Lorsque des tâches doivent être effectuées avant une date butoir, OmniFocus peut vous aider à intégrer des actions et des projets dans votre activité quotidienne.
Les éléments que vous rassemblez dans OmniFocus sont délibérément différents des événements ou des éléments d'agenda que vous insérez dans un calendrier. D'une manière générale, un calendrier sert à gérer des éléments qui ont lieu à une heure précise : il est préférable de noter vos réunions, vos rendez-vous chez le dentiste ou vos réservations de restaurant dans votre calendrier, car vous ne pouvez pas agir sur ces événements avant l'heure prévue.
Les actions et les projets peuvent avoir des dates d'échéance et des « dates de report jusqu'à » avec une contrainte temporelle moins spécifique que les éléments de votre calendrier. La date Reporter jusqu'à est la date à laquelle vous pouvez agir sur une action ou un projet. L'élément correspondant reste grisé jusqu'à cette date. La date d'échéance est la date à laquelle une action ou un projet doit être terminé.
Par exemple, pour avancer sur votre projet Coloniser Mars, vous devez savoir quand Mars se trouve en opposition afin de programmer une date pendant la fenêtre de lancement. Une recherche rapide sur Internet révèle que la prochaine fenêtre aura lieu de janvier 2016 à avril 2016 ; vous décidez donc de lancer votre mission le 6 janvier pour célébrer votre anniversaire. Pour ne pas l'oublier, vous créez une action « Fenêtre de lancement » avec une date de report fixée au 1er janvier 2016 et une date d'échéance le 30 avril 2016.
Tant que vous y êtes, vous créez aussi une action « Lancement de la fusée » dont la date de report est fixée au 6 janvier 2016 et la date d'échéance au 30 avril 2016. Mais pourquoi ne pas définir simplement une date d'échéance pour cette action ? Parce que les conditions météo peuvent être mauvaises ce jour-là ou qu'il peut se produire un problème mécanique qui retarderait le lancement. Quoi qu'il en soit, il s'agit du jour où vous souhaitez lancer la fusée et si ce jour passe, OmniFocus affichera des rappels jusqu'à ce que la date d'échéance soit passée ou que vous soyez parti explorer la planète rouge.
Les actions dont la date de report n'est pas encore arrivée ne sont pas considérées comme disponibles et n'encombrent pas votre vue tant que vous ne travaillez pas dessus. Pour afficher toutes les actions de votre projet Coloniser Mars, choisissez Restants dans les options d'affichage (Tous inclut les éléments terminés et les éléments abandonnés). Les actions dont la date de report est à venir sont grisées. Le jour de la date de report, le texte de l'action est affiché en noir pour vous indiquer que l'action est disponible et que le temps est désormais compté.
Lorsque les dates d'échéance des projets et des actions approchent, OmniFocus considère que leur échéance est proche en les affichant en orange (plutôt qu'en noir) et en les ajoutant à la perspective À venir. Par défaut, les actions arrivent à échéance proche deux jours avant la date d'échéance fixée. Pour modifier cette valeur, allez à Réglages et choisissez une autre valeur pour Échéance proche
Vous pouvez entrer des dates de report et des dates d'échéance en touchant un élément dans la structure principale.
Les actions arrivées à échéance apparaissent en rouge. Vous savez ainsi que cette tâche doit être effectuée ou que sa date d'échéance doit être reprogrammée. Dans le cas de la mission sur Mars, si vous ratez la fenêtre de lancement, vous devrez attendre encore 24 mois pour avoir une autre occasion.
Astuce
Si vous voulez supprimer de vos préoccupations actuelles une tâche sur laquelle vous souhaitez toutefois revenir à une date indéterminée, reportez-la à Plus tard. OmniFocus choisira une date de report aléatoire située au cours des prochaines semaines et rendra la tâche disponible à ce moment-là. Vous pouvez aussi toucher la date plusieurs fois de suite pour la reporter de quelques semaines supplémentaires.
Certaines tâches doivent être effectuées à intervalles réguliers. Au lieu de créer une action chaque fois que vous devez sortir les poubelles, vous pouvez configurer cette tâche de sorte qu'un rappel vous soit présenté tous les jeudis soir pour ne pas oublier de sortir les déchets recyclables qui seront collectés le vendredi matin.
Une action répétitive peut se reproduire régulièrement, à quelques heures, jours, semaines ou mois d'intervalle à partir de sa première programmation, ou être reprogrammée afin de commencer (ou d'arriver à nouveau à échéance) au bout d'un certains temps après que vous l'ayez signalée comme terminée.
Pour définir un élément répétitif :
Sélectionnez l'élément à répéter.
Touchez Répéter et choisissez un type de répétition.
Répéter régulièrement : après avoir commencé à la date d'échéance initiale, l'élément est répété à nouveau au terme de chaque intervalle de répétition, comme un métronome. Cela s'avère utile pour répéter des actions liées à une date fixe du calendrier, comme le paiement du loyer. Ce type de répétition est adapté aux usages les plus courants.
Reporter à nouv. après réalisation : une fois terminé, l'élément est reporté à une autre instance de l'intervalle de répétition. Cette option permet de créer des éléments répétitifs qui ne peuvent être envisagés qu'après un certain laps de temps, dans des situations où votre programmation doit être souple, car elle est soumise à des contraintes externes. Si votre assurance couvre une visite chez le dentiste tous les six mois, par exemple, il peut s'avérer utile de prendre rendez-vous plus tard dans l'année en fonction de la date de votre visite précédente.
Nouv. échéance après réalisation : une fois terminé, l'élément arrive à nouveau à échéance lorsque l'intervalle de répétition s'est écoulé. Cette option est particulièrement adaptée aux éléments comportant des contraintes internes liées au temps nécessaire pour les accomplir. Faire remplir par le pharmacien un flacon de 30 doses de médicament tous les 30 jours constitue un bon exemple de ce type de répétition.
Saisissez une fréquence de répétition. Il peut s'agir d'un nombre quelconque de minutes, d'heures, de jours ou de mois.
Pour programmer une action survenant certains jours de la semaine, saisissez un intervalle de type « Récurrence chaque » exprimé par incréments hebdomadaires, puis sélectionnez les jours durant lesquels vous souhaitez répéter l'élément au moyen des boutons ci-dessous.
Par exemple :
Reporter au mardi 17 h 00 ; échéance mardi 22 h 00 ; répéter toutes les semaines : sortir la poubelle. Cette tâche se répète à échéance fixe, car il faut la réaliser à la même heure chaque semaine, indépendamment du moment où elle a été réalisée la dernière fois.
Reporter à aujourd'hui 12 h 00 ; échéance aujourd'hui 18 h 00 ; reporter de 5 jours : nettoyer la cuisine. Cette tâche est reportée à partir de la date d'accomplissement, car la prochaine fois qu'il faut la réaliser dépend de la dernière fois où vous l'avez accomplie.
Reporter à 16 h 00 ; échéance mardi 18 h 00 ; répéter toutes les semaines le lundi, le mardi et le jeudi : conduire Sarah à l'entraînement de foot. Cette tâche, qui se répète certain jours de la semaine, est disponible en fin de journée, afin que vous ne soyez pas distrait avant d'avoir besoin du rappel.
Reporter à aujourd'hui 7 h 00 ; échéance aujourd'hui 19 h 00 ; nouvelle échéance dans 10 jours : arroser le cactus. Cette plante risque de se noyer si vous l'arrosez trop souvent ; l'utilisation de l'option Nouvelle échéance permet de vous assurer que cela ne risque pas d'arriver même si vous oubliez de l'accomplir (l'option Récurrence chaque, en revanche, vous inciterait à la répéter plus tôt que nécessaire).
Lorsque vous signalez un élément répétitif comme terminé, son occurrence suivante est créée avec des dates de report et d'échéance reportées conformément à la fréquence de répétition indiquée. Si vous souhaitez qu'un élément ne se répète plus, il vous suffit de choisir Aucun comme type de répétition.
Avertissement
Si vous avez réglé un projet ou un groupe d'actions sur Répéter, le fait de signaler des éléments individuels de ce groupe comme éléments répétés à intervalles différents du parent peut engendrer une grande confusion. Il est préférable de vous assurer qu'un seul réglage de répétition est appliqué à chaque élément devant être répété.