OmniFocus pour iOS est extrêmement utile en tant qu'application autonome sur iPhone et iPad et lorsqu'il est utilisé avec OmniFocus pour Mac, mais sa puissance ne s'arrête pas là. Utilisé avec d'autres applications et fonctionnalités de votre appareil, OmniFocus peut encore se révéler plus performant.
Mail Drop est une fonction d'Omni Sync Server qui vous permet d'envoyer des messages électroniques directement dans votre boîte de réception OmniFocus. Vous pouvez créer plusieurs adresses de réception privées, afin de donner à vos amis, vos parents, vos collègues ou vos camarades de classe la possibilité de créer des actions qui atterrissent directement dans votre boîte de réception OmniFocus. Et pour couronner le tout, vous pouvez annuler ces adresses à tout moment.
Voici quelques-unes des possibilités d'utilisation de Mail Drop :
Transfert de messages contenant des actions depuis votre PC au travail.
Traitement des messages électroniques sur votre iPhone ou votre iPad.
Utilisation d'expressions du type si A, alors B pour automatiser toutes sortes de choses sur Internet.
Autoriser un collaborateur à déléguer des actions directement dans votre système OmniFocus.
Si vous utilisez déjà Omni Sync Server pour synchroniser OmniFocus, vous pouvez vous connecter à l'interface Web du serveur de synchronisation pour créer votre première adresse Mail Drop. Une fois connecté, il vous suffit de toucher ou de cliquer sur le bouton Create Address (Créer une adresse) pour générer automatiquement l'adresse électronique (combinaison de votre nom de compte et d'une chaîne aléatoire de caractères, par exemple).
Si vous ne possédez pas encore de compte Sync Server, inscrivez-vous ici. Le processus de création de compte comprend des instructions de configuration d'OmniFocus en vue d'utiliser votre nouveau compte (c'est aussi simple que d'appuyer ou de cliquer sur un lien dans un message électronique).
Lorsque vous envoyez un message électronique à Mail Drop, la ligne d'objet de ce message est utilisée comme nom du nouvel élément de boîte de réception. Le corps du message devient la note qui peut contenir du texte, des pièces jointes (telles que des images ou des fichiers) et du code HTML simple (tout formatage plus complexe est supprimé).
Remarque
Pour que Mail Drop fonctionne, vous devez synchroniser votre base de données OmniFocus avec le même compte Omni Sync Server que vous avez utilisé pour configurer Mail Drop.
Si vous utilisez OmniFocus sur un appareil doté de Siri et que vous souhaitez garder une trace des rappels que vous créez via Siri, il vous suffit d'effectuer quelques réglages sur l'appareil pour pouvoir ajouter des éléments vocaux à votre boîte de réception en un rien de temps.
Pour configurer OmniFocus afin qu'il capture les rappels de Siri :
Touchez Réglages dans la barre secrète.
Dans la section Capture, touchez Rappels.
Avertissement
Vous ne devez configurer la capture de rappels que sur un seul appareil iOS. Si vous utilisez iCloud pour synchroniser des rappels sur vos appareils et que vous possédez OmniFocus sur un iPad et un iPhone, vous pourriez vous retrouver avec des doublons dans votre boîte de réception.
Pour enregistrer un nouvel élément de boîte de réception avec Siri, dites ces phrases :
Siri, penser à... enregistre une tâche dans la liste de rappels par défaut du système. OmniFocus la récupère dans cette liste s'il s'agit de celle que vous avez choisie.
Siri, me rappeler de... enregistre une tâche dans la liste par défaut et Siri vous demande une date d'échéance.
Siri, me rappeler lorsque j'arrive à (ou je quitte)... enregistre une tâche dans la liste par défaut en y associant la localisation d'un contact. Si vous choisissez une localisation spécifique, assurez-vous qu'elle correspond à la localisation d'un contexte d'OmniFocus.
Remarque
Utilisez la distance du petit point (200 mètres) afin qu'OmniFocus capture des actions transcrites par Siri associées à cette localisation.
Remplacez OmniFocus par le nom de la liste que vous préférez !
Pour conserver vos données en sécurité, certains éléments de Rappels ne seront pas récupérés par OmniFocus. (La fonction Rappels conserve la propriété de ces données et elles ne sont pas perdues.) Il s'agit d'éléments dont les données sont hors de portée d'OmniFocus, comme les localisations de contacts situées en dehors des rayons de contexte de petite taille que vous avez définis dans OmniFocus.
C'est pour cela que les aspects de la capture liés à la localisation sont plus efficaces si vous personnalisez les localisations de vos contextes OmniFocus de sorte qu'elles soient aussi proches que possible des contacts de vos rappels basés sur la localisation.
La date d'échéance d'une tâche approche ! En alliant les performances d'OmniFocus et du Calendrier sur votre appareil, vous pouvez configurer des rappels qui vous avertiront automatiquement des dates arrivant à échéance.
Remarque
L'association d'OmniFocus et du Calendrier est un processus de configuration assez complexe. Comme iOS prend désormais en charge les notifications en fonction du temps d'OmniFocus, cela n'est utile que dans quelques cas : si vous souhaitez recevoir une alerte avant qu'un élément n'arrive à échéance ou si vous voulez disposer d'une alerte sur un appareil capable de s'abonner à votre calendrier, mais sur lequel OmniFocus n'est pas installé.
Si vous décidez de configurer une exportation de calendrier, il est recommandé d'activer d'abord la synchronisation via Omni Sync Server ou un autre serveur WebDAV (reportez-vous à la section Synchronisation au début de ce manuel pour obtenir des instructions).
Une fois la synchronisation activée, touchez Réglages dans la barre secrète, puis Alarmes de calendrier. Vous aurez alors la possibilité de consulter des informations de sécurité importantes sur le lien vers l'application Calendrier avant de continuer. Si vous stockez des données potentiellement sensibles dans votre base de données OmniFocus, nous vous recommandons de lire ces informations.
Lorsque vous êtes prêt, activez les Alarmes de calendrier. Vous disposez de plusieurs options pour déterminer à quel moment vous souhaitez recevoir un rappel de vos tâches à venir. Choisissez celle qui vous convient le mieux, puis touchez Synchroniser.
Comme vous configurez le lien vers l'application Calendrier pour la première fois, vous devez saisir vos informations de connexion en touchant le bouton S'abonner dans Calendrier, qui apparaît à la place de Synchroniser.
Une fois que vous avez autorisé l'abonnement au nouveau calendrier, des rappels de date d'échéance apparaissent dans Calendrier pour toutes les actions à venir et tous les projets que vous avez programmés.
Avertissement
Lorsque vous choisissez un emplacement pour stocker un calendrier auquel vous êtes abonné, il se peut qu'iCloud vous soit présenté comme emplacement disponible (il s'agit de l'emplacement par défaut dans l'application Calendrier, par exemple). Le stockage sur iCloud d'un calendrier synchronisé avec votre base de données OmniFocus peut entraîner l'affichage répété et énervant de nombreuses invites de mot de passe ; nous vous conseillons dès lors de stocker le calendrier localement sur l'appareil destiné à recevoir les alertes.
Si vous avez choisi de recevoir des notifications Push du Calendrier sur votre appareil, celles-ci s'afficheront également à l'échéance de vos tâches. Pour vérifier vos réglages de Calendrier, ouvrez l'application Réglages iOS, touchez Notifications, puis recherchez Calendrier dans la section Inclure. Sélectionnez le nombre d'éléments à afficher dans le Centre de notifications et réglez vos alertes d'événements à venir (les autres réglages d'alertes de Calendrier n'ont pas d'incidence sur les alertes OmniFocus qui s'affichent).
Glissez votre doigt depuis le haut de l'écran n'importe où sur votre appareil pour savoir ce qui est prévu aujourd'hui : des widgets par défaut sont présentés par iOS sous la forme d'un ensemble de données organisé, pertinent pour la localisation et l'heure actuelles.
Ces données peuvent inclure des entrées de Calendrier ou un ou plusieurs rappels, par exemple. Vous remarquerez aussi en bas de l'écran le bouton Modifier. Touchez-le pour accéder à l'écran d'édition où vous pouvez ajouter des widgets personnalisés à votre écran Aujourd'hui, notamment OmniFocus !
Touchez l'icône plus (+) verte en regard d'OmniFocus pour l'ajouter à la liste des extensions affichées dans l'écran Aujourd'hui. Utilisez les poignées de réorganisation situées à droite pour modifier l'ordre, puis touchez Terminé. Les éléments OmniFocus arrivant à échéance aujourd'hui apparaissent à présent aux côtés des événements d'actualité d'autres applications et vous pouvez vérifier leur statut depuis n'importe quel emplacement sur votre appareil.
L'écran Aujourd'hui affiche une liste très pratique contenant les éléments arrivant à échéance aujourd'hui et les éléments terminés signalés par des cercles d'état ; vous pouvez cocher tous ces éléments selon vos besoins. Avec OmniFocus Pro, vous pouvez afficher une perspective personnalisée complètement différente que vous choisissez dans les Réglages OmniFocus.
Sélectionnez Afficher une perspective personnalisée pour afficher une liste des perspectives personnalisées disponibles (pour en savoir plus, consultez Configuration de perspectives personnalisées).
iOS 8 vous permet désormais d'interagir avec les notifications d'OmniFocus, indépendamment du lieu où vous vous trouvez et de ce que vous faites sur votre appareil. Les versions précédentes affichaient uniquement des notifications, alors que celles que vous voyez aujourd'hui sont des éléments interactifs.
Remarque
Pour tirer parti des notifications interactives, vous devez configurer les notifications OmniFocus en tant qu'alertes. Sélectionnez Notifications > OmniFocus dans l'application Réglages iOS pour vous assurer que le style d'alerte est réglé sur Alertes ou Bannières.
Lorsqu'un élément OmniFocus est associé à une bannière ou une alerte, vous disposez de plusieurs options. Pour les notifications de style d'alerte, les options sont les suivantes :
Ouvrir
Ouvrez OmniFocus directement sur l'élément en question pour effectuer les actions requises.
Terminé
Signalez l'élément comme terminé, ce qui a pour effet de le cocher dans votre base de données OmniFocus. Terminé !
Remarque
Si vous recevez plusieurs notifications à la fois d'OmniFocus, l'option vous permettant de les terminer ne sera pas disponible (pour vous éviter de terminer des éléments auxquels vous n'avez pas accès !). Vous pouvez toujours rappeler plus tard le groupe d'actions pour recevoir une nouvelle notification ultérieurement.
Rappeler plus tard
Cette option reporte l'examen de l'élément de 15 minutes supplémentaires. Elle ne modifie pas la date d'échéance ni la date de report, mais rappelle simplement à votre appareil de vous envoyer un nouveau rappel plus tard.
Fermer
Ferme l'alerte une fois pour toutes.
Lorsqu'une notification de style bannière apparaît, balayez-la vers le bas pour afficher les options Terminer et Rappeler plus tard.
Astuce
Vous pouvez aussi visiter le Centre de notifications pour interagir avec les notifications d'OmniFocus. Balayez un élément de droite à gauche pour le rappeler plus tard, le terminer ou le fermer.
Lorsque vous utilisez une autre application sur votre appareil et que vous voulez ajouter un élément dans OmniFocus, qu'il s'agisse d'une page Web dans Safari, d'une image dans Photos, d'un texte ou d'un fichier audio provenant d'une autre application prenant en charge le partage, il vous suffit de toucher Partager et de choisir OmniFocus dans la liste des applications (si OmniFocus n'apparaît pas, balayez de droite à gauche et touchez Autre pour l'ajouter).
Cette fonction vous présente un formulaire de « saisie rapide » simple pour créer un nouvel élément avec des champs pour le titre, les notes, le projet et le contexte. Ces champs contiennent des informations correspondant aux données que vous partagez dans OmniFocus (URL de site Web dans le champ Notes et champ Titre préalablement rempli, par exemple), que vous pouvez modifier selon vos besoins. Touchez ensuite Enregistrer lorsque vous êtes prêt à envoyer le formulaire dans votre boîte de réception.
Si vous possédez une Apple Watch et qu'OmniFocus pour iOS est installé sur votre iPhone, vous pouvez étendre OmniFocus à l'appareil le plus personnel jamais commercialisé par Apple. Nous avons conçu l'extension OmniFocus pour Apple Watch en gardant les fonctionnalités uniques de cet appareil à l'esprit. Pour en savoir plus sur la prise en charge complète de l'Apple Watch par OmniFocus, consultez cet article d'assistance.