U kunt uw acties niet alleen hiërarchisch ordenen, maar ook aan elke actie, project of groep een Context toewijzen. Een context kan alles zijn wat u wilt, zoals een plaats (de doe-het-zelfzaak of het werk), een persoon (u, uw baas of een medewerker) of een ding (uw vertrouwde MacBook Pro of een momentsleutel). Contexten geven aan waar u moet zijn of wat u nodig hebt om het onderdeel te kunnen voltooien.
Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u bezig bent met het afstellen van de raketmotor die u in uw achtertuin aan het bouwen bent, maar u zit vast omdat u een speciale sleutel nodig hebt. Om het allemaal nog erger te maken, is de lamp in het atelier gesprongen terwijl u op zoek was naar die sleutel. U hebt de sleutel toegevoegd als een actie in uw project Mars koloniseren en u hebt de gloeilamp net toegevoegd aan uw project Huishoudelijke boodschappen. Maar hoe kunt u vermijden dat u een van beide onderdelen vergeet wanneer u de volgende keer naar de doe-het-zelfzaak gaat? Het antwoord is eenvoudig. Hoewel ze deel uitmaken van verschillende projecten, kunt u deze onderdelen toch koppelen met een context.
Opmerking
Als u alleen een context toewijst aan een item in het Postvak In, blijft het standaard in het Postvak In met uw andere taken tot u het toewijst aan een project.
Contexten kunnen op twee manieren worden gemaakt:
Vanaf het perspectief Contexten:
Tik op Contexten in de zijbalk of op het startscherm en tik dan op de knop Nieuwe context in de werkbalk. De contexteditor verschijnt. Hier kunt u een naam toewijzen aan uw nieuwe context, zijn status instellen (Actief, Uitgesteld of Laten vallen) en een locatie kiezen (zie Locatieherinneringen hieronder) waarvoor u dat ultrabelangrijke moet doen.
Tijdens het bewerken van een onderdeel:
Tijdens het bewerken van een onderdeel van het Postvak In of een actie in een van uw projecten, kunt u er een context voor kiezen of kunt u een nieuwe context maken door een unieke naam in het tekstveld in te voeren. Na het invoeren van de naam voor de nieuwe context, mag u niet vergeten onder het tekstveld op Maak (contextnaam) te tikken om deze context toe te voegen aan uw lijst.
Opmerking
Het wijzigen van de status van een context naar Uitgesteld markeert alle onderdelen die ook aan de context zijn toegewezen als Uitgesteld waardoor ze verdwijnen uit de weergave-instelling Beschikbaar. Als een onderdeel op mysterieuze wijze verdwijnt nadat u zijn context hebt gemarkeerd als Uitgesteld, controleert u uw weergaveinstellingen! Het kan net uit het zicht verborgen zitten.
Zoals u kunt zien, geven contexten u een verbazend uitgebreid beheer over de diepte van de informatie die u kunt toevoegen aan acties, Postvak In-onderdelen en projecten. We hebben OmniFocus al meteen uitgerust met talrijke contexten waarvan we denken dat u die zeer waarschijnlijk zult nodig hebben. De nieuwe contexten die u maakt, verschijnen onderaan in deze lijst. Maar laten we veronderstellen dat u sommige van de vooraf ingestelde contexten niet nodig hebt of dat u uw nieuwe contexten bovenaan in de lijst wilt plaatsen. Dan gaan we als volgt te werk.
Het scherm Contexten bevat een lijst van contexten met overzichtspunten waarmee u de status van de acties en de projecten erin in één oogopslag kunt zien. Wanneer u klaar bent om wat te werken, is dit een goede plaats om alleen de zaken die relevant zijn voor een specifieke context, te zien. Acties zonder een context verschijnen bovenaan in een groep Geen context.
Om contexten te verwijderen of te verplaatsen, tikt u op Wijzig in de werkbalk ( in de iPad-zijbalk). Links van de contexten ziet u een verwijderingsschakelaar en rechts ziet u de handgreep voor het opnieuw ordenen . Als u op de verwijderingsschakelaar tikt, verwijdert u het onderdeel niet meteen. In plaats daarvan verschijnt rechts een knop Verwijder op de plaats waar de handgreep voor het opnieuw schikken stond. Tik op Verwijder om de context te verwijderen uit uw lijst.
Om de volgorde van de contexten te wijzigen in de zijbalk, tikt en houdt u de handgreep voor het opnieuw ordenen en sleept u de context omhoog of omlaag in de lijst. Tijdens het verplaatsen van de context zult u merken dat andere contexten uit de weg gaan, zodat u de context kunt neerzetten waar u dat wenst.
Wanneer u klaar bent met het aanbrengen van wijzigingen aan uw contextlijst, tikt u op Gereed in de rechterbovenhoek van de zijbalk om uw wijzigingen op te slaan.
De acties in de contextlijsten verschijnen standaard in dezelfde volgorde als deze waarin ze zijn weergegeven in hun projecten. Tik op Weergaveopties om te sorteren op onderdelen met vlag en op vervaldatum waarbij eerst de onderdelen met vlag worden weergegeven en daarna de onderdelen op vervaldatum van vroegste naar de laatste datum.
Opmerking
Gekopieerd onderdelen kunnen niet direct in contexten worden geplakt. Om een context toe te voegen aan een gekopieerd onderdeel, plakt u het eerst in een perspectief dat de projecthiërarchie gebruikt (zoals de perspectieven Postvak In of Projecten) en tikt u er vervolgens op om de details ervan te bewerken.
Alle nieuwe contexten die u maakt, kunnen standaard worden toegevoegd op het hoogste niveau van de contextlijst. Als u echter op Verplaats tikt terwijl u een context bekijkt, kunt u ondergebrachte contexten aan maken.
Opmerking
De knop Verplaats verschijnt pas in de editor nadat een context is gemaakt. Om dus een nieuwe context in een andere onder te brengen, keert u terug naar de contextlijst na het aanmaken ervan en kiest u deze vanaf daar om de editor te openen met een vernieuwde weergave.
Als er bijvoorbeeld belangrijke mensen zijn die verwant zijn met belangrijke plaatsen, kunt u hen onafhankelijk contexten toewijzen. U kunt ze ook groeperen volgens hun gemeenschappelijke locatie. Als u dus een context Werk hebt, kunt u uw baas, collega's en zelfs met het werk verwante gereedschappen, zoals uw computer of een tekentafel in deze context plaatsen om de zaken goed georganiseerd te houden.
Er is geen limiet op de hoeveelheid contexten die u kunt onderbrengen. Dit betekent dat u de mogelijkheid hebt uw acties tot in de kleinste details over waar of hoe u iets nodig hebt, uit te werken.
Wanneer u onderweg bent, zijn op context gebaseerde locatieherinneringen handig om u een klein duwtje te geven wanneer u zich in het juiste gebied bevindt om een actie te voltooien.
Opmerking
De onderliggende technologie voor locatieherinneringen op iOS is grillig. U kunt er niet echt op rekenen dat ze perfect optreden wanneer u het opgegeven gebied binnenkomt. Deze locatieherinneringen gebruiken een minder nauwkeurige en iets onbetrouwbare locatiebewaking met laag vermogensverbruik in plaats van de batterijvretende GPS-services die beschikbaar zijn in iOS, hoewel de nauwkeurigheid in alle gevallen verbetert wanneer zowel een mobiel netwerk als een GPS beschikbaar zijn.
Het bereik van de afstanden waarop u een waarschuwing kunt krijgen, is nogal breed. Als u een gebied verlaat en het na korte tijd opnieuw binnenkomt, zult u mogelijk geen tweede waarschuwing krijgen. En als u snel door een gebied passeert (zoals wanneer u rijdt op de snelweg), is het mogelijk dat u helemaal geen waarschuwing krijgt. Het is daarom nu het beste om deze functie te gebruiken als een extra laag voor occasionele hulp en niet als een cruciaal onderdeel van uw vertrouwd systeem.
Voordat u locatieherinneringen kunt gebruiken, moet u ze eerst inschakelen in de instellingen van OmniFocus. Tik op Instellingen in de geheime balk om de instellingen te openen. Tik onder Meldingen op Geluiden, waarschuwingen en badges en tik vervolgens op de schakelaar onder Locatieherinneringen om zeker te zijn dat Toon waarschuwingen is ingeschakeld.
Terwijl de meldingen zijn ingeschakeld kunt u nu de locaties instellen voor de contexten die u gebruikt in OmniFocus.
Opmerking
Als u de meldingen in de OmniFocus-instellingen niet inschakelt, kunt u geen melding toewijzen aan een context.
U zult wellicht ook willen controleren of OmniFocus de toestemming heeft om herinneringen te ontvangen op uw apparaat. U hebt deze vraag gekregen bij het opstarten, maar u hebt dat toen geweigerd. U kunt nu de app Instellingen van iOS openen en dan Berichtgeving selecteren om zeker te zijn dat de waarschuwingen zijn ingeschakeld (kies OmniFocus in de lijst van apps aan de rechterzijde).
Als u de instructies in dit hoofdstuk volgt en de meldingen nog steeds niet verschijnen, is het mogelijk dat op locatie gebaseerde waarschuwingen algemeen werden uitgeschakeld op uw apparaat. Om dit te controleren, volgt u de onderstaande stappen:
Uw volgende taak is het toewijzen van locaties aan uw contexten. Dit maakt het voor u nog gemakkelijker om uw doelstellingen te bereiken wanneer u op pad bent om boodschappen te doen of om u eraan te herinneren waar er iets moet gebeuren. Terwijl de locatieherinneringen zijn ingeschakeld, zal OmniFocus u pingen wanneer u in de buurt van die locatie komt en die specifieke optie naar voor brengen zodat u deze kunt afvinken in uw lijst.
Locatie-info instellen voor een context:
Tik in de contextlijst op een context (tik vervolgens opnieuw op de vetgedrukte titel om deze te wijzigen) en tik vervolgens op Locatie. Geen is de standaardinstelling. Tik erop om een plaats op te geven.
Hier gebruikt Wi-Fi of een mobiele triangulatie om exact te bepalen waar u zich bevindt. Geen van beide methoden is 100 procent nauwkeurig, maar ze zitten er toch vrij goed op.
Overal bepaalt dat de context altijd zichtbaar is, ongeacht waar u bent. Dit is niet echt een locatie, maar betekent gewoon dat elke context met deze locatie, zaken zijn die u overal kunt doen, zoals oefenen met de banjo (hoewel dit niet echt aan te bevelen is op de bus tijdens de ochtendspits).
Zoek biedt u de mogelijkheid te zoeken op trefwoorden. Deze optie is vooral handig wanneer u bijvoorbeeld iets bij een doe-het-zelfzaak moet halen, maar niet zeker bent welke het dichtst bij u gelegen is. U kunt gewoon Doe-het-zelf typen en dan op het toetsenbord op Zoek tikken om een zaak in uw buurt te zoeken. U kunt de context toewijzen aan een exacte locatie die verschijnt als het resultaat van de zoekactie of u kunt de zoekactie zelf gebruiken.
Adres biedt u de mogelijkheid een specifiek adres in te voeren (indien gekend).
Contact biedt u de mogelijkheid het adres te kiezen voor een persoon of een plaats die u hebt toegevoegd aan uw contactpersonen. Als dit de eerste keer is dat u hebt gekozen om een locatie in te stellen vanaf de app Contacten, verschijnt een waarschuwing waarin u wordt gevraagd OmniFocus te machtigen om toegang te krijgen tot uw contactpersonen.
Speld biedt u de mogelijkheid een speld aan te raken en vast te houden op een locatie van uw keuze, door lang te drukken op die plaats op de kaart.
Opmerking
Als u contextlocaties hebt ingesteld op uw apparaat en u schakelt naar OmniFocus op uw Mac, worden de contextlocatiegegevens niet weergegeven. Maak u echter geen zorgen, het wordt allemaal veilig bewaard wanneer u uw OmniFocus-gegevens synchroniseert tussen apparaten.
Nadat u de locatie hebt ingesteld, kunt u tot slot een melding instellen en een waarschuwing op afstand voorzien voor de context.
Het dialoogvenster melding verschijnt onder de locatie die u hebt gekozen op het bewerkingsscherm. U kunt ervoor kiezen om op de hoogte te worden gebracht bij aankomst op of vertrek van de opgegeven locatie.
Nadat u de meldingsoptie hebt ingesteld, kunt u een afstand kiezen. De drie afstandopties zijn sterk bij benadering. Het kleine punt is ongeveer 200 meter of 650 voet en dekt ongeveer één stadsblok en is nuttig voor zaken zoals wanneer u thuiskomt of het kantoor verlaat. De middelgrote cirkel is ongeveer 500 meter of een kwart mijl. Deze cirkel dekt een kleine buurt of park en is nuttig om te weten wanneer u enkele straten van een bepaalde winkel bent. De grote cirkel is ongeveer 10 kilometer of 6,2 mijl. Deze is nuttig voor zaken zoals een stad die u af en toe bezoekt. Maar denk eraan dat de werkelijke afstand waarop u uw melding krijgt, iets kan verschillen van deze ruwe getallen.
Contexten met op zoekactie gebaseerde locaties bieden geen meldingen. Wanneer u in plaats daarvan Dichtbij kiest vanaf de zijbalk of in het startscherm, worden de resultaten van de zoekacties die u hebt gedefinieerd en die dichtbij uw huidige locatie liggen, weergegeven. Dit is nuttig wanneer de gemakkelijkste manier om een taak te voltooien, kan veranderen op basis van uw huidige locatie en tijdsbestek.
Als u echter een verafgelegen locatie hebt ingesteld, kunt u knijpen op de kaart tot deze voldoende is uitgezoomd om een rode locatiespeld te zien. Tik dan op de speld om de beschikbare taken die aan die context zijn gekoppeld, te zien. Tik op Info in de overlappende balk om de context en de gekoppelde taken direct weer te geven en te bewerken of tik op Toon aanwijzingen om een routebeschrijving te krijgen naar die locatie op basis van uw huidige locatie.
Wanneer u op Toon aanwijzingen tikt, komt de app Kaarten op de voorgrond en wordt een route getekend vanaf uw huidige locatie naar de bestemming. Om terug te keren naar OmniFocus, dubbeltikt u op de startknop van uw apparaat en selecteert u OmniFocus via de app-kiezer.