La première fois que vous utiliserez OmniFocus, vous vous demanderez peut-être « Par où commencer ? ». Le meilleur endroit pour commencer est votre boîte de réception, car c'est là que vous effectuerez la plupart de votre travail initial dans OmniFocus.
La boîte de réception constitue le centre de toutes vos activités et recueille tout ce qui vous vient à l'esprit, quelle qu'en soit l'importance. Les choses que vous aimeriez faire, vos tâches, vos aspirations, vos plans, vos corvées, vos objectifs, tout cela trouvera sa place dans OmniFocus. Vous pouvez noter toutes vos idées dans votre boîte de réception.
L'un des meilleurs moyens de vous familiariser avec OmniFocus consiste à vous asseoir et à consigner tout ce qui vous passe par l'esprit dans la boîte de réception. Laissez OmniFocus devenir votre « deuxième cerveau » lorsque vous ne parvenez plus à vous souvenir des choses vraiment importantes à faire le lundi prochain par exemple.
Pour ajouter un élément à la boîte de réception, touchez le bouton Ajouter un élément de boîte de réception dans la barre d'outils (ou dans le coin inférieur droit de l'écran sur iPhone).
Astuce
Lorsque vous ajoutez un élément à votre boîte de réception, vous pouvez créer rapidement d'autres éléments via Enregistrer + dans l'éditeur. Lorsque vous créez une action dans un projet, vous pouvez également utiliser cette option pour ajouter rapidement d'autres actions dans le même projet.
Les éléments que vous créez sont placés dans votre boîte de réception et sont appelés « éléments de boîte de réception ». Certains de ces éléments de boîte de réception sont tellement simples que vous pouvez les accomplir lorsqu'ils sont encore dans votre boîte de réception. Supposons par exemple que vous ayez créé un élément de boîte de réception pour vous rappeler qu'il faut remplacer l'ampoule dans votre atelier. C'est une tâche extrêmement simple que vous pouvez accomplir à n'importe quel moment.
Cet élément de boîte de réception ne doit pas nécessairement faire partie d'un projet plus large et l'ajout d'un contexte serait peut-être exagéré. Au lieu de cela, laissez-le simplement dans votre boîte de réception pour vous rappeler constamment qu'il faut changer l'ampoule de l'atelier, plus particulièrement avant de commencer à bricoler.
D'autres éléments, en revanche, doivent être clarifiés et catégorisés précisément pour disposer de toutes les informations nécessaires lorsque vous vous trouvez dans un contexte particulier ou que vous vous concentrez sur la réalisation d'un projet complexe.
La plupart des éléments de boîte de réception que vous créez deviennent des actions. Cela se produit lorsque vous décidez qu'un élément fait partie d'un objectif plus large, appelé projet, et que vous le classez avec d'autres tâches similaires (pour en savoir plus, reportez-vous aux sections Projets et Contextes).
Chaque action dispose, sur son bord droit, d'un cercle d'état permettant d'indiquer qu'elle est terminée. Lorsque vous cochez un élément pour indiquer qu'il est terminé, il est transféré de la liste des éléments disponibles dans la liste des éléments terminés et devient invisible lorsque les options d'affichage par défaut sont activées.
Lorsque vous associez un élément de boîte de réception à un projet, il devient une action que vous pouvez voir dans les perspectives Projets ou Contextes, ou dans n'importe quelle perspective à laquelle vous l'avez associé.
Pour modifier les détails d'une action, touchez-la pour ouvrir l'éditeur d'actions. Vous pouvez enrichir les informations que vous incluez dans une action en ajoutant des notes ou des pièces jointes comme des images ou des enregistrements audio. Vous trouverez des informations supplémentaires à ce sujet dans la partie Notes et pièces jointes. Vous avez également la possibilité de définir des dates d'échéance, des dates de report et des intervalles de répétition pour vos actions. Pour en savoir plus, voir Dates et heures.
Lorsque vous avez terminé une tâche, touchez son cercle d'état pour la signaler comme terminée. La tâche disparaît de l'affichage, mais pas de votre base de données. Vous pouvez modifier vos réglages d'affichage en sélectionnant Tous pour afficher les éléments terminés dans votre perspective actuelle.
Si vous avez terminé un élément par erreur, touchez Annuler pour annuler la modification (ou secouez pour annuler sur iPhone).
Remarque
Pour obtenir une liste chronologique inversée de vos éléments terminés, consultez la perspective Terminé. Si elle n'apparaît pas dans la barre latérale, glissez votre doigt vers le bas et choisissez l'affichage Toutes les perspectives dans la barre secrète.