear dirección) para generar automáticamente la dirección de correo electrónico (una combinación del nombre de su cuenta y una cadena aleatoria de caracteres, por ejemplo).
Si todavía no tiene cuenta de Sync Server, puede registrarse aquí. El proceso de creación de la cuenta incluye instrucciones para configurar OmniFocus de forma que utilice su nueva cuenta (tan sencillo como pulsar o hacer clic en un enlace de un correo).
Al enviar un mensaje de correo a Mail Drop, la línea del asunto del mensaje se convierte en el nombre del ítem nuevo del buzón. El cuerpo del mensaje se convierte en la nota, que puede contener texto, adjuntos (como imágenes y archivos) y HTML simple (el formato más complejo se elimina).
Nota
Para que Mail Drop funcione, debe sincronizar la base de datos de OmniFocus con la misma cuenta de Omni Sync Server que utilizó para configurar Mail Drop.
Si usa OmniFocus en un dispositivo con Siri y desea que tenga controlados todos los recordatorios que dicta a Siri, lo único que tiene que hacer es modificar unos sencillos ajustes en el dispositivo para poder empezar a añadir ítems hablados a su buzón en cuestión de segundos.
Para configurar OmniFocus de forma que recopile los recordatorios de Siri:
Pulse Ajustes en la barra secreta.
En el apartado Captura, pulse en Recordatorios.
Advertencia
La captura de recordatorios debe configurarse en un único dispositivo iOS. Si utiliza iCloud para sincronizar sus recordatorios en diversos dispositivos y dispone de OmniFocus tanto en su iPad como en su iPhone, podrían aparecer entradas duplicadas en el buzón.
Para grabar un nuevo ítem con Siri en el buzón, pruebe estas frases:
Siri, recuerda… graba una tarea en la lista Recordatorios predeterminada del sistema. OmniFocus la extrae de esa lista, si es la que ha elegido capturar.
Siri, recuérdame… graba una tarea en la lista predeterminada y Siri pregunta una fecha de vencimiento.
Siri, recuérdame que cuando llegue (o me vaya) de x… graba una tarea en la lista predeterminada con una ubicación de contacto asociada. Si elige una ubicación específica, asegúrese de que coincida con la ubicación de un contexto de OmniFocus.
Nota
Utilice la distancia del punto pequeño (200 metros) si desea que OmniFocus capture las acciones transcritas por Siri asociadas a dicha ubicación.
Puede reemplazar el nombre de lista OmniFocus por el que desee.
Para garantizar la seguridad de sus datos, existen ciertos elementos de los recordatorios que OmniFocus no reclamará. (Los recordatorios conservarán la titularidad de los datos y no se perderán.) Nos referimos a elementos que presentan datos que OmniFocus no puede controlar, por ejemplo ubicaciones de contactos que se encuentran fuera del pequeño radio contextual que haya definido en OmniFocus.
Por este motivo, los aspectos basados en la ubicación de la captura funcionan con mayor eficacia si ajusta las ubicaciones de sus contextos de OmniFocus con la mayor proximidad posible a sus contactos de recordatorios de ubicación.
¡Se acerca la fecha límite de una tarea! Mediante la combinación de las potentes capacidades de OmniFocus con la aplicación Calendario de su dispositivo puede configurar recordatorios para que le avisen automáticamente de los vencimientos cercanos.
Nota
Conectar OmniFocus con el Calendario es un proceso de configuración ligeramente complejo. iOS admite ahora notificaciones de OmniFocus basadas en la hora, aunque es una función que resulta útil sólo en casos concretos: cuando quiera recibir una alerta antes de que un ítem venza, o si quiere que se muestre una alerta en un dispositivo que puede suscribirse a su calendario pero que no dispone de OmniFocus.
Si opta por configurar la exportación de calendarios, primero querrá habilitar la sincronización a través de Omni Sync Server o de otro servidor WebDAV (consulte Sincronización al principio de este manual para obtener instrucciones).
Una vez que la sincronización esté en funcionamiento, pulse Ajustes en la barra secreta y pulse Alarmas del calendario. Se le ofrecerá la posibilidad de ver información de seguridad importante relativa a la creación de un enlace con la aplicación Calendario antes de continuar. Si almacena datos potencialmente sensibles en la base de datos de OmniFocus, le interesará leerla.
Cuando esté listo, active las alarmas del calendario. Dispone de varias opciones relativas a la forma de recordarle las tareas que vencen próximamente. Elija la que mejor se ajuste a sus necesidades y pulse Sincronizar ahora.
Como está configurando por primera vez el vínculo con la aplicación Calendario, deberá introducir sus datos de acceso pulsando el botón Suscribirse en Calendario que aparece en lugar de "Sincronizar ahora".
Una vez que haya autorizado la nueva suscripción, aparecerán en el Calendario los recordatorios de las fechas de vencimiento de todas las acciones y los proyectos próximos que haya programado.
Advertencia
Al seleccionar dónde guardar un calendario suscrito, puede que vea iCloud como ubicación disponible (es la ubicación por omisión en la aplicación Calendario, por ejemplo). Almacenar en iCloud un calendario que se sincronice con la base de datos de OmniFocus puede hacer que se le pida la contraseña de manera repetitiva y molesta, por lo que le recomendamos que lo guarde localmente en el dispositivo en el que desee recibir las alertas.
Si ha optado por recibir notificaciones push del Calendario en el dispositivo, éstas aparecerán cuando venzan sus tareas pendientes. Si desea ver los ajustes del Calendario, abra la aplicación Ajustes de iOS, pulse en Notificaciones y busque Calendario en el apartado Incluir. Podrá elegir el número de ítems que Ver en el centro de notificaciones y los ajustes de las alertas para Eventos próximos (el resto de ajustes para las alertas del calendario no afectan a las alertas visibles relacionadas con OmniFocus).
Arrastre hacia abajo desde la parte superior de la pantalla del dispositivo y podrá ver las cosas previstas para hoy: una colección de widgets por omisión que presenta iOS con una selección de datos relevantes según el momento y el lugar.
Es posible que vea algunas entradas de Calendario, quizá uno o dos recordatorios y, en la parte inferior de la pantalla, observará que aparece el botón Editar. Púlselo y se abrirá la pantalla de edición, donde podrá añadir otros widgets personalizados a la pantalla Hoy: ¡entre ellos, OmniFocus!
Pulse el icono verde "más" al lado de OmniFocus y se añadirá la lista de extensiones que se muestran en la pantalla Hoy. Use los controles de reordenación de la derecha para cambiar el orden de las cosas y, cuando le satisfaga, pulse Hecho. A partir de ahora, verá los ítems de OmniFocus que vencen hoy junto a los otros eventos de interés de otras aplicaciones y podrá comprobar su estado desde cualquier parte del dispositivo.
Cuando consulte la pantalla Hoy, verá una práctica lista de ítems que vencen hoy, con su círculo de estado incluido, y podrá marcarlos como completados. Y con OmniFocus Pro, si prefiere ver una perspectiva totalmente personalizada, puede seleccionarla en los ajustes de OmniFocus.
Seleccionando Perspectiva personalizada, se muestra una lista de las disponibles, para que pueda elegir (más información acerca de cómo configurar perspectivas personalizadas).
Como novedad en iOS 8, puede interactuar con las notificaciones de OmniFocus con independencia de donde esté y qué esté haciendo en el dispositivo. Las versiones anteriores simplemente le mostraban una notificación, pero ahora las notificaciones que aparecen son ítems que se pueden accionar.
Nota
Para sacar provecho de las notificaciones interactivas, debe configurar las notificaciones de OmniFocus como alertas. Marque Notificaciones > OmniFocus en los Ajustes de iOS para asegurarse de que el estilo de alerta esté ajustado a alertas o tiras.
Ahora, cuando vea una tira o una alerta para un ítem de OmniFocus, tendrá algunas opciones. Para las notificaciones de tipo alerta, tendrá varias posibilidades:
Abrir
Abre OmniFocus directamente en el ítem en cuestión para actuar sobre él.
Completado
Marca el ítem como completado, dándolo por finalizado en la base de datos de OmniFocus. ¡Hecho y hecho!
Nota
Si recibe varias notificaciones de OmniFocus a la vez, la opción de completarlas no estará disponible (para evitar que pueda confundirse y marcar como completadas cosas que no ve). Puede "posponer" el grupo de acciones para volver a recibir una notificación más tarde.
Posponer
Retrasa la consideración del ítem otros 15 minutos. No cambia su fecha de vencimiento ni de aplazamiento; tan sólo le indica a su dispositivo que vuelva a consultarle más adelante.
Cerrar
Da por cerrada la alerta.
Cuando aparezca una notificación de tipo tira, deslícela hacia abajo para mostrar las opciones Completado y Posponer.
Consejo
También puede visitar el Centro de notificaciones para interactuar con las notificaciones de OmniFocus. Deslice un ítem de derecha a izquierda para posponerlo, completarlo o cerrarlo.
Cuando esté en otra aplicación del dispositivo y se sienta inspirado para añadir algo en OmniFocus (una página web en Safari, una imagen en Fotos, un fragmento de texto, una imagen o un archivo de audio desde otra aplicación que permita compartir...), basta con que pulse Compartir y elija OmniFocus en la lista de aplicaciones que aparece (si no está, deslice de derecha a izquierda y pulse en Más para añadirla).
Se abrirá un formulario sencillo, al estilo de una entrada rápida, para crear un ítem nuevo, con un campo para su título, notas, proyecto y contexto; se rellenará con información relevante de los datos que está compartiendo con OmniFocus (URL de los sitios web en el campo de notas y el campo de título ya escrito, por ejemplo). Puede editar esta información a su antojo y pulsar Guardar cuando todo esté a punto para enviarse al buzón.
Si tiene un Apple Watch y OmniFocus para iOS en su iPhone, puede extender OmniFocus al dispositivo más personal creado por Apple hasta ahora. Hemos diseñado la extensión de OmniFocus para Apple Watch pensando en las prestaciones únicas de este dispositivo; encontrará detalles acerca del soporte completo de OmniFocus para el Apple Watch en este artículo de soporte.