Notities bieden een fantastische manier om de acties en projecten waaraan u werkt, te verrijken. In plaats van een actietitel vol te proppen met een lijst van instructies om deze te voltooien, kunt u in plaats daarvan de instructies toevoegen in het notitieveld. De notitietekst is volledig doorzoekbaar zodat u zich geen zorgen hoeft te maken dat details verloren gaan in een verborgen veld.
Op een notitie toe te voegen aan een actie of project, tikt u erop en kiest u het tabblad Notitie in de editor.
Wanneer een beeld duizend woorden waard is, kunt u proberen een bijlage toe te voegen. Afbeeldingen en audio kunnen aan een actie of project worden toegevoegd als bijlagen, die zich bevinden op het tabblad Bijlage van de actie of projecteditor.
U kunt afbeeldingen toevoegen als bijlage aan een project of actie door op de knop camera te tikken. Dit biedt u de mogelijkheid om een foto te maken of een afbeelding te kiezen uit een van de fotoalbums. Audiobijlagen worden toegevoegd door op de knop Microfoon te tikken. De gesegmenteerde balk toont het volumeniveau van de audio die wordt opgenomen.
Bijlagen kunnen worden weergegeven (of beluisterd) door te tikken op de miniatuur die aan de audioclip of afbeelding is gekoppeld. Om een bijlage te verwijderen, selecteert u deze en tikt u op Verwijder.
Waarschuwing
Grote bijlagen zullen de duur van de synchronisatie aanzienlijk vertragen, vooral als u op een langzaam (of mobiel) netwerk bent (die kan ook bijzonder duur worden!).
Wanneer u bijlagen toevoegt in OmniFocus voor Mac, zijn er twee manieren om zeker te zijn dat de bijlagen ook op uw iPad of iPhone (of uw andere Mac's waarop OmniFocus is geïnstalleerd) terechtkomen. Het belangrijkste thema hier is het inbedden van de bijlagen omdat gewoon ermee koppelen niet zal werken. Vanwege de bestandsindelingen die zijn ondersteund op iOS, kunnen niet alle bijlagen die in OmniFocus voor Mac zijn toegevoegd, worden weergegeven in OmniFocus voor iOS of iPhone.
Opmerking
De reden waarom het koppelen met bestanden niet werkt, is omdat bestandssysteemkoppelingen op OS X precies zijn wat de naam zegt. Wanneer u OmniFocus voor Mac synchroniseert, werken die bestandssysteemkoppelingen niet langer omdat de iOS-bestandssystemen verschillen van deze op uw Mac.
Wanneer u echter een bijlage integreert en OmniFocus synchroniseert, wordt dat bestand gekopieerd naar uw OmniFocus-database en wordt het opgeslagen op de synchronisatieserver waar het gemakkelijk kan worden omlaag getrokken op elk platform.
Waarschuwing
Hoewel u bijna alles kunt synchroniseren van uw Mac naar uw iOS-apparaat als een OmniFocus-bijlage, is OmniFocus vooral tevreden als u alleen de zaken synchroniseert die u nodig hebt. Als u goed overweegt welke bijlagen overal beschikbaar moeten zijn en snoeit in deze die dat niet zijn, kunt u besparen op synchronisatietijd en bandbreedtekosten en worden de algemene prestaties van de app verbeterd.
Selecteer het onderdeel waaraan u een bijlage wilt toevoegen, terwijl OmniFocus geopend is op uw Mac. Selecteer dan Wijzig ▸ Voeg bestand bij in de menubalk. Selecteer het bestand dat u in bijlage wilt toevoegen in het blad Open dat omlaag schuift. Selecteer dan het keuzerondje Voeg het bestand toe in het document voordat u op Selecteer klikt.
Opmerking
De optie Voeg het bestand toe in het document is standaard geselecteerd. Dit maakt het synchroniseren van uw bijlagen de standaard status van de zaken. Als u liever geen bijlage synchroniseert (omwille van redenen van de bandbreedte of database-efficiëntie), kiest u in plaats daarvan Maak een koppeling naar het bestand.
Om een bestand van de Finder (het pictogram met de blauwe smiley uiterst links in het dock op uw Mac) in bijlage toe te voegen, drukt u op de Option-toets en sleept u het bestand vanaf de Finder naar het notitieveld van uw onderdeel in OmniFocus. Zorg dat het notitieveld open is en geselecteerd en plaats dan het Finder-venster naast het OmniFocus-venster en selecteer het bestand dat u wilt koppelen door erop te klikken. Houd de Option-toets ingedrukt terwijl u op de muisknop drukt. Wanneer u op de Option-toets drukt, zult u merken dat de muisaanwijzer verandert in een groene cirkel met een plusteken binnenin. Dit is precies wat u wilt! Sleep nu dat bestand in uw OmniFocus-onderdeel, laat de muisknop los en het bestand is nu toegevoegd in bijlage.
Nadat u het bestand als bijlage hebt toegevoegd in OmniFocus op uw Mac, moet u in de knoppenbalk op Synchroniseren klikken. Wanneer u vervolgens schakelt naar OmniFocus voor iOS of iPhone, tikt u op Synchroniseren om de bijlagen over te brengen naar uw ander apparaat.
Opmerking
Uw Mac ondersteunt allerlei verschillende bestandstypen, vooral vanwege de grote diversiteit van apps die op OS X kunnen werken. De iOS ondersteunt daarentegen standaard bijlange niet zoveel bestandstypen. De vuistregel die u moet onthouden is dat u, als u compatibele versies van een app op uw Mac en iOS-apparaat hebt, in de meeste gevallen in staat moet zijn om die bijlagen in OmniFocus te openen op elk platform.