Am oberen Rand des OmniOutliner-Fensters ist die Symbolleiste. Die Symbolleiste enthält viele Tasten und ist vollständig anpassbar – sogar auf der Dokumentebene, wenn Sie OmniOutliner Pro 4.2 besitzen. Mit der Symbolleiste ist es sehr einfach, schicke Gliederungen zu erstellen.
An den gegenüberliegenden Enden der Symbolleiste finden Sie die Tasten zum Aus- und Einblenden der Seitenleiste und der Informationen. Darüber befinden sich die standardmäßigen Fenstersteuerelemente von OS X zum Schließen und Ausblenden des Fensters sowie zum Vergrößern von OmniOutliner in den Vollbildmodus.
In der Mitte der Symbolleiste sehen Sie ein Dokumentsymbol. Auf den ersten Blick mag es so aussehen, als ob dieses Symbol nur den Dateityp anzeigt. Aber wenn Sie bei gedrückter Befehlstaste (⌘) auf dieses Symbol klicken, wird in einem kleinen Menü angezeigt, wo die Datei auf dem Mac gespeichert ist. Das kann praktisch sein, wenn Sie mit duplizierten Dateien arbeiten und sich nicht mehr daran erinnern können, wo Sie die letzte Überarbeitung gesichert haben.
Neben dem Dokumentsymbol ist der Dateiname. Wenn Sie den Mauszeiger über den Dateinamen halten, wird rechts davon ein kleiner Chevron angezeigt. Durch Klicken auf diesen Chevron wird ein kleines Einblendfenster angezeigt. In diesem Fenster können Sie den Dateinamen ändern, Schlagwörter/Metadaten-Tags hinzufügen, damit die Datei einfacher mit Spotlight gefunden werden kann, oder sogar die Datei an einen anderen Ort auf dem Mac bewegen.
Wie bereits früher erwähnt, sind in der Symbolleiste viele verschiedene Werkzeuge enthalten. Sie können die Symbolleiste jedoch nach Ihren Wünschen anpassen, indem Sie weitere Tasten hinzufügen oder deren Reihenfolge ändern.
Wählen Sie zum Anpassen der Symbolleiste Darstellung ▸ Symbolleiste anpassen oder klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste auf die Symbolleiste und wählen Sie Symbolleiste anpassen. Nach der Auswahl werden im eingeblendeten Fenster viele funktionsbezogene Tasten angezeigt, die Sie in die Symbolleiste bewegen können. Sie könnten der Symbolleiste beispielsweise die Taste Gruppieren oder Gruppierung aufheben hinzufügen. Klicken Sie nach den Änderungen an der Symbolleiste auf Fertig.
Wenn Sie die vorgenommenen Änderungen nicht mögen oder wenn Sie die Symbolleiste auf den Standardsatz zurücksetzen möchten, brauchen Sie nur die untere Reihe in die Symbolleiste bewegen. Klicken Sie dann auf Fertig, um die Änderungen zu sichern. Die an der Symbolleiste vorgenommenen Änderungen werden zusammen mit den Einstellungen von OmniOutliner gesichert, damit die gleichen Symbolleistenoptionen bei jedem Dokument angezeigt werden.
(Pro) Wenn Sie mit OmniOutliner 4 Pro arbeiten, können Sie dokumentspezifische Symbolleisten erstellen. Wählen Sie hierzu Darstellung ▸ Dokumentspezifische Symbolleiste erstellen.
Der Symbolleiste, die anfangs nur die Tasten Seitenleiste und Informationen sowie einen langen flexiblen Zwischenraum enthält, können Sie beliebige Tasten hinzufügen. Wenn Sie später entscheiden, dass die angepasste Symbolleiste nicht mehr benötigt wird, wählen Sie Darstellung ▸ Dokumentspezifische Symbolleiste entfernen. Anschließend enthält die Symbolleiste die standardmäßigen Tasten.
Wenn Sie der Symbolleiste das Aktionsmenü hinzugefügt haben, werden Sie bemerken, dass es sich etwas vom Aktionsmenü der Ressourcenübersicht unterscheidet.
Im Aktionsmenü der Symbolleiste sind viele häufig verwendete Optionen, die in den Menüs Bearbeiten, Format, Darstellung, und Anordnen enthalten sind. Dieses kompakte Aktionsmenü enthält die Optionen, die Sie bei Ihrer Arbeit an einem Dokument am wahrscheinlichsten benötigen.
Bei Gliederungen geht es um mehr als nur Text. Die meisten Gliederungen enthalten wohl nur Text, aber gelegentlich möchten Sie auch etwas an ein Dokument anhängen, z. B. ein Bild, einen auf dem iPhone aufgenommenen Filmclip, eine PDF-Datei oder eine andere OmniOutliner-Datei. In OmniOutliner können Dateien an Dokumente angehängt werden.
Führen Sie zum Anhängen einer Datei einen der folgenden Schritte aus:
Beim Anhängen von Dateien wird ein Dialogfenster für die Dateiauswahl eingeblendet, das einem Finder-Fenster ähnelt. Dieses Fenster wird beim Bewegen von Objekten nach OmniOutliner per Drag&Drop nicht eingeblendet. Navigieren Sie in diesem Dialogfenster auf der Festplatte des Mac zu der Datei, die Sie anhängen möchten.
Im Dialogfenster für die Dateiauswahl sind zwei Optionen, die beeinflussen, wie die Datei an das OmniOutliner-Dokument angehängt wird:
Den Unterschied zwischen den beiden Optionen bemerken Sie bei der Arbeit unter Umständen nicht. Dateien, die mit diesen Optionen angehängt werden, werden in der Gliederung angezeigt. Der große Unterschied kommt zum Tragen, wenn Sie das OmniOutliner-Dokument an eine andere Person senden. In diesem Fall sollten Sie die Standardoption (Datei im Dokument einbetten) verwenden, damit der Dateiempfänger auch den Anhang erhält. Wenn Sie die andere Option auswählen, sehen die Empfänger nur ein Symbol und den Namen der Datei, die Sie vom Mac angehängt haben. Die Empfänger können diese Datei weder anzeigen noch öffnen, weil sie auf Ihrem Mac ist.
Hinweis
Wenn nur Sie mit Ihren OmniOutliner-Dateien arbeiten, sollten Sie in Betracht ziehen, die zweite Option Link zu der Datei erstellen auszuwählen, anstatt Anhänge einzubetten. Durch das Verknüpfen werden OmniOutliner-Dateien kleiner, weil die angehängte Datei nicht enthalten ist. Sie können aber weiterhin diese Anhänge anzeigen und darauf zugreifen, weil die Dateien auf Ihrem Mac gespeichert sind.
Den Nachteil dieser Option erleben Sie, wenn Sie eine Datei löschen, die mit einem Link angehängt wurde. In diesem Fall sehen Sie nur das Symbol und den Namen der Datei. Nun können selbst Sie nicht mehr den Anhang sehen.
Wird ein Bild oder eine PDF-Datei angehängt, wird eine Bild- oder Dateivorschau automatisch an die Breite der Spalte, in der sie angezeigt wird, angepasst. Andere Dateitypen werden als Symbol mit dem Dateinamen angezeigt.
Wenn Sie auf eine angehängte Bild- oder PDF-Datei klicken, wird das folgende Einblendmenü angezeigt:
Zur Auswahl stehen die Optionen Als Bild anzeigen und Als Symbol anzeigen. Sie können auch den Anzeigenamen der angehängten Datei ändern, wenn der Dateiname nicht aussagekräftig ist (standardmäßig wird der Dateiname angezeigt). Bei Dateien, die keine Bilder sind, werden die Tasten Als Bild anzeigen und Als Symbol anzeigen nicht angezeigt. Klicken Sie zum Öffnen der Datei auf die Taste Öffnen mit. Hinter diesen Wörtern steht noch das Programm, das zum Öffnen des angehängten Dateityps empfohlen wird.
Die Audioaufnahme, die zu den tollen Funktionen von OmniOutliner 4 gehört, wurde stark verbessert. Klicken Sie zum Aufnehmen in der Symbolleiste auf die Taste Aufnahme starten. Diese Taste sieht aus wie ein Mikrofon. Die Aufnahme wird unmittelbar nach dem Klicken auf diese Taste gestartet. Nach dem Klicken auf diese Taste werden Sie einige Änderungen an der Benutzeroberfläche bemerken.
Unter der Mikrofontaste in der Symbolleiste steht anstelle von Aufnahme starten nun Aufnahme beenden. Der Taste wurde auch ein kleines Beenden-Symbol hinzugefügt. Außerdem wird unterhalb der Symbolleiste die rote Leiste Aufnahme angezeigt. Wenn Sie OmniOutliner 2 für iPad verwendet haben, sollte Ihnen dies vertraut vorkommen.
In der Mitte der Leiste „Aufnahme“ ist eine Taste zum Anhalten der Aufnahme. Wird auf diese Taste geklickt, wird die Leiste „Aufnahme“ grau angezeigt. Mit der Häkchen-Taste (Sichern), die außerdem angezeigt wird, kann die Aufnahme beendet werden. In der grauen Leiste sehen Sie nun Angehalten anstelle von Aufnahme und die Taste zum Anhalten wurde durch eine Taste zum Fortsetzen ersetzt.
Klicken Sie auf die Taste zum Fortsetzen, um die Aufnahme dort fortzusetzen, wo Sie aufgehört haben, oder klicken Sie auf das Häkchen (Sichern), um die Aufnahme zu beenden. Wenn Sie die Aufnahme beenden, wird in der Gliederung ein Audioplayer-Clip angezeigt.
Hinweis
Das Klicken auf das Häkchen oder die Taste „Aufnahme beenden“ in der Symbolleiste hat den gleichen Effekt: die Audioaufnahme wird beendet und in der Gliederung wird eine Audiodatei gesichert.
Wie bei Anhängen wird durch Klicken auf die Taste Informationen eines Audioclips (das kleine i am rechten Rand) eine Überblendung mit Anzeigeoptionen eingeblendet. Hier können Sie auswählen, ob der Audioclip als Player (Standardeinstellung) oder als Symbol angezeigt werden soll. Zudem können Sie hier den Anzeigenamen des Clips von einer Ziffernzeichenkette in eine sinnvolle Beschreibung ändern. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Als Symbol anzeigen gewählt haben.
Tipp
Mit OmniOutliner können Sie während einer Besprechung nicht nur Notizen aufschreiben, sondern auch die gesamte Besprechung aufnehmen. Auf diese Weise haben Sie eine vollständige Audioaufnahme der Besprechung in dem Dokument, das Sie für Ihre Notizen verwenden. In OmniOutliner können bis zu sechs Stunden Audio in einem Stream aufgenommen werden.
Lesen Sie auf alle Fälle den Abschnitt Einstellung „Audioaufnahme“ in diesem Handbuch, um weitere Informationen zu Audioaufnahmeoptionen in OmniOutliner zu erhalten.