Een uitstekende manier om aan de slag te gaan met de OmniFocus, is leren navigeren door de verschillende onderdelen van de app. In dit hoofdstuk nemen we u mee op ontdekkingstocht door OmniFocus 2 voor iOS zoals deze verschijnt op de iPad. Als u OmniFocus op een ander apparaat gebruikt, begint uw avontuur ergens anders:
Een verkenning van OmniFocus begint op het startscherm dat dienst doet als het middelpunt van uw OmniFocus-activiteiten. Navigeer tussen perspectieven door hier op hun tegels te tikken en kijk wat er op het "menu" staat voor de komende dag en week aan de hand van de badgepictogrammen die een overzicht tonen van uw belangrijkste acties.
Op de iPad is het startscherm genesteld in de zijbalk. In liggende modus wordt de zijbalk altijd weergegeven. Als de iPad rechtop wordt geplaatst in staande modus, wordt de zijbalk weergegeven door vanaf de linkerzijde naar binnen te vegen (veeg naar links om het scherm te verbergen) of gebruik de punthaak bovenaan links in de werkbalk.
Het startscherm bevat standaard de volgende perspectieftegels (met OmniFocus Pro kunnen deze worden verborgen, herschikt of aangevuld door uw eigen aangepaste perspectieven):
Voor een betere kijk op de manier waarop elk van deze perspectieven werkt om u te helpen uw doelstellingen te bereiken, kunt u de individuele hoofdstukken in dit hoofdstuk raadplegen.
Telkens wanneer u "thuis" bent en de lijst met perspectieven in de zijbalk van OmniFocus bekijkt, sleept u omlaag in de lijst om de geheime balk weer te geven. De geheime balk bevat hulpmiddelen met een groot vermogen, maar die relatief weinig worden gebruikt. Daarom worden ze veilig uit de weg gehouden, maar blijven ze toegankelijk wanneer u ze nodig hebt.
Opmerking
OmniFocus synchroniseert automatisch wanneer wijzigingen gebeuren, zodat u dat niet te vaak (of nooit) hoeft te doen.
De OmniFocus Pro-upgrade voegt twee extra knoppen toe aan de geheime balk. Deze knoppen ontgrendelen enkele krachtige functies: aangepaste perspectieven maken met de perspectiefeditor en het startscherm aanpassen met de tegeleditor.
Tik op de knop Tegeleditor om de positie en zichtbaarheid van uw perspectieftegels te wijzigen. Pas het uiterlijk van uw startscherm volledig aan door de perspectieftegels aan te raken en te slepen naar de gewenste rijen op volledige en halve breedte (bestaande perspectieven zullen vriendelijk plaatsmaken), of door ze omlaag te slepen naar het gebied Andere perspectieven om aan te geven dat ze geen deel uitmaken van uw favorieten.
Tik op Gereed, of op een willekeurige plaats op het scherm, om de wijziging van uw lay-out te bevestigen. Tik op Annuleer om het bewerken van tegels af te sluiten zonder uw wijzigingen op te slaan. Tip: de tegeleditor kan ook worden opgeroepen door elke perspectieftegel op het startscherm aan te raken en vast te houden.
Hier zult u de taken waaraan u op een bepaald ogenblik werkt, weergeven, toevoegen en bewerken. Wat u hier ziet is gebaseerd op het perspectief dat u bekijkt, waar u hebt genavigeerd vanaf het startscherm en meer. U kunt uw aandacht richten op slechts enkele zaken die u op korte termijn wilt voltooien, maar u kunt ook een breed overzicht van de komende taken over een aantal projecten weergeven.
De hoofdopbouw toont een lijst van onderdelen (zoals onderdelen van het Postvak In, projecten, acties of groepen) die voldoen aan de criteria die u hebt opgemaakt met uw andere weergaveparameters. Elk onderdeel toont verwante informatie die belangrijk is voor het voltooien van de taak, zoals Project en Vervaldatum.
Om een onderdeel in de hoofdopbouw te verwijderen, sleept u dit van rechts naar links tot de knop Verwijder verschijnt en tikt u er vervolgens op. Hiermee wordt het onderdeel volledig uit uw database verwijderd. Om het in plaats daarvan als Voltooid te markeren, tikt u gewoon in zijn statuscirkel.
Items ordenen
Acties, projecten en andere onderdelen in de hoofdopbouw worden geordend op basis van de volgorde waarin u ze hebt ingevoerd of hoe u ze handmatig hebt geschikt in de bewerkingsmodus, met enkele uitzonderingen: wanneer u in een op context gebaseerde weergave bent met een andere sorteerprioriteit, of als u in Prognose bent waar onderdelen op vervaldatum en -tijd worden gesorteerd.
Er kunnen ook andere sorteerparameters met aangepaste perspectieven worden toegepast wanneer de Pro-upgrade is geïnstalleerd.
Wanneer u de hoofdopbouw weergeeft terwijl uw iPad in liggende stand is, of als deze in staande stand is met de zijbalk verborgen, is de werkbalk bovenaan op het scherm volledig zichtbaar. Hier vindt u meerdere belangrijke functies, zoals hieronder beschreven:
Voeg een nieuw onderdeel toe op basis van uw huidige weergave in de hoofdopbouw. Wanneer er meerdere opties voor nieuwe onderdelen beschikbaar zijn (zoals het hoogste niveau van een perspectief) en u op Nieuw toevoegen tikt, verschijnt een lijst van de beschikbare onderdelen die moeten worden gemaakt.
Wanneer u diep in een project zit, een specifieke dag zoekt in Prognose, of het perspectief Met vlag gebruikt, verandert dit pictogram naar om aan te geven dat daar onmiddellijk een nieuwe actie zal worden gemaakt (de enige mogelijke optie).
Om dieper in te gaan op de details van een taak, hoeft u alleen op de naam ervan te tikken. De hoofdopbouw maakt plaats voor de editor, waar u de komende taak verder kunt detailleren met extra informatie, zoals de vervaldag, of de taak deel uitmaakt van een groter project, hoe lang de taak zal duren, of (en hoe) de taak wordt herhaald en meer. Verrijk een onderdeel verder met een tekstnotitie en voeg audio en afbeeldingen toe, allemaal vanaf de tabbladen van de editor.
Opmerking
De editors voor Postvak In-onderdelen, acties en projecten lijken sterk op elkaar omdat ze allemaal taken voorstellen die kunnen worden voltooid. De editor voor contexten is vooral speciaal omdat deze een persoon, een plaats of een onderdeel voorstelt met een doelstelling die u moet helpen bereiken. Het is belangrijk dat u weet dat de contexteditor de plaats is waar u een context een locatie geeft, zodat het kan worden getraceerd vanaf het scherm Dichtbij.
In de individuele hoofdstukken vindt u uitleg over de manier waarop Postvak In-onderdelen, acties, projecten en contexten kunnen worden verrijkt met de respectieve editors.
Wanneer u de editor op een iPad gebruikt, krijgt u bovenaan op het scherm een nieuwe reeks commando's voorgesteld (deze vervangt de werkbalk die zichtbaar is wanneer u de hoofdopbouw weergeeft).
Het lang ingedrukt houden van heel wat onderdelen in OmniFocus, onthult het contextmenu met opdrachten die relevant zijn voor dat onderdeel. Deze opdrachten werken op verschillende manieren die specifiek zijn voor OmniFocus en zijn mogelijk niet volledig duidelijk bij een eerste oogopslag.
De opdrachten Knip en Kopieer verschijnen alleen in de contextmenu's van Postvak In-onderdelen en acties. Ze werken zoals u dat zou verwachten: het geselecteerde onderdeel wordt ofwel verwijderd en gekopieerd ofwel gewoon gekopieerd.
Indien geplakt via het contextmenu, verschijnt een gekopieerde actie binnen het geselecteerde onderdeel (als het een project of context is) of als een gelijke ervan (als het een andere actie is). De tekst die is gekopieerd van andere bronnen, kan ook worden geplakt in OmniFocus vanaf het contextmenu. Als u in dit geval Plak kiest, wordt een nieuwe actie gemaakt met de gekopieerde tekst als titel.
Als u Plak kiest in het contextmenu terwijl een project is geselecteerd, wordt de gekopieerde actie (of tekst als een actie) toegevoegd binnen het project. Als u Herziening kiest, wordt het project geopend in het perspectief Herziening, gereed voor nazicht. Dit is de beste manier om een project weer te geven en de herzieningsinstellingen te bewerken.
Als u Ga naar project kiest, worden alle andere projecten verborgen en ziet u alleen het geselecteerde project in de hoofdopbouw tot u ervan weg navigeert (dit is hetzelfde als de opdracht Focus in oudere versies van OmniFocus voor iPad). Als u tot slot Nieuwe actie kiest terwijl een geselecteerd project een nieuwe actie binnen dat project maakt, is het klaar om te worden uitgewerkt.
Projectmappen hebben ook hun persoonlijke ingekorte contextmenu's. Ga naar map toont de inhoud van de map alleen in de hoofdopbouw, Nieuwe map maakt een nieuwe map binnen de geselecteerde map en Nieuw project maakt een nieuw project binnen de geselecteerde map.
Wanneer u een context selecteert in het perspectief Contexten, bevat het contextmenu de opdracht Ga naar context. Dit beperkt uw weergave in de hoofdopbouw tot alleen de geselecteerde context tot u weg van deze plek navigeert. Met Plak wordt een gekopieerde actie binnen de geselecteerde context toegevoegd. Nieuwe context maakt een nieuwe context die binnen de geselecteerde context is genest. Nieuwe actie maakt een nieuwe context met die context eraan toegewezen.
Nu u een idee hebt over de weg die voor u ligt, beginnen we de stukken van de puzzel te leggen met het eerste, en meest fundamentele OmniFocus-perspectief: het Postvak In.