Terwijl u uw Postvak In afwerkt, zullen sommige onderdelen opvallen omdat ze een grotere omvang hebben dan een gewone actie. Het plannen van een vakantie of een verhuis is bijvoorbeeld iets dat ervan kunnen profiteren om te worden opgesplitst in meer beheerbare onderdelen. Projecten als hulpmiddel!
Een Project is een onderdeel dat bestaat uit meerdere acties. Projecten zijn doorgaans complexer dan acties en kunnen meerdere verwante acties bevatten.
Projecten kunnen zo uitgebreid zijn als nodig en u kunt het projecttype opgeven als Sequentieel, Parallel of als een groepering van afzonderlijke acties.
Sommige projecten, zoals het maken van een pterodactylus van papier-maché, vereisen dat de ene actie is voltooid voordat de volgende actie kan worden gestart. Dit zijn sequentiële projecten.
Sequentiële projecten hebben acties die in een vooraf bepaalde volgorde moeten worden voltooid. Het eerste onderdeel moet voltooid zijn voordat u naar het volgende kunt gaan. Een ander voorbeeld van een sequentieel project kan een controlelijst zijn die een astronaut doorloopt tijdens een opstartsequentie. Elk onderdeel in de lijst is afhankelijk van de voltooiing van het vorige onderdeel.
Parallelle projecten bestaan uit acties die in elke volgorde kunnen worden voltooid, zoals het ophalen van onderdelen op enkele verschillende locaties. In een parallel project zijn alle niet-uitgevoerde acties beschikbaar en is Eerst beschikbaar gewoon de volgende actie in de lijst.
Opmerking
Het verschil tussen parallelle en sequentiële projecten is het best zichtbaar wanneer de weergaveoptie is ingesteld om alleen acties met de status Beschikbaar te tonen. (Acties buiten de eerste beschikbare actie in een sequentieel project zijn geblokkeerd en daarom verborgen.) In andere weergaveinstellingen is het onderscheid wel aanwezig, maar minder opvallend: de titels van toekomstige acties in een sequentieel project zijn in het grijs in plaats van in het zwart.
Wanneer u het perspectief Projecten op iPad weergeeft, heeft elk project een pictogram aan de linkerzijde die het projecttype aangeeft. Met deze pictogrammen kunt u snel een lijst van projecten scannen en vertellen van welk type een project is. Tik op de iPhone op de projectnaam tot de editor verschijnt. Het projecttype wordt weergegeven op het tabblad Info.
Tip
Voor meer flexibiliteit bij het maken van de juiste afhankelijkheden voor uw project, kunt u overwegen een actiegroep parallel binnen een sequentieel project te maken, of omgekeerd.
Een lijst met afzonderlijke acties is niet echt een project in de traditionele zin van het woord, maar een lijst van losse met elkaar verwante acties die niet van elkaar afhangen. Een project Boodschappenlijst is een goed voorbeeld van de lijst met afzonderlijke acties omdat het een lijst bevat van zaken die u moet ophalen bij de groentewinkel. U kunt deze onderdelen verzamelen en ze afvinken als voltooid (of verkregen) naarmate u uw boodschappen afhandelt. De volgorde waarin u ze verzamelt is irrelevant. Het maakt niet uit of u sommige onderdelen vandaag of morgen haalt. Het zijn gewoon zaken waarvan u weet dat u ze moet kopen.
Een lijst Afzonderlijke acties gaat vaak meer over een status die u algemeen wilt ondersteunen (verwende kat, onbedorven voedsel, functioneel huishouden) dan over een status die u wilt bereiken (een app verzenden, vakantie nemen, een nieuwe flat zoeken). Een andere manier om dit te bekijken is dat de lijsten Afzonderlijke acties zelden vervaldatums hebben en dat ze zelden worden afgevinkt als Voltooid. De onderdelen binnen de lijst Afzonderlijke acties kunnen worden afgevinkt, maar het project zelf blijft doorlopen.
Groepen kunnen ook worden gebruikt om een project binnen een project te maken, een actiegroep (som ook subproject genoemd). Als u merkt dat u een actie hebt die veel eigen stappen vereist, kunt u die actie afsplitsen als een afzonderlijk project. Een betere oplossing is echter de actie in zijn huidig project te laten en dan de verwante taken eronder te plaatsen.
Wanneer u bijvoorbeeld een verhuis naar Seattle plant, beseft u dat u eerst een reis moet maken om daar op zoek te gaan naar een woonst. U moet uw vluchten boeken, een auto huren, een hotelkamer reserveren en afspraken maken met vastgoedmakelaars om die flat of dat droomhuis aan het water te vinden. U kunt deze acties maken binnen het project Verhuizen naar Seattle en ze vervolgens verplaatsen naar de actie Een huizenjachtreis plannen om een actiegroep te maken.
Laten we dit even opsplitsen. Zo voegt u een actiegroep toe aan een project in OmniFocus voor iOS:
Tik op Projecten in de zijbalk of het startscherm en open dan het project dat u wilt wijzigen.
Tik op plusknop in de werkbalk bovenaan rechts om een nieuwe actie te maken.
Geef het nieuwe onderdeel dat u maakt een naam die beschrijft welke stappen het onderdeel zal bevatten.
Tik op de knop Bewaar + in de werkbalk.
Geef dit volgende onderdeel een naam die de eerste actie in de groep voorstelt, maar tik deze keer op de knop "Bewaar".
Zoek het onderdeel dat u hebt gemaakt en tik erop om de editor te openen.
Gebruik vervolgens de knop Verplaats in de werkbalk (op de iPhone onderaan in het paneel Info van de editor) om het onderdeel binnen het onderdeel dat u in stap 3 hebt gemaakt, in te sluiten.
Tik op de knop Gereed in de rechterbovenhoek om de actiegroep die u hebt gemaakt, weer te geven. U kunt nu de plusknop gebruiken om de resterende onderdelen die moeten worden toegevoegd, aan te maken. Ze worden gemaakt in de groep.
Zodra u die actiegroep hebt gemaakt, kunt u het type wijzigen van Parallel naar Sequentieel zodat de volgende taak pas beschikbaar wordt wanneer u de vorige taak afvinkt. En wanneer u de laatste actie voor dat subproject hebt voltooid, kan ook de bovenliggende actie worden afgevinkt.
Tip
Een alternatieve manier om een actiegroep te maken, is deze eerst te maken als een project, aan te vullen met acties en het project vervolgens te converteren naar een actie om deze uiteindelijk te verplaatsen naar het project dat bedoeld is als zijn uiteindelijke bestemming.
In sommige gevallen zult u merken dat sommige projecten voldoende op elkaar lijken om ze samen te houden, zodat u alles op één plaats kunt bekijken. Deze projecten kunnen verschillende doelstellingen of tijdlijnen hebben, maar ze kunnen bijdragen tot het groter geheel. Voor dergelijke projecten kunt u mappen in OmniFocus gebruiken om meerdere projecten samen te groeperen.
Vanaf het perspectief Projecten (tik op Projecten in de zijbalk of het startscherm), kunt u een projectmap maken door op de plusknop in de werkbalk te tikken en te kiezen voor Nieuwe map in het pop-upscherm. Als u een project naar een map wilt verplaatsen, tikt u op het project (niet op zijn acties) om de details van het project weer te geven. Tik vervolgens op de knop Verplaats. U hoeft dan alleen nog de map waarin u het project wilt plaatsen, te selecteren en het project wordt verplaatst naar zijn nieuwe locatie.
U zult ook merken dat mappen er iets anders uitzien dan een gewoon project — ze zijn gelabeld met een mappictogram in uw projectlijst. Om een map te openen en de projecten erin weer te geven, tikt u gewoon op die map.
Uiteindelijk zult u een project met succes tot een einde brengen. Wanneer u zeker bent dat u Verhuis naar het nieuwe huis, Snij Halloweenpompoenen uit of Schrijf roman over pterodactylus daadwerkelijk heeft volbracht, kunt u het project markeren als voltooid.
Selecteer het project en kies dan voor Voltooid in het gedeelte Status van de editor. Als u een voltooid project opnieuw wilt bekijken, wijzigt u de weergaveopties naar Alles of zoekt u het project met de filter Alles.
Als u niet zeker bent of u een project wilt starten (of voortzetten), kunt u de status van het project wijzigen van Actief naar Uitgesteld . Wanneer u een project op Uitgesteld plaatst, worden het project en de acties ervan verwijderd uit de projectlijst in de zijbalk of het startscherm en de hoofdopbouw (als u hebt gekozen om de Actieve projecten weer te geven in de weergaveopties).
U kunt de weergaveopties van het perspectief Project schakelen naar Resterend zodat in de uitgestelde projecten kunt bekijken welke u wilt actief maken, laten vallen of als voltooid wilt markeren.
Tip
Als u niet wilt dat Uitgestelde projecten uw lijst van Projecten onoverzichtelijk maken, kunt u de weergaveopties voor Projecten op Beschikbaar laten staan, maar dan de weergaveopties voor het perspectief Herziening wijzigen naar Resterend. Op deze manier verschijnt alles met de status Uitgesteld of Geblokkeerd in de zijbalk wanneer u al uw projecten herziet. U kunt dan beslissen of u een project of actie opnieuw wilt activeren. Raadpleeg het hoofdstuk Herziening voor details.
Wanneer u besluit niet langer aan een project verder te werken, kunt u het volledig laten vallen . Het verdwijnt dan van de lijst in de zijbalk en ook de bijbehorende acties blijven verborgen. U kunt natuurlijk ook het project verwijderen, maar dan verdwijnt het project met al zijn acties, alsof het nooit bestaan heeft. Door het project te handhaven als "laten vallen" kunt u ernaar terugkeren: u kunt controleren hoe vaak u projecten laat vallen, controleren welke acties zijn voltooid ongeacht of ze bij relevante projecten horen, enz.
Om een project dat u hebt laten vallen, terug te vinden in uw database, kiest u Alles in de weergaveopties of zoekt u het met de filter Alles.
Opmerking
Laten vallen en voltooide onderdelen bouwen zich na verloop van tijd op in uw database. Als u vindt dat de gegevens overmatig worden belast, biedt OmniFocus voor Mac de mogelijkheid om deze onderdelen te archiveren volgens tijdparameters die u beheert.