Wanneer u taken moet voltooien tegen een deadline, kan OmniFocus u helpen acties en projecten te verwerken in uw dag.
Door hun aard zijn de onderdelen die u verzamelt in OmniFocus, niet dezelfde als de gebeurtenissen of agendaonderdelen die u in een agenda zou plaatsen. Een agenda wordt doorgaans gebruikt voor alles wat plaatsvindt op een specifiek tijdstip. Vergaderingen, tandartsafspraken en reservaties in restaurants plaatst u het best in uw agenda omdat u niets kunt doen tot op het tijdstip waarop ze plaatsvinden.
Acties en projecten kunnen vervaldatums en uitgestelde datums hebben met een minder specifiek tijdbeperkingsprincipe dan onderdelen in uw agenda. De datum Stel uit tot is de datum waarop u kunt werken met een actie of project. Het onderdeel blijft grijs tot die datum. De vervaldatum is de datum waarop een actie of project moet worden voltooid.
Om bijvoorbeeld vooruitgang te boeken met uw project Mars koloniseren, moet u weten wanneer Mars in oppositie is zodat u een datum kunt plannen tijdens het lanceervenster. Een snelle zoekactie online toont dat het volgende venster van januari 2016 tot april 2016 loopt. U beslist daarom om uw ruimteschip te lanceren op 6 januari om uw verjaardag te vieren. Om dit bij te houden, kunt u een actie Lanceervenster aanmaken met een uitgestelde datum tot 01.01.16 en een vervaldatum op 30.04.16.
Terwijl u er toch mee bezig bent, kunt u ook een actie Ruimteschip lanceren maken met een uitgestelde datum tot 06 januari 2016 en een vervaldatum van 30 april 2016. Maar waarom gebruiken we dan niet alleen een vervaldatum voor Ruimteschip lanceren? De reden hiervoor is dat het mogelijk is dat de weersomstandigheden die dag ongunstig zijn voor een lancering of dat er een mechanische storing optreedt die de lancering kan vertragen. Dit is echter de dag waarvan u weet dat u de raket wilt lanceren. Als die datum verstrijkt, zal OmniFocus u eraan herinneren tot de vervaldatum is verstreken en u onderweg bent op verkenning van de rode planeet.
Onderdelen die hun uitgestelde datum niet hebben bereikt, worden niet beschouwd als beschikbaar. Ze zullen u dus niet hinderen op het scherm zolang u er niet mee kunt werken. Om alle acties in uw project Mars koloniseren te zien, kiest u Resterend in de weergaveopties (Alles omvat voltooide en afgelaste onderdelen). Acties met een uitgestelde datum in de toekomst, worden grijs weergegeven. Op de uitgestelde datum komt, verschijnt de tekst van de actie in het zwart om u te laten weten dat het beschikbaar is en dat de klok tikt.
Wanneer de vervaldatums naderen, bekijkt OmniFocus de projecten en acties met de status Vervalt spoedig. De toepassing geeft dit aan door de kleur te veranderen van zwart naar oranje en ze toe te voegen aan het perspectief Prognose. Twee dagen voor de opgegeven vervaldatum krijgen acties standaard de status Vervalt spoedig. Om dit te wijzigen, gaat u naar Instellingen en kiest u een andere waarde voor Vervalt spoedig.
Uitgestelde en vervaldatums kunnen worden ingevoerd door op een onderdeel in de hoofdopbouw te tikken.
De acties die hun vervaldatum hebben bereikt, worden in het rood weergegeven. Dit doet dienst als waarschuwing voor u dat u de taak moet uitvoeren of dat u de vervaldatum ervan opnieuw moet plannen. Als u, in het geval van de missie naar Mars, het lanceervenster mist, moet u 24 maanden wachten tot uw volgende kans.
Tip
Wanneer u een taak hebt die u momenteel even opzij wilt schuiven, maar toch op een bepaald punt opnieuw wilt opnemen, kunt u de taak uitstellen tot Later. OmniFocus kiest een willekeurige uitgestelde datum binnen de komende paar weken en stelt de taak dan opnieuw voor u beschikbaar. U kunt ook blijven tikken op om de taak nog enkele weken meer uit te stellen.
Sommige taken treden regelmatig op. In plaats van telkens een nieuw onderdeel te maken wanneer u de kringloopbak moet buitenzetten, kunt u die taak zo instellen dat u elke donderdagavond eraan wordt herinnerd om de kringloopbakken buiten te zetten voor de ophaaldienst op vrijdag.
Terugkerende acties kunnen zich regelmatig voordoen—elke paar uur, dagen, weken of maanden—gebaseerd op het tijdstip waarop het onderdeel de eerste keer werd gepland of waarop het opnieuw werd gepland om te worden uitgesteld (of opnieuw te vervallen) op basis van een bepaalde tijd nadat u het als voltooid hebt gemarkeerd.
Een onderdeel instellen om te worden herhaald:
Selecteer het onderdeel dat u wilt herhalen.
Tik op Herhaal en kies een herhaaltype.
Regelmatig herhalen—Met de eerste datum als startpunt, vervalt het onderdeel opnieuw na het verstrijken van elk herhaalinterval, zoals bij een ploegendienst. Dit is handig voor terugkerende onderdelen die gekoppeld zijn aan een agenda, zoals het betalen van huur. Dit is het herhaaltype voor de meeste algemene toepassingen.
Stel opnieuw uit na voltooiing—Wanneer het onderdeel is voltooid, wordt het uitgesteld voor een andere instantie van het herhaalinterval. Dit is handig voor herhalende onderdelen die niet meer in overweging kunnen worden genomen zolang geen specifieke duur is verstreken - wanneer u planning flexibel moet zijn omdat deze wordt geregeld door een externe restrictie. Als uw verzekering bijvoorbeeld zesmaandelijkse controles bij de tandarts dekt, zult u een nieuwe afspraak later in het jaar willen maken op basis van de datum van uw vorig bezoek.
Vervalt opnieuw na voltooiing—Wanneer het onderdeel is voltooid, vervalt het opnieuw nadat het herhaalinterval is verstreken. Dit is bijzonder handig voor onderdelen met intern ingestelde restricties op basis van de tijd die nodig is om ze te voltooien. Het elke 30 dagen bijvullen van een medisch voorschrift voor 30 doses, is een voorbeeld van dit type herhaling.
Voer een herhaalinterval in. Dit kan elk aantal minuten, uren, dagen of maanden zijn.
Als u een actie wilt plannen op specifieke weekdagen, geeft u een interval Herhaal elke op in stappen van weken en selecteert u vervolgens de dagen waarop u het onderdeel wilt herhalen via de onderstaande knoppen.
Bijvoorbeeld:
Uitstellen tot dinsdag 17:00; vervalt dinsdag 22:00; herhaal elke week: zet de vuilnisbak buiten. Dit wordt herhaald volgens een vaste planning omdat het elke week op dezelfde tijd moet worden herhaald, onafhankelijk van wanneer u het voor het laatst hebt uitgevoerd.
Uitstellen tot vandaag 12:00; vervalt vandaag 18:00; nog 5 dagen uitstellen: maak de keuken schoon. Dit wordt uitgesteld vanaf de uitvoeringsdatum, want het hangt af van wanneer u het voor het laatst heeft uitgevoerd.
Uitstellen tot 16:00; vervalt 18:00; herhaal elke week op maandag, dinsdag en donderdag: Sarah naar voetbaltraining brengen. Dit wordt herhaald op bepaalde weekdagen, beschikbaar naar het einde van de werkdag toe zodat u er niet door wordt afgeleid tot u de herinnering nodig hebt.
Uitstellen tot vandaag 7:00; vervalt vandaag 19:00; vervalt opnieuw binnen 10 dagen: de cactus water geven. Deze stekelige vriend kan verdrinken als hij te vaak water krijgt. Door Vervalt opnieuw te gebruiken, bent u zeker dat dit niet gebeurt, zelfs als de actie achterstallig wordt voordat u deze voltooit ("herhaal elke" zou u echter vragen dit eerder te doen dan veilig zou zijn).
Wanneer u een zich herhalend onderdeel markeert als voltooid, zal het de volgende keer worden aangemaakt vanaf de uitgestelde of einddatum plus het herhaalinterval. Als u wilt dat een onderdeel niet meer wordt herhaald, wijzigt u gewoon het herhaaltype naar Geen.
Waarschuwing
Als u een project of een actiegroep hebt ingesteld om te worden herhaald, kan het markeren van individuele onderdelen binnen die groep voor het herhalen met verschillende intervallen van het bovenliggende niveau, leiden tot ernstige verwarring. Het is een goed idee om te controleren dat slechts één herhaalinstelling van toepassing is op elk onderdeel dat u wilt herhalen.