Découvrir OmniFocus en parcourant l'application de long en large est le moyen le plus efficace de démarrer. Ce chapitre vous propose une visite guidée d'OmniFocus 2 pour iOS sur iPad. Si vous utilisez OmniFocus sur un autre appareil, votre aventure commence ailleurs.
La visite d'OmniFocus commence par l'écran d'accueil qui fait office de plateforme centrale pour votre activité OmniFocus. Vous pouvez parcourir les différentes perspectives en touchant leurs vignettes et découvrir ce qui vous attend pour la journée et la semaine à venir grâce aux compteurs qui affichent un décompte de vos actions les plus importantes.
Sur iPad, l'écran d'accueil se trouve dans la barre latérale. En mode paysage, la barre latérale est toujours affichée. Pour l'afficher en mode portrait, vous devez balayer l'écran depuis la gauche (et depuis la droite pour la masquer) ou utiliser le chevron situé en haut à gauche dans la barre d'outils.
L'écran d'accueil comprend par défaut les vignettes de perspective ci-dessous (dans OmniFocus Pro, il se peut que ces vignettes soient masquées, réarrangées ou accompagnées de vos propres perspectives personnalisées) :
Pour examiner plus en détail la manière dont chacune de ces perspectives vous aide à atteindre vos objectifs, consultez les différents chapitres qui leur sont consacrés dans ce manuel.
Lorsque vous regardez la liste de perspectives dans la barre latérale OmniFocus de l'écran d'accueil, vous pouvez glisser votre doigt vers le bas de la liste pour faire apparaître la barre secrète. Cette barre contient des outils puissants, mais généralement peu utilisés. C'est pourquoi ils sont conservés en lieu sûr.
Remarque
Comme OmniFocus effectue automatiquement une synchronisation à chaque fois que des modifications sont apportées, vous ne devriez pas avoir à le faire trop souvent (voire jamais).
La mise à niveau OmniFocus Pro ajoute à la barre secrète deux boutons qui débloquent des fonctions particulièrement efficaces : la création de perspectives personnalisées à l'aide de l'éditeur de perspectives et la personnalisation de l'écran d'accueil à l'aide de l'éditeur de vignettes.
Touchez le bouton de l'éditeur de vignettes pour changer la position et la visibilité de vos vignettes de perspective. Vous pouvez personnaliser entièrement l'apparence de votre écran d'accueil en touchant des vignettes de perspective et en les faisant glisser vers les lignes de pleine et demi-largeur souhaitées (les perspectives existantes s'écarteront gentiment de votre chemin) ; vous pouvez aussi les faire glisser vers le bas dans la section Autres perspectives pour indiquer qu'elles ne font pas partie de vos favoris.
Touchez Terminé – ou n'importe où dans l'écran – pour confirmer les modifications apportées à la mise en page ou touchez Annuler pour quitter l'édition de vignettes sans enregistrer vos modifications. Astuce : vous pouvez aussi ouvrir l'éditeur de vignettes en maintenant le doigt sur n'importe quelle vignette de perspective dans l'écran d'accueil.
Cette section vous permet d'afficher, d'ajouter et de manipuler les tâches sur lesquelles vous travaillez à un moment donné. Les éléments visibles ici dépendent de la perspective que vous visualisez, de l'endroit auquel vous avez accédé depuis l'écran d'accueil et bien plus encore ; vous pouvez concentrer votre attention sur quelques tâches à accomplir à court terme ou opter pour une vue d'ensemble des tâches qu'il reste à faire dans plusieurs projets.
La structure principale affiche une liste d'éléments (éléments de la boîte de réception, projets, actions ou groupes) qui correspondent aux critères que vous avez définis avec vos autres paramètres d'affichage. Chaque élément affiche des informations associées (Projet et Échéance, par exemple) importantes pour accomplir la tâche.
Pour supprimer un élément de la structure principale, touchez-le et glissez le doigt de droite à gauche jusqu'à ce que le bouton Supprimer apparaisse, puis touchez ce bouton. Cette action supprime complètement l'élément de votre base de données. Pour le signaler comme terminé, touchez simplement son cercle d'état.
Organisation des éléments
Les actions, les projets et les autres éléments situés dans la structure principale sont organisés en fonction de l'ordre dans lequel vous les avez saisis ou de la manière dont vous les avez disposés manuellement dans la structure en mode d'édition, à deux exceptions près : lorsque vous vous trouvez dans un affichage basé sur le contexte pour lequel une priorité de tri différente a été définie, ou en mode À venir où les éléments sont triés en fonction de la date et de l'heure d'échéance.
D'autres paramètres de tri peuvent être appliqués avec des perspectives personnalisées lorsque la mise à niveau Pro est installée.
Lorsque la structure principale est affichée et que votre iPad est en orientation paysage, ou portrait avec la barre latérale masquée, la barre d'outils située en haut de l'écran est entièrement visible. Elle contient plusieurs fonctions importantes décrites ci-dessous :
Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments en fonction de l'affichage adopté dans la structure principale. Lorsque plusieurs options sont disponibles pour les nouveaux éléments (comme au premier niveau d'une perspective), le fait de toucher Ajouter nouveau affiche une liste d'éléments disponibles pour la création.
Lorsque vous êtes plongé dans les profondeurs d'un projet, que vous recherchez une date particulière dans la perspective À venir ou que vous utilisez la perspective Avec drapeau, cette icône se transforme en pour indiquer qu'une nouvelle action y sera créée immédiatement (seule option possible).
Pour explorer plus en avant les détails d'une tâche, il vous suffit de toucher son nom. La structure principale fait place à l'éditeur où vous pouvez développer la tâche en cours en y ajoutant des informations supplémentaires telles que le moment où elle doit être terminée, son appartenance ou non à un projet plus large, le temps qu'elle prendra, son caractère répétitif (et son mode de répétition), etc. Enrichissez un élément en lui ajoutant une note et ajoutez des fichiers image et audio en pièces jointes, tout cela à partir des onglets de l'éditeur.
Remarque
Les éditeurs d'éléments de boîte de réception, d'actions et de projets sont similaires, car ces derniers représentent tous des tâches qui peuvent être accomplies. L'éditeur de contextes est particulier, car ces contextes correspondent à une personne, un lieu ou une chose dont vous avez besoin pour atteindre un objectif. L'éditeur de contextes est l'endroit où vous attribuez une localisation à un contexte, afin d'assurer son suivi depuis l'écran Proches.
Les différentes manières d'enrichir des éléments de boîte de réception, des actions, des projets et des contextes à l'aide de l'éditeur sont abordées dans les chapitres correspondants.
Lorsque vous utilisez l'éditeur sur iPad, un nouvel ensemble de commandes apparaît en haut de l'écran (à la place de la barre d'outils visible lorsque vous affichez la structure principale).
Un appui long sur un grand nombre d'éléments dans OmniFocus fait apparaître le menu contextuel avec des commandes pertinentes pour l'élément en question. Ces commandes fonctionnent d'une manière spécifique à OmniFocus et peuvent sembler compliquées au premier abord.
Les commandes Couper et Copier apparaissent uniquement dans les menus contextuels des éléments de boîte de réception et des actions. Elles fonctionnent de manière standard : l'élément sélectionné est soit supprimé et copié, soit simplement copié.
Lorsqu'une action copiée est collée via le menu contextuel, elle apparaît dans l'élément sélectionné (s'il s'agit d'un projet ou d'un contexte) ou en tant qu'élément pair (s'il s'agit d'une autre action). Le texte copié à partir d'autres sources peut également être collé dans OmniFocus à partir du menu contextuel. Dans ce cas, le fait de toucher Coller crée une nouvelle action avec le texte copié comme titre.
Si un projet est sélectionné, le fait de toucher Coller dans le menu contextuel ajoute l'action copiée (ou le texte sous forme d'action) au projet. Le fait de toucher Révision ouvre le projet dans la perspective Révision pour que vous l'examiniez. C'est la meilleure manière d'afficher et de modifier les réglages de révision d'un projet.
La commande Aller au projet masque tous les autres projets pour n'afficher que le projet sélectionné dans la structure principale jusqu'à ce que vous le quittiez (ce comportement est identique à celui de la commande de focalisation dans les anciennes versions d'OmniFocus pour iPad). Enfin, si vous choisissez Nouvelle action après avoir sélectionné un projet, une nouvelle action prête à être configurée est créée à l'intérieur de ce projet.
Les dossiers de projets possèdent eux aussi leurs propres menus contextuels simplifiés. Aller au dossier affiche le contenu du dossier dans la structure principale ; Nouveau dossier crée un dossier dans le dossier sélectionné et Nouveau projet crée un projet dans le dossier sélectionné.
Lorsque vous sélectionnez un contexte dans la perspective Contextes, le menu contextuel vous propose la commande Aller au contexte qui limite les éléments affichés dans la structure principale au contexte sélectionné jusqu'à ce que vous le quittiez. Coller ajoute une action copiée à l'intérieur du contexte sélectionné ; Nouveau contexte crée un contexte imbriqué dans le contexte sélectionné et Nouvelle action crée une action à laquelle ce contexte est associé.
Maintenant que vous avez une idée de ce qui vous attend, commençons par rassembler les pièces en partant de la première (et de la plus importante) des perspectives d'OmniFocus : la boîte de réception.