Les notes constituent un excellent moyen d'enrichir les actions et les projets sur lesquels vous travaillez. Plutôt que d'encombrer le titre d'une action avec une liste d'instructions pour l'exécuter, essayez de placer ces instructions dans le champ de note ; comme le texte des notes est complètement disponible pour les recherches, vous ne risquez pas de perdre des détails importants dans des champs cachés.
Pour ajouter une note à une action ou un projet, touchez l'élément voulu et choisissez l'onglet Note dans l'éditeur.
Si vous pensez qu'une image vaut mieux que de longs commentaires, pourquoi ne pas essayer d'ajouter une pièce jointe ! Vous pouvez ajouter des fichiers image et audio à des actions ou des projets sous forme de pièces jointes dans l'onglet Pièce jointe de l'éditeur de projets ou d'actions.
Vous pouvez inclure des images dans un projet ou une action en touchant le bouton appareil photo. Vous avez alors la possibilité de prendre un cliché ou de choisir une image dans vos albums photo. Touchez le bouton microphone pour ajouter une pièce jointe audio. La barre segmentée affiche le niveau de volume du flux audio en cours d'enregistrement.
Vous pouvez afficher (ou écouter) les pièces jointes en touchant la vignette associée à l'extrait audio ou à l'image. Pour supprimer une pièce jointe, sélectionnez-la et touchez Supprimer.
Avertissement
Les pièces jointes volumineuses ralentissent considérablement le temps de synchronisation, notamment si vous êtes sur un réseau lent ou un réseau de téléphonie mobile (ce qui peut aussi s'avérer très coûteux !).
Lorsque vous ajoutez des pièces jointes dans OmniFocus pour Mac, vous disposez de deux moyens pour vous assurer que ces pièces jointes sont bien transférées sur votre iPad ou votre iPhone (ou sur d'autres Mac où OmniFocus est installé). L'important ici est d'intégrer les pièces jointes, car l'utilisation d'un simple lien ne fonctionnerait pas. En raison des formats de fichier pris en charge par iOS, les pièces jointes ajoutées dans OmniFocus pour Mac ne sont pas toutes visibles dans OmniFocus pour iOS ou iPhone.
Remarque
L'utilisation de liens vers des pièces jointes ne fonctionne pas, car les liens du système de fichiers OS X ne sont rien d'autres que ça, à savoir des liens qui renvoient à des fichiers sur ce système. Lorsque vous synchronisez OmniFocus pour Mac, les liens vers ce système de fichiers ne fonctionnent plus, car le système de fichiers iOS est différent de celui de votre Mac.
En revanche, lorsque vous intégrez une pièce jointe et que vous synchronisez OmniFocus, ce fichier est copié dans la base de données OmniFocus et stocké sur le serveur de synchronisation où chaque plateforme pourra le récupérer facilement.
Avertissement
Bien que vous puissiez synchroniser pratiquement tout de votre Mac vers votre appareil iOS en tant que pièce jointe OmniFocus, il est préférable de ne synchroniser que ce dont vous avez vraiment besoin. En sélectionnant uniquement les pièces jointes dont la synchronisation est réellement nécessaire et en éliminant les autres, vous réduirez le temps de synchronisation et le coût de la bande passante et vous améliorerez aussi les performances générales de l'application.
Si OmniFocus est ouvert sur votre Mac, sélectionnez un élément auquel vous souhaitez ajouter une pièce jointe, puis choisissez Édition ▸ Joindre le fichier dans la barre de menus. Dans la fenêtre d'ouverture de fichiers qui apparaît, sélectionnez le fichier à ajouter en pièce jointe, puis veillez à cocher la case d'option Intégrer le fichier au document avant de cliquer sur Sélectionner.
Remarque
L'option Intégrer le fichier au document est sélectionnée par défaut. Cela signifie que la synchronisation de vos pièces jointes est activée par défaut ; si vous préférez ne pas synchroniser vos pièces jointes (pour économiser votre bande passante ou ne pas encombrer votre base de données, par exemple), sélectionnez plutôt Créer un lien vers le fichier.
Pour ajouter un fichier joint depuis le Finder (icône de smiley bleue complètement à gauche du Dock sur votre Mac), vous devez faire glisser le fichier en maintenant la touche Option enfoncée depuis le Finder et le déposer dans le champ de note de votre élément dans OmniFocus. Assurez-vous que le champ de note est ouvert et sélectionné, placez la fenêtre du Finder à côté de la fenêtre OmniFocus, puis sélectionnez le fichier à insérer en pièce jointe en cliquant dessus. Maintenez la touche Option enfoncée tout en appuyant sur le bouton de la souris. Vous remarquerez que lorsque vous appuyez sur la touche Option, le pointeur se transforme en cercle vert avec un signe plus à l'intérieur. C'est exactement ce que nous voulons ! Glissez-déposez à présent le fichier sur votre élément OmniFocus, puis relâchez le bouton de la souris pour joindre le fichier.
Une fois que vous avez joint le fichier dans OmniFocus sur votre Mac, veillez à cliquer sur « Synch. » dans la barre d'outils. Ensuite, lorsque vous passez à OmniFocus pour iOS ou iPhone, touchez la commande de synchronisation pour transférer les pièces jointes sur votre appareil.
Remarque
Votre Mac prend en charge toutes sortes de types de fichiers différents, principalement en raison de la grande diversité d'applications exécutables sous OS X. iOS, en revanche, ne prend pas autant de types de fichiers en charge par défaut. En règle générale, si vous possédez des versions compatibles d'une application sur votre Mac et votre appareil iOS, vous devriez pouvoir ouvrir ces pièces jointes dans OmniFocus sur les deux plateformes.