Sobald Sie bereit sind, Ihr Projekt ernsthaft zu beginnen, bricht die raue Wirklichkeit über Ihre ideale Version des Plans herein. Wenn Variablen anfangen, sich zu verschieben, steht das Anpassen des Projekts an neue Umstände an vorderster Stelle, um es auf Kurs zu halten.
Gelegentlich treten Situationen ein, bei denen die von Ihnen für das Projekt festgelegten Logikregeln gebrochen werden. In solchem Fall wird Ihnen von OmniPlan eine Verletzung im Zusammenhang mit dem angrenzenden Vorgang angezeigt. In der Spalte „Verletzungen“ der Vorgangsgliederung wird ein rotes Symbol angezeigt und das Fenster „Verletzungen“ wird eingeblendet.
Um dies praktisch zu sehen, versuchen Sie, eine Ringabhängigkeit zu erstellen, bei der zwei Vorgänge voneinander abhängig sind. Weil dies logisch unmöglich ist, tritt eine Verletzung auf.
Wenn in Ihrem Projekt eine Verletzung festgestellt wurde, wird Ihnen im Fenster „Verletzungen“ angezeigt, was nicht stimmt. Sie können auch wie folgt darauf zugreifen: in der Vorgangsansicht durch Klicken auf das Symbol in der Spalte „Verletzungen“, in der Symbolleiste durch Klicken auf die Taste „Verletzungen“ oder durch Drücken der Tastenkombination Umschalt-Befehl-V.
In diesem Fenster werden alle Verletzungen im Projekt mit Erläuterungen zu deren Ursachen aufgelistet. Die meisten Erläuterungen zu Verletzungen enthalten Links, auf die Sie klicken können, um das Problem sofort zu korrigieren.
Wenn Ihnen die im Fenster „Verletzungen“ vorgeschlagene automatische Korrektur nicht gefällt, werden Sie von Tipps am unteren Fensterrand bei der Bestimmung der Problemquelle unterstützt, damit Sie sie gemäß Ihren Planungsanforderungen beseitigen können.
Mit der Methode Planen im Informationsfenster „Vorgang“ geben Sie an, wie OmniPlan ermitteln soll, wann ein Vorgang im Projekt stattzufinden hat.
Standardmäßig und vor dem Abgleichen werden neue Vorgänge so früh, wie es die Einschränkungen zulassen, geplant. Dies bedeutet, dass der Vorgang für den frühestmöglichen Zeitpunkt eingeplant wird, wobei Einschränkungen (Anfang und Ende) sowie Abhängigkeiten von anderen Vorgängen berücksichtigt werden. Die Ressourcenverfügbarkeit wird nicht berücksichtigt, sodass eine Überbelegung von Ressourcen daher nicht ausgeschlossen ist. Aus diesem Grund ist das Abgleichen ein so wichtiger zusätzlicher Schritt.
Vorgänge können auch so spät wie möglich geplant oder gesperrt werden, damit sie beim Abgleichen nicht berücksichtigt werden. (Nutzen Sie zum Sperren im Bereich „Terminplan“ des Informationsfensters „Vorgang“ die Schlosssymbole über dem Anfangs- und Enddatum oder halten Sie die Befehlstaste gedrückt und klicken Sie im Gantt-Diagramm auf eines der Enden des Vorgangsbalkens).
Beim Abgleichen des Projekts (oder bei jeder Änderung, wenn „Projekt“ ▸ „Ressourcen automatisch abgleichen“ aktiviert) ist, ordnet OmniPlan Vorgänge mit zugeordneten Ressourcen neu an. So wird sichergestellt, dass keine Ressource zu mehr als 100 % ihrer Verfügbarkeit verwendet wird. Vorgänge, die durch den Kapazitätsabgleich verlegt werden, werden nach Ressourcenverfügbarkeit geplant.
Während des Abgleichs muss OmniPlan eine fundierte Entscheidung darüber treffen, welcher Vorgang als erster Zugriff auf die Ressource erhält und welche Vorgänge aufgrund einer Ressourcenabhängigkeit aufgeschoben werden sollen. Beim Beurteilen, welcher Vorgang an erste Stelle gesetzt werden soll, sind die folgenden Kriterien in dieser Reihenfolge von Bedeutung:
Anforderungen, bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu enden, beispielsweise gesperrte Enddaten, Einschränkungen oder eine Voraussetzung für einen Vorgang mit solch einer Anforderung zu sein.
Vorgangspriorität gemäß der Einstellung in der Spalte „Priorität“ der Vorgangsgliederung.
Position in der Vorgangsgliederung. Vorgänge, die in der Gliederung weiter oben stehen, werden früher geplant.
Dauer und Aufwand sind zwei wichtige Konzepte, die beim Planen von Vorgängen und Abgleichen des Projekts für optimale Effizienz maßgeblich eingebunden sind.
Die Dauer gibt an, wie viele Ist-Arbeitsstunden ein Vorgang laut Terminplan dauert. Wenn der Vorgang um 8:00 Uhr beginnt und um 12:00 Uhr endet, hat er eine Dauer von 4 Stunden. Beachten Sie, dass die arbeitsfreie Zeit nicht gezählt wird. Wenn ein Vorgang am Nachmittag beginnt und am nächsten Vormittag endet oder eine Mittagspause enthält, wird nur die tatsächliche Arbeitszeit gezählt. Beachten Sie auch, dass die einem Vorgang zugeordneten Ressourcen unter Umständen unterschiedliche Arbeitszeiten als das Projekt als Ganzes haben. Und so stimmt die angezeigte Dauer eines Vorgangs unter Umständen nicht genau mit dem benötigten Aufwand überein.
Der Aufwand ist die Summe der Arbeitszeiten aller Ressourcen, die dem Vorgang zugeordnet sind. Ein Vorgang mit einer Dauer von 4 Stunden und 2 zu 100 % zugeordneten Ressourcen ergibt einen Aufwand von 8 Stunden. Beachten Sie, dass nur Mitarbeiter- und Ausrüstungsressourcen, nicht aber Materialressourcen zum Aufwand gezählt werden.
Die Dauer und der Aufwand eines Vorgangs können sich nach den von Ihnen zugeordneten Ressourcen ändern.
Jeder Vorgang hat im Bereich „Ressourcenzuordnung“ des Informationsfensters „Vorgang“ eine Einstellung, mit der gesteuert wird, ob die Dauer, der Aufwand oder beides fest gelassen wird.
Wenn Sie Mitarbeiter- oder Ausrüstungsressourcen zuordnen oder abziehen, wird der Wert, der nicht fest ist, neu berechnet. Das andere Feld bleibt unverändert. Unabhängig davon, welcher Wert berechnet wird, können Sie immer auch den anderen Wert manuell bearbeiten.
Wenn beide Werte fest sind, wird durch das Zuordnen von Ressourcen der zugeordnete Prozentsatz geändert.
Mehrere Faktoren beeinflussen die Dauer und den Aufwand. Die häufigsten Variablen sind unten beschrieben. Das Anpassen dieser Variablen kann dabei helfen, das Projekt mit der gewünschten Zeitachse für den Abschluss in Übereinstimmung zu bringen.
Das Ansehen des kritischen Wegs eines Projekts oder Meilensteins im Gantt-Diagramm oder in der Netzplanansicht ist eine hervorragende Möglichkeit, ein Gefühl für die eingebundenen Vorgänge, die für einen fristgerechten Abschluss des Ziels am wichtigsten sind, zu bekommen. Das Bestimmen der Vorgänge, die Teil des kritischen Wegs (und umgekehrt) sind, hilft bei der Priorisierung der Arbeit, um sicherzustellen, dass die Stichtage eingehalten werden.
OmniPlan bestimmt standardmäßig den kritischen Weg, indem die Abhängigkeitsbeziehungen zwischen Vorgängen und die freie Pufferzeit zwischen den Vorgängen berücksichtigt werden.
In Bezug auf die Abhängigkeit stellt eine ununterbrochene Kette von Vorgängen mit „Ende ▸ Anfang“-Abhängigkeiten einen einfachen kritischen Weg zum Projektabschluss dar. Unabhängige Vorgänge werden auf diesem Weg nicht angezeigt, da sie jederzeit während eines Projekts passieren können.
In Bezug auf die Pufferzeit können Hammock-Vorgänge oder Vorgänge mit einem festgelegten Anfangsdatum, vor dem andere Arbeit abgeschlossen wurde, zu Zeiträumen im Projekt führen, in denen nichts passiert. Die Länge dieser Zeiträume, die bestimmen, ob der kritische Weg betroffen ist, wird im Informationsfenster „Meilensteine“ festgelegt.
Hinweis
Ein anderer möglicher Faktor, der kritische Wege beeinflusst, ist die Ressourcenverfügbarkeit. Im Informationsfenster „Meilensteine“ können Sie auswählen, ob sie bei der Anzeige des kritischen Wegs beachtet werden soll. In diesem Bereich sind auch Informationen zur Auswirkung der Ressourcenverfügbarkeit auf die kritischen Wege enthalten. Der obige Abschnitt Planen und Abgleichen enthält diese Informationen auch.
OmniPlan kann kritische Wege für das gesamte Projekt und für einzelne Meilensteine anzeigen. Klicken Sie zum Aktivieren der kritischen Wege in der Symbolleiste auf die Taste Kritischer Weg. Um auszuwählen, welche kritischen Wege angezeigt werden sollen, klicken Sie in der Ecke der Taste auf den Pfeil und wählen Sie die gewünschten Meilensteine aus. Wahlweise können Sie sie auch im Informationsfenster „Meilensteine“ auswählen.
Wenn alles nach Plan läuft, klicken Sie in der Symbolleiste einfach auf die Taste Nachholen.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit (standardmäßig das aktuelle Datum) aus und geben Sie an, ob teilweise abgeschlossene Vorgänge markiert werden können und ob alle Vorgänge oder nur die ausgewählten Vorgänge aktualisiert werden sollen.
Wenn Sie auf „OK“ klicken, werden die Angaben zum prozentualen Abschluss der Vorgänge bis zum angegebenen Datum und Zeitpunkt aktualisiert.
Wenn ein Vorgang nicht so weit abgeschlossen wie geplant ist, können Sie auf die Symbolleistentaste Neu planen klicken, um in der aktuellen Situation schnell die beste Stelle dafür zu finden.
Durch Klicken auf die Taste „Neu planen“ wird das folgende Dialogfenster angezeigt.
Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, um die nicht abgeschlossenen Vorgänge neu zu planen. Legen Sie fest, ob alle Vorgänge oder nur die ausgewählten aktualisiert werden sollen.
Wenn Sie auf „OK“ klicken, werden die nicht abgeschlossenen Vorgänge verschoben und der gesamte Terminplan wird aktualisiert, sodass Sie von diesem Punkt aus weiterarbeiten können.
Hierdurch werden nur Vorgänge mit nicht abgeschlossenen Arbeiten verschoben, deren Abschluss vor dem angegebenen Datum geplant war. Zukünftige Vorgänge sind davon nicht betroffen.
Sobald Sie ein Projekt fertig eingerichtet haben und bereit sind, es zu implementieren, können Sie einen Basisplan festlegen. Der Basisplan stellt die ursprüngliche Planung des Projekts dar und dient zum Vergleich mit dem Ist-Plan. Der Ist-Plan gibt hingegen an, wie ein Projekt in Wirklichkeit verläuft. Bevor der Basisplan für ein Projekt festgelegt wird, sind der Basisplan und der Ist-Plan identisch. Nachdem der Basisplan festgelegt wurde, betreffen weitere Änderungen nur den Ist-Plan.
Klicken Sie zum Festlegen eines Basisplans in der Symbolleiste auf die Taste Basisplan festlegen. Sie werden in einem Fenster aufgefordert, den Basisplan zu benennen. Der Standardname ist das aktuelle Datum.
Wenn Sie auf „OK“ klicken, wird der Basisplan festgelegt und alle weiteren Änderungen werden stattdessen auf den Ist-Plan angewendet.
Wählen Sie Geteilte Pläne oder Beide Terminpläne, um den Basisplan und den Ist-Plan zusammen anzuzeigen und vergleichen zu können.
OmniPlan 3 unterstützt nicht nur einen Basisplan, sondern beliebig viele. Dies ermöglicht Ihnen, zu jedem Zeitpunkt im Projekt eine Momentaufnahme zu erstellen, die einen neuen Bezugspunkt festlegt, ab dem das derzeitige Projekt fortgesetzt werden kann. Sie können einen bestimmten Basisplan mit dem derzeitigen Ist-Plan im Menü Basisplan/Ist der Symbolleiste vergleichen.
OmniPlan 3 Pro enthält Werkzeuge zum Berechnen der Sicherheit, mit der ein Meilenstein bis zum bestimmten Stichtag abgeschlossen wird. Hierzu werden Monte-Carlo-Simulationen verwendet, die auf Schätzungen des zum Erreichen des Ziels erforderlichen Aufwands basieren. Die Ergebnisse dieser Simulationen können dabei helfen zu bestimmen, wo es zu Verspätungen oder sogar Verfrühungen im Plan kommen könnte.
Wechseln Sie zum Ausführen einer Simulation in die Vorgangsansicht und wählen Sie in der Symbolleiste die Taste Simulationen. Die hier von Ihnen ausgewählten Einstellungen und die eigentliche Simulation betreffen alle ausgewählten Vorgänge und Meilensteine. Wenn keine Vorgänge ausgewählt sind, wird die Simulation für das gesamte Projekt ausgeführt.
Die Sicherheit, die die Simulation angibt, wird durch den geschätzten Aufwand, der zum Abschließen der in jedem Meilenstein vorhandenen Vorgänge erforderlich ist, bestimmt. Wenn Sie Aufwandsschätzungen für Vorgänge nicht manuell festgelegt haben, tun Sie das oder nutzen Sie die praktische Funktion Aufwand automatisch schätzen (befindet sich auch im Monte-Carlo-Einblendmenü).
Hinweis
Das Ausführen einer Simulation ohne Festlegen der Schätzungen für den Mindest- und Maximumaufwand (entweder manuell oder automatisch) führt immer zu der Vorhersage, dass Ihre Meilensteine genau wie geplant abgeschlossen werden. Das ist nicht sehr nützlich. Stellen Sie für optimale Ergebnisse sicher, eine Spanne für den möglichen Aufwand eingeschlossen haben (leicht möglich mit dem automatisch geschätzten Aufwand).
Sobald die Simulation abgeschlossen ist, werden waagerechte Balken auf Tagen neben jedem Meilenstein (dargestellt durch eine kleine Raute) angezeigt. Ein Balken entspricht 20 Prozent Sicherheit, dass der Meilenstein an diesem Tag abgeschlossen ist (fünf Balken auf einem Tag bedeuten, dass ein Meilenstein gemäß der Simulation mit 100-prozentiger Sicherheit an diesem Tag abgeschlossen sein wird). Bewegen Sie den Mauszeiger über die Balken auf jedem Tag, um mehr Details anzuzeigen.
OmniPlan Pro bietet Ihnen Zugriff auf leistungsfähige Skriptingwerkzeuge, die die integrierte AppleScript-Bibliothek nutzen. Öffnen Sie für den Zugriff auf das Funktionsverzeichnis der OmniPlan-spezifischen Skriptbefehle den AppleScript-Editor und wählen Sie „Ablage“ ▸ „Funktionsverzeichnis öffnen“ (Umschalt-Befehl-O). Wählen Sie dann OmniPlan.app aus der eingeblendeten Liste.