Certains des éléments figurant dans votre boîte de réception ont une portée plus large que de simples actions. La planification de vos vacances, par exemple, constitue le genre d'élément qu'il serait préférable de décomposer en différentes parties plus faciles à gérer. C'est là qu'interviennent les projets !
Un projet est un élément constitué de plusieurs actions. Les projets sont généralement plus complexes que les actions et peuvent inclure plusieurs actions connexes.
Les projets peuvent être aussi complexes que nécessaire et il est possible de spécifier s'il s'agit de projets séquentiels ou parallèles, ou encore de regroupements d'actions uniques.
Certains projets, comme construire un ptérodactyle en papier mâché, sont constitués d'actions à effectuer les unes après les autres. Il s'agit de projets séquentiels.
Les projets séquentiels contiennent des actions qui doivent être effectuées dans un ordre particulier ; la première doit être effectuée avant de passer à la deuxième et ainsi de suite. La liste de vérification qu'un astronaute doit passer en revue durant la séquence de lancement de sa fusée constitue un autre exemple de projet séquentiel. Chaque élément de la liste dépend de l'accomplissement de l'élément précédent.
Les projets parallèles sont constitués d'actions qui peuvent être effectuées dans n'importe quel ordre, comme aller chercher des objets situés dans plusieurs endroits. Dans un projet parallèle, toutes les actions non terminées sont disponibles et la première action disponible est tout simplement la première de la liste.
Remarque
La différence entre projets parallèles et projets séquentiels est particulièrement visible lorsque les options d'affichage sont réglées sur l'affichage exclusif des actions disponibles. (Les actions au-delà de la première action disponible d'un projet séquentiel sont bloquées et, par conséquent, cachées.) Cette distinction est également présente dans d'autres réglages d'affichage, mais de manière plus subtile : le texte des titres des actions futures d'un projet séquentiel est gris plutôt que noir.
Lorsque la perspective Projets est affichée sur iPad, chaque projet est accompagné à sa gauche d'une icône indiquant le type de projet dont il s'agit. Ces icônes vous permettent de parcourir rapidement une liste de projets et d'identifier directement leurs types respectifs. Sur iPhone, touchez le nom du projet jusqu'à ce que l'éditeur apparaisse. Le type de projet est indiqué dans l'onglet Infos.
Astuce
Pour créer avec plus de souplesse des dépendances spécialement adaptées à votre projet, vous pouvez créer un groupe d'actions parallèles au sein d'un projet séquentiel ou vice versa.
Une liste d'actions uniques ne constitue pas réellement un projet au sens traditionnel du terme. Il s'agit plutôt d'une liste d'actions vaguement apparentées qui ne sont pas interdépendantes. Un projet Liste de courses constitue un bon exemple de liste d'actions uniques, car il contient une liste de produits que vous devez acheter à l'épicerie. Vous pouvez acheter ces produits et les cocher pour indiquer qu'ils sont terminés (ou achetés) à mesure que vous vous déplacez dans le magasin. L'ordre dans lequel vous vous les procurez n'est pas important – peu importe que vous achetiez certains d'entre eux aujourd'hui ou demain, il s'agit simplement de produits dont vous avez besoin.
Les listes d'actions uniques sont souvent liées à un état que vous voulez maintenir en général (chien gâté, aliments frais, intérieur bien entretenu) plutôt qu'à un état que vous souhaitez obtenir (livrer une application, prendre des vacances, trouver un nouvel appartement). Autrement dit, les listes d'actions uniques sont rarement assorties de dates d'échéance et sont rarement marquées comme terminées. S'il est vrai que les éléments d'une liste d'actions uniques peuvent être cochés, le projet lui-même est généralement permanent.
Les groupes permettent également de créer un projet à l'intérieur d'un projet – un groupe d'actions (parfois appelé sous-projet). Si vous constatez qu'une action nécessite la réalisation de plusieurs étapes, vous pouvez extraire cette action pour en faire un projet séparé. Il est néanmoins préférable de laisser cette action dans son projet actuel, puis de placer les tâches qui s'y rapportent sous celle-ci.
Par exemple, vous planifiez votre déménagement à Paris et vous vous rendez compte que vous devrez vous y rendre pour votre recherche de logement. Vous devez réserver vos billets de TGV, louer une voiture, réserver une chambre d'hôtel, fixer des rendez-vous avec les agents immobiliers afin de trouver un appartement ou le loft de vos rêves avec vue sur la tour Eiffel. Vous pouvez créer ces actions au sein du projet Déménagement à Paris, puis les transférer dans l'action Planifier un voyage de recherche de logement pour créer un groupe d'actions.
Voyons cela en détail. Voici comment ajouter un groupe d'actions à un projet dans OmniFocus pour iOS :
Touchez Projets dans la barre latérale ou l'écran d'accueil, puis ouvrez le projet à modifier.
Touchez le bouton plus dans la barre d'outils en haut à droite pour créer une nouvelle action.
Donnez au nouvel élément que vous créez un nom décrivant toutes les étapes qu'il contiendra.
Touchez le bouton Enregistrer + dans la barre d'outils.
Donnez à l'élément suivant un nom représentant la première action dans le groupe, mais touchez le bouton « Enregistrer » cette fois-ci.
Recherchez l'élément que vous venez de créer et touchez-le pour ouvrir l'éditeur.
Utilisez ensuite le bouton Déplacer dans la barre d'outils (sur iPhone, en bas du volet Infos de l'éditeur) pour intégrer l'élément dans celui que vous avez créé à l'étape 3.
Touchez le bouton Terminé en haut à droite pour voir le groupe d'actions que vous avez créé. Vous pouvez à présent utiliser le bouton plus pour créer les éléments restants qui doivent être ajoutés ; ils seront créés à l'intérieur du groupe.
Une fois que vous avez créé ce groupe d'actions, vous pouvez modifier son type en passant de Parallèle à Séquentiel, afin que la tâche suivante ne soit disponible que lorsque vous cochez la tâche précédente. Et lorsque vous avez terminé la dernière action de ce sous-projet, l'action parente peut également être cochée.
Astuce
Une autre manière de créer un groupe d'actions consiste à le créer initialement en tant que projet, à lui ajouter des actions, puis à convertir le projet en action et à déplacer l'action dans le projet correspondant.
Vous constaterez parfois que certains de vos projets sont suffisamment similaires pour être regroupés afin de pouvoir plus facilement garder un œil dessus. Ces projets peuvent avoir une chronologie et des objectifs différents, mais ils font partie d'un ensemble plus large. Pour regrouper de tels projets, vous pouvez utiliser des dossiers dans OmniFocus.
Dans la perspective Projets (touchez Projets dans la barre latérale ou l'écran d'accueil), vous pouvez créer un dossier de projets en touchant le bouton plus dans la barre d'outils et en sélectionnant Nouveau dossier dans le menu local. Pour placer un projet dans un dossier, touchez le projet (pas ses actions) pour faire apparaître les détails du projet, puis touchez le bouton Déplacer. Il suffit ensuite de sélectionner le dossier où vous souhaitez placer le projet.
Vous remarquerez également que les dossiers ont un aspect légèrement différent des projets classiques : une icône de dossier leur est associée dans votre liste de projets. Pour ouvrir un dossier et voir les fichiers qu'il contient, il vous suffit de le toucher.
Voici enfin venir la fin de votre projet. Une fois que vous êtes sûr d'avoir terminé toutes les tâches Emménagement dans la nouvelle maison, Préparer le sapin de Noël ou Écrire un roman, vous pouvez signaler le projet comme étant terminé.
Sélectionnez le projet, puis choisissez Terminé dans la section État de l'éditeur. Pour consulter un projet terminé, modifiez vos options d'affichage en sélectionnant Tous ou recherchez le projet en question à l'aide du filtre Tous.
Si vous n'êtes pas vraiment sûr de vouloir commencer (ou continuer) un projet, vous pouvez remplacer son état Actif par En attente . Lorsque vous le placez en attente, le projet et ses actions sont supprimés de la liste des projets dans la barre latérale ou l'écran d'accueil et la structure principale (si vous avez choisi l'option d'affichage des projets actifs).
Vous pouvez régler les options d'affichage de la perspective Projets sur Restants pour pouvoir réviser les projets en attente et les signaler comme actifs, abandonnés ou terminés, le cas échéant.
Astuce
Si vous ne voulez pas que les projets en attente encombrent votre liste de projets, vous pouvez laisser les options d'affichage Projets réglées sur Disponibles, mais vous devez modifier les options d'affichage Révision en les réglant sur Restants. De cette manière, tous les éléments En attente, Reportés ou Bloqués sont affichés dans la barre latérale chaque fois que vous passez tous vos projets en revue ; vous pouvez alors décider de réactiver un projet ou une action. Pour en savoir plus, consultez le chapitre Révision.
Si vous décidez de ne plus travailler sur un projet, vous pouvez l'abandonner complètement. Il disparaît alors de la liste dans la barre latérale et ses actions restent également cachées. Vous pourriez bien sûr vous contenter de supprimer le projet, mais vous ne garderiez alors aucune trace de ce projet ni des actions correspondantes. Le fait de les conserver à l'état « abandonné » vous permet de revenir en arrière et de vérifier la fréquence à laquelle vous abandonnez des projets, les actions que vous avez réalisées qu'elles soient ou non liées à des projets encore d'actualité, etc.
Pour rechercher un projet abandonné dans votre base de données, choisissez Tous dans les options d'affichage ou recherchez-le à l'aide du filtre Tous.
Remarque
Les éléments abandonnés et terminés s'accumulent avec le temps dans votre base de données. Si la charge de données vous semble excessive, OmniFocus pour Mac propose un archivage de ces éléments en fonction de paramètres temporels que vous contrôlez.