Outre les méthodes hiérarchiques d'organisation de vos actions, vous pouvez également attribuer un Contexte à chaque action, projet ou groupe. N'importe quoi peut constituer un contexte : un lieu (le magasin de bricolage ou le travail), une personne (vous, votre patron, un collègue) ou une chose (votre fidèle MacBook Pro ou une clé à molette). Les contextes indiquent l'endroit où vous devez vous trouver ou ce dont vous avez besoin pour terminer l'élément.
Supposons, par exemple, que vous soyez en train d'effectuer les derniers réglages de la fusée que vous avez fabriquée dans le jardin, mais que vous ne puissiez pas continuer faute de clé spécifique. Et pour couronner le tout, l'ampoule de votre atelier a grillé lorsque vous cherchiez cette fameuse clé. Vous avez ajouté la clé en tant qu'action dans votre projet Coloniser mars et vous venez d'ajouter l'ampoule dans votre projet Courses domestiques. Mais comment faire pour ne pas oublier ces actions la prochaine fois que vous irez au magasin de bricolage ? Réponse : bien qu'ils fassent partie de projets différents, vous pouvez associer ces éléments à un Contexte.
Remarque
Par défaut, si vous n'attribuez qu'un contexte à un élément de boîte de réception, celui-ci reste dans la boîte de réception avec les autres tâches jusqu'à ce qu'il soit affecté à un projet.
Vous pouvez créer des contextes de deux manières :
À partir de la perspective Contextes :
Touchez Contextes dans la barre latérale ou l'écran d'accueil, puis touchez le bouton Nouveau contexte dans la barre d'outils. L'éditeur de contextes apparaît. Il vous permet d'attribuer un nom à votre nouveau contexte, de définir son état (Actif, En attente ou Abandonné) et de choisir l'endroit (consultez Rappels de localisation ci-dessous) où cette tâche ultra-importante doit être effectuée.
Lorsque vous modifiez un élément :
Lorsque vous modifiez un élément de boîte de réception ou une action dans l'un de vos projets, vous pouvez lui attribuer un contexte : choisissez-en un ou créez-en un en saisissant un nom unique dans la zone de texte. Une fois que vous avez saisi le nom de ce nouveau contexte, n'oubliez pas de toucher Créer (nom du contexte) en dessous de la zone de texte afin d'ajouter ce contexte à la liste.
Remarque
Le fait de modifier l'état d'un contexte en sélectionnant En attente signale les éléments affectés au contexte comme étant également En attente, ce qui a pour effet de les supprimer de l'affichage Disponibles. Si un élément disparaît mystérieusement après que vous ayez signalé son contexte comme étant En attente, vérifiez vos réglages d'affichage ! Il se peut qu'il soit simplement masqué.
Comme vous pouvez le constater, les contextes vous donnent un niveau de contrôle considérable sur les informations que vous pouvez ajouter aux actions, aux éléments de boîte de réception et aux projets. OmniFocus contient un ensemble de contextes prédéfinis dont vous aurez sûrement besoin, et les nouveaux contextes que vous créez apparaissent à la fin de la liste. Mais comment faire si vous n'avez pas besoin de certains contextes prédéfinis ou que vous voulez placer vos nouveaux contextes en haut de la liste ? C'est précisément ce que nous allons vous montrer.
L'écran des contextes présente une liste de contextes dotés de points de résumé qui indiquent en un clin d'œil l'état des actions et des projets qu'ils contiennent. Lorsque vous vous mettez au travail, cet écran se révèle très pratique, car il ne montre que les éléments pertinents dans un contexte précis. Les actions sans contexte apparaissent en haut de l'écran dans un groupe intitulé « Sans contexte ».
Pour supprimer ou déplacer des contextes, touchez Modifier dans la barre d'outils ( dans la barre latérale sur iPad). À gauche des contextes se trouve un commutateur de suppression et à droite, une poignée de réorganisation . Si vous touchez le commutateur de suppression, aucun élément n'est supprimé directement. Un bouton Supprimer apparaît à droite, à la place de la poignée de réorganisation. Touchez Supprimer pour supprimer le contexte de la liste.
Pour modifier l'ordre des contextes dans la barre latérale, il vous suffit de toucher la poignée de réorganisation en gardant le doigt dessus et de faire glisser le contexte vers le haut ou le bas dans la liste. Lorsque vous déplacez un contexte, tous les autres contextes s'écartent pour vous permettre de déposer le contexte là où vous le souhaitez.
Une fois que vous avez terminé d'apporter des modifications à votre liste de contextes, touchez Terminé dans le coin supérieur droit de la barre latérale afin d'enregistrer vos modifications.
Par défaut, les actions figurant dans des listes de contextes apparaissent dans l'ordre où elles sont listées dans leurs projets. Touchez Options d'affichage pour effectuer un tri en fonction des éléments signalés d'un drapeau et des dates d'échéance. Les éléments signalés d'un drapeau apparaissent alors en premier, suivis des éléments par date d'échéance, de la plus proche à la plus lointaine.
Remarque
Les éléments copiés ne peuvent pas être directement collés dans des contextes. Pour ajouter un contexte à un élément copié, collez-le d'abord dans une perspective qui utilise la hiérarchie du projet (par exemple, la perspective Boîte de réception ou Projets), puis touchez-le pour modifier ses détails.
Par défaut, les contextes que vous créez sont ajoutés au niveau supérieur de la liste de contextes. Toutefois, si vous touchez Déplacer lorsqu'un contexte est affiché, vous pouvez créer des contextes imbriqués.
Remarque
Le bouton Déplacer n'apparaît dans l'éditeur qu'une fois le contexte créé. Par conséquent, pour imbriquer un nouveau contexte dans un autre, vous devez retourner dans la liste de contextes après l'avoir créé et le sélectionner dans cette liste pour ouvrir l'éditeur avec un affichage actualisé.
Par exemple, si des personnes importantes sont associées à des lieux importants, vous pouvez leur affecter des contextes indépendamment ou les regrouper en fonction de leur localisation commune. Ainsi, si vous disposez d'un contexte Travail, vous pouvez placer votre supérieur, vos collègues et même vos outils de travail, comme un ordinateur ou une table à dessin, dans ce contexte pour que tous les éléments soient organisés de manière claire.
Il n'y a pas de limite au nombre de niveaux d'imbrication de contextes ; cela signifie que vous pouvez attribuer à vos actions de nombreux détails concernant le lieu ou les moyens nécessaires pour effectuer une tâche.
Si vous êtes en déplacement avec votre appareil, les rappels de localisation basés sur le contexte peuvent s'avérer utiles pour être averti lorsque vous vous trouvez au bon endroit pour effectuer une action.
Remarque
La technologie qui permet de recevoir des rappels de localisation sur iOS n'est pas tout à fait au point ; il n'est pas certain que ces rappels se déclenchent chaque fois que vous entrez dans une zone spécifiée. (Ces alertes de localisation utilisent un système de localisation à faible consommation d'énergie, moins précis et parfois moins fiable que les services GPS plus gourmands en énergie disponibles sous iOS ; la précision est toutefois meilleure lorsqu'un réseau de téléphonie mobile et un GPS sont tous deux disponibles.)
La plage de distances pour laquelle vous êtes susceptible de recevoir une alerte est assez large. Si vous quittez une zone, puis que vous y retournez dans un court laps de temps, il se peut que la deuxième alerte ne se déclenche pas. De plus, si vous traversez une zone rapidement (comme lorsque vous conduisez sur l'autoroute), il est probable que vous ne receviez aucune alerte. Il est donc préférable pour le moment d'utiliser cette fonctionnalité comme outil supplémentaire susceptible de vous aider, mais pas comme une partie fondamentale du système auquel vous vous fiez.
Avant de pouvoir utiliser des rappels de localisation, vous devez d'abord les activer dans les réglages d'OmniFocus. Touchez Réglages dans la barre secrète pour ouvrir les réglages. Sous Notifications, touchez Sons, alertes et badges, puis touchez le commutateur sous Rappels de localisation pour vous assurer que l'option Afficher les alertes est activée.
Une fois les notifications activées, vous pouvez définir des localisations pour les contextes que vous utilisez dans OmniFocus.
Remarque
Si vous n'activez pas les notifications dans les réglages OmniFocus, vous ne pourrez pas attribuer une notification à un contexte.
Vous devez également vous assurer qu'OmniFocus est autorisé à recevoir des alertes sur votre appareil. Cette question vous a été posée lorsque vous avez lancé l'application la première fois. Si vous aviez alors refusé, ouvrez l'application Réglages iOS et choisissez Notifications pour vous assurer que les alertes sont activées (sélectionnez OmniFocus dans la liste d'applications à droite).
Si vous suivez ces instructions et que les notifications n'apparaissent toujours pas, il est possible que les alertes basées sur la localisation soient globalement désactivées sur votre appareil. Pour le savoir, suivez ces étapes :
L'étape suivante consiste à attribuer des localisations à vos contextes. Cela vous permet d'atteindre encore plus facilement vos objectifs lorsque vous faites des courses à l'extérieur ou de vous rappeler l'endroit où il reste quelque chose à faire. Lorsque les alertes de localisation sont activées, OmniFocus vous avertit dès que vous êtes à proximité d'un lieu où une action doit être effectuée et affiche cette action afin que vous puissiez la cocher sur votre liste.
Pour configurer des infos de localisation dans un contexte :
Dans la liste des contextes, touchez un contexte (et touchez à nouveau son titre en gras pour le modifier), puis touchez Localisation. « Aucune » est la valeur par défaut. Touchez ce réglage pour indiquer un lieu.
Ici utilise la triangulation Wi-Fi ou cellulaire pour vous localiser. Aucune méthode n'est exacte à 100 %, mais elles peuvent néanmoins indiquer votre localisation assez précisément.
N'importe où indique que le contexte est toujours disponible, où que vous vous trouviez. Il ne s'agit pas vraiment d'une localisation : cela signifie juste que les contextes avec cette localisation sont des choses que vous pouvez faire n'importe où, comme jouer du banjo (même s'il vaut mieux ne pas le faire le matin dans le bus en allant au travail).
Rechercher vous permet de saisir un mot clé à rechercher. Cette option est particulièrement pratique, par exemple, lorsque vous devez acheter quelque chose au magasin de bricolage et que vous ne savez pas où se trouve le magasin de bricolage le plus proche. Vous pouvez taper « bricolage », puis toucher Rechercher sur le clavier pour rechercher le magasin le plus proche. Vous pouvez attribuer au contexte une localisation exacte (apparaissant comme résultat de la recherche) ou bien utiliser la recherche elle-même.
Adresse vous permet de saisir une adresse spécifique (si vous en connaissez une).
Contact vous permet de choisir l'adresse d'une personne ou d'un lieu que vous avez ajouté à vos contacts. Si c'est la première fois que vous définissez une localisation à partir de l'application Contacts, une alerte s'affiche et vous demande d'autoriser OmniFocus à accéder à vos contacts.
Repère vous permet de toucher et de garder le doigt sur la carte pour ajouter une punaise à l'emplacement de votre choix.
Remarque
Si vous avez configuré des localisations de contexte sur votre appareil et que vous passez à OmniFocus sur votre Mac, les données de localisation du contexte n'apparaissent pas ; mais rassurez-vous, elles sont préservées lorsque vous synchronisez vos données OmniFocus entre les deux appareils.
Une fois que vous avez défini une localisation, vous pouvez configurer une notification et indiquer également une alerte de distance pour le contexte.
La zone de dialogue Notification s'affiche sous la localisation que vous avez choisie dans l'écran d'édition. Vous pouvez choisir d'être averti soit lorsque vous arrivez à l'endroit spécifié, soit lorsque vous le quittez.
Une fois que vous avez défini votre option de notification, vous pouvez choisir une distance. Les trois options de distance sont très approximatives. Le petit point fait environ 200 mètres ; il couvre environ un pâté de maisons et s'avère utile lorsque vous rentrez chez vous ou que vous quittez votre bureau, par exemple. Le cercle de taille moyenne fait environ 500 mètres ; il couvre une zone grande comme un petit quartier ou un parc et s'avère utile pour savoir que vous vous trouvez à quelques rues d'un magasin particulier. Le grand cercle fait environ 10 km ; il est utile, par exemple, pour une ville où vous vous rendez occasionnellement. Rappelez-vous néanmoins que la distance réelle à laquelle vous recevez une notification peut être quelque peu différente de ces approximations.
Les contextes associés à des recherches de localisation ne génèrent pas de notifications. Toutefois, le fait de choisir Proches dans la barre latérale ou l'écran d'accueil permet d'afficher les résultats de vos recherches à proximité de votre localisation actuelle. Cela s'avère utile lorsque la manière la plus pratique d'effectuer une tâche peut dépendre de votre localisation et de l'heure.
Cependant, si vous avez défini une localisation éloignée, vous pouvez pincer la carte jusqu'à ce qu'une punaise de localisation rouge apparaisse. Touchez-la pour afficher les tâches disponibles associées à ce contexte. Touchez Infos dans la fenêtre popover pour afficher et modifier directement le contexte et ses tâches associées ou touchez Obtenir des indications pour savoir comment accéder à la localisation depuis le lieu où vous vous trouvez.
Lorsque vous touchez Obtenir des indications, l'application Cartes s'affiche en premier plan et indique le trajet entre votre localisation actuelle et la destination. Pour revenir dans OmniFocus, touchez deux fois le bouton Accueil de votre appareil, puis choisissez OmniFocus dans le sélecteur d'applications.