Découvrir OmniFocus en parcourant l'application de long en large est le moyen le plus efficace de démarrer. Ce chapitre vous propose une visite guidée d'OmniFocus 2 pour iOS sur iPhone 6 Plus. Si vous utilisez OmniFocus sur un autre appareil, votre aventure commence ailleurs.
La visite d'OmniFocus commence par l'écran d'accueil qui fait office de plateforme centrale pour votre activité OmniFocus. Vous pouvez parcourir les différentes perspectives en touchant leurs vignettes et découvrir ce qui vous attend pour la journée et la semaine à venir grâce aux compteurs qui affichent un décompte de vos actions les plus importantes.
Sur iPhone 6 Plus, l'écran d'accueil est visible soit en affichage plein écran (en orientation portrait), soit dans la barre latérale (en orientation paysage). En orientation paysage, touchez le chevron situé dans le coin supérieur gauche de la barre d'outils pour afficher la barre latérale ou touchez la commande Développer pour la masquer.
Remarque
Si vous avez choisi l'option d'affichage Agrandi dans la section Luminosité et affichage de l'application Réglages d'iOS, l'écran d'accueil (et les autres écrans de l'application) est affiché de la même manière que sur les autres iPhones.
L'écran d'accueil comprend par défaut les vignettes de perspective ci-dessous (dans OmniFocus Pro, il se peut que ces vignettes soient masquées, réarrangées ou accompagnées de vos propres perspectives personnalisées) :
Pour examiner plus en détail la manière dont chacune de ces perspectives vous aide à atteindre vos objectifs, consultez les différents chapitres qui leur sont consacrés dans ce manuel.
Remarque
Placez le curseur dans le coin inférieur droit de l'écran d'accueil pour afficher le bouton Nouvel élément. Auparavant appelé « Saisie rapide », ce bouton permet d'ajouter une nouvelle tâche dans votre boîte de réception depuis pratiquement n'importe où dans l'application (vous le trouverez également à d'autres endroits – essayez-le, il ne mord pas !).
Lorsque vous regardez la liste de perspectives dans l'écran d'accueil d'OmniFocus, vous pouvez glisser votre doigt vers le bas de la liste pour faire apparaître la barre secrète. Cette barre contient des outils puissants, mais généralement peu utilisés. C'est pourquoi ils sont conservés en lieu sûr.
Remarque
Comme OmniFocus effectue automatiquement une synchronisation à chaque fois que des modifications sont apportées, vous ne devriez pas avoir à le faire trop souvent (voire jamais).
La mise à niveau OmniFocus Pro ajoute à la barre secrète deux boutons qui débloquent des fonctions particulièrement efficaces : la création de perspectives personnalisées à l'aide de l'éditeur de perspectives et la personnalisation de l'écran d'accueil à l'aide de l'éditeur de vignettes.
Touchez l'éditeur de vignettes pour changer la position et la visibilité de vos vignettes de perspective. Vous pouvez personnaliser entièrement l'apparence de votre écran d'accueil en touchant des vignettes de perspective et en les faisant glisser vers les lignes de pleine et demi-largeur souhaitées (les perspectives existantes s'écarteront gentiment de votre chemin) ; vous pouvez aussi les faire glisser vers le bas dans la section Autres perspectives pour indiquer qu'elles ne font pas partie de vos favoris.
Touchez Terminé – ou n'importe où dans l'écran – pour confirmer les modifications apportées à la mise en page ou touchez Annuler pour quitter l'édition de vignettes sans enregistrer vos modifications. En guise de raccourci, il est possible d'ouvrir l'éditeur de vignettes en maintenant le doigt sur n'importe quelle vignette de perspective dans l'écran d'accueil (comme pour changer la position d'une application sur votre écran d'accueil iOS).
En mode portrait, faites glisser la structure principale vers le bas pour afficher la barre secrète de la perspective associée. Contrairement à la barre secrète de l'écran d'accueil, ces barres propres aux perspectives contiennent des outils adaptés à l'endroit où vous vous trouvez (ainsi que l'éternelle option de synchronisation).
En mode paysage, ces outils sont transférés dans la barre d'outils (voir illustration ci-dessous).
Lorsque la structure principale est affichée et que votre appareil est en orientation paysage, la barre d'outils située en haut de l'écran est entièrement visible. Elle contient plusieurs fonctions importantes décrites ci-dessous :
Vous pouvez ajouter de nouveaux éléments en fonction de l'affichage adopté dans la structure principale. Lorsque plusieurs options sont disponibles pour les nouveaux éléments (comme au premier niveau d'une perspective), le fait de toucher Ajouter nouveau affiche une liste d'éléments disponibles pour la création.
Lorsque vous êtes plongé dans les profondeurs d'un projet, que vous recherchez une date particulière dans la perspective À venir ou que vous utilisez la perspective Avec drapeau, cette icône se transforme en pour indiquer qu'une nouvelle action y sera créée immédiatement (seule option possible).
Remarque
Bien qu'aucun bouton n'y soit destiné, la fonction « Secouer pour annuler » intégrée à l'iPhone permet d'annuler la dernière modification apportée à votre base de données. C'est le moyen le plus rapide de restaurer un élément terminé ou supprimé par erreur ou d'annuler une modification effectuée lors de l'édition.
Cette section vous permet d'afficher, d'ajouter et de manipuler les tâches sur lesquelles vous travaillez à un moment donné. Les éléments visibles ici dépendent de la perspective que vous visualisez, de ce que vous avez sélectionné dans la barre latérale (ou de l'endroit auquel vous avez accédé depuis l'écran d'accueil) et bien plus encore ; vous pouvez concentrer votre attention sur quelques tâches à accomplir à court terme ou opter pour une vue d'ensemble des tâches qu'il reste à faire dans plusieurs projets.
La structure principale affiche une liste d'éléments (éléments de la boîte de réception, projets, actions ou groupes) qui correspondent aux critères que vous avez définis avec vos autres paramètres d'affichage. Chaque élément affiche des informations associées (Projet et Échéance, par exemple) importantes pour accomplir la tâche.
Pour supprimer un élément de la structure principale, touchez-le et glissez le doigt de droite à gauche jusqu'à ce que le bouton Supprimer apparaisse. Cette action supprime complètement l'élément de votre base de données. Pour le signaler comme terminé, touchez simplement son cercle d'état.
Organisation des éléments
Les actions, les projets et les autres éléments situés dans la structure principale sont organisés en fonction de l'ordre dans lequel vous les avez saisis ou de la manière dont vous les avez disposés manuellement dans la structure en mode d'édition, à deux exceptions près : lorsque vous vous trouvez dans un affichage basé sur le contexte pour lequel une priorité de tri différente a été définie, ou en mode À venir où les éléments sont triés en fonction de la date et de l'heure d'échéance.
D'autres paramètres de tri peuvent être appliqués avec des perspectives personnalisées lorsque la mise à niveau Pro est installée.
Pour explorer plus en avant les détails d'une tâche, il vous suffit de toucher son nom. La structure principale fait place à l'éditeur où vous pouvez développer la tâche en cours en y ajoutant des informations supplémentaires telles que le moment où elle doit être terminée, son appartenance ou non à un projet plus large, le temps qu'elle prendra, son caractère répétitif (et son mode de répétition), etc. Enrichissez un élément en lui ajoutant une note et ajoutez des fichiers image et audio en pièces jointes, tout cela à partir des onglets de l'éditeur.
Remarque
Les éditeurs d'éléments de boîte de réception, d'actions et de projets sont similaires, car ces derniers représentent tous des tâches qui peuvent être accomplies. L'éditeur de contextes est particulier, car ces contextes correspondent à une personne, un lieu ou une chose dont vous avez besoin pour atteindre un objectif. L'éditeur de contextes est l'endroit où vous attribuez une localisation à un contexte, afin d'assurer son suivi depuis l'écran Proches.
Les différentes manières d'enrichir des éléments de boîte de réception, des actions, des projets et des contextes à l'aide de l'éditeur sont abordées dans les chapitres correspondants.
Si vous utilisez l'éditeur sur iPhone 6 Plus, un ensemble de commandes très utiles devient disponible dans les rangées situées en bas du volet Infos de l'éditeur.
Un appui long sur un grand nombre d'éléments dans OmniFocus fait apparaître le menu contextuel avec des commandes pertinentes pour l'élément en question. Ces commandes fonctionnent d'une manière spécifique à OmniFocus et peuvent sembler compliquées au premier abord.
Les commandes Couper et Copier apparaissent uniquement dans les menus contextuels des éléments de boîte de réception et des actions. Elles fonctionnent de manière standard : l'élément sélectionné est soit supprimé et copié, soit simplement copié.
Lorsqu'une action copiée est collée via le menu contextuel, elle apparaît dans l'élément sélectionné (s'il s'agit d'un projet) ou en tant qu'élément pair (s'il s'agit d'une autre action). Le texte copié à partir d'autres sources peut également être collé dans OmniFocus à partir du menu contextuel. Dans ce cas, le fait de toucher Coller crée une nouvelle action avec le texte copié comme titre.
Maintenant que vous avez une idée de ce qui vous attend, commençons par rassembler les pièces en partant de la première (et de la plus importante) des perspectives d'OmniFocus : la boîte de réception.