OmniFocus で収集した項目は、カレンダー上に記したイベントや予定表項目とは異なります。一般に、カレンダーは特定の日時に発生する物事に対して使用します。たとえば、会議、歯医者の予約、レストランの予約などは、その日時になるまで何もできないことから、カレンダーを使用することが理にかなっています。

延期日と期日を設定する

アクションとプロジェクトには、カレンダーの項目ほど具体的ではないが、ある程度の時間制約を伴った期日と「延期日」を設定できます。「延期日」とは、アクションやプロジェクトが処理可能になる日のことです。その日がくるまで、項目は淡色表示となります。「期日」とは、アクションやプロジェクトを完了しなければならない日のことです。

たとえば、「火星開拓」プロジェクトを進めるには、打ち上げ可能な期間内に打ち上げ日をスケジュールできるように、太陽・地球・火星が一直線に並ぶ時期を知る必要があります。オンラインで調べると、次の期間は 2016 年 1 月から 2016 年 4 月までです。そして、あなたは自分の誕生日を祝って 1 月 6 日に宇宙船を打ち上げることにします。これを実行するためには、延期日が 2016 年 1 月 1 日で、期日が 2016 年 4 月 30 日の「打ち上げ可能期間」アクションを作成するとよいでしょう。

また、延期日が 2016 年 1 月 6 日で、期日が 2016 年 4 月 30 日の「宇宙船打ち上げ」アクションを作成します。なぜ打ち上げミッションの期日だけでは不十分なのでしょうか。それは、打ち上げ日当日の天候状態が悪かったり、何らかの機械的な故障が発生して打ち上げが送れたりする可能性があるからです。なにはともあれ、あなたがロケットを打ち上げようと考えている日は 1 月 6 日です。この日を過ぎると、期日が過ぎて赤い惑星の探検が不可能になるまで、OmniFocus はあなたにリマインダーを表示します。

延期日に達していない項目は処理可能だとみなされず、処理可能になるまで画面にも現われません。「火星開拓」プロジェクトのすべてのアクションを見るには、表示オプションで「残り」を選択します（「すべて」には完了した項目と取り止めた項目が含まれます）。延期日に達していないアクションは淡色表示ですが、延期日になるとそのテキストが黒に変わります。これは、アクションが処理可能な状態になり、完了に向けて行動に移さなければならないことを意味します。

期日の近づいてきたアクションやプロジェクトは期限間近とみなされ、それを示すために色が黒から黄褐色に変わります。また、それらのアクションやプロジェクトは「予測」に追加されます（「予測」を参照）。デフォルトでは、指定された期日の 2 日前になると、そのアクションは「期限間近」の状態になります。これを変更するには、「OmniFocus」▸「環境設定」▸「日付と時刻」タブに移動し、「期限間近」に別の値を指定します。

また、環境設定の「日付と時刻」セクションでは、期日を入力して時刻を入力しなかったときに使用される時刻を指定できます。デフォルトは 5:00 PM ですが、たとえば、新規項目の期限を 1 日の終わりに設定したい場合には「11:59 PM」 、就業日の始まりに設定したい場合には「9:00 AM」と入力することも可能です。

延期日と期日はメインアウトラインまたはインスペクタで入力できます。

期日に達したアクションは赤で示されます。これは警告であり、そのタスクを完了するか、期日をスケジュールし直さなければならないことを知らせるものです。火星ミッションの場合は、指定された打ち上げ可能期間を逃してしまうと、次の機会が来るまでに 24 カ月待たなければなりません。

サポートされている日付書式

日付はさまざまな方法で入力できます。OmniFocus には優れた日付認識機能が備わっています。以下に例を示します。

• 2d、–3w、1h、1y1m など — 相対的な日時を入力して、現在の日時にその時間を加算した日時を指定できます。負の数値は過去の日時を表します。

• 2 日、–3 週間、1 時間、1 年 1 カ月など — 省略しない時間単位も使用できます。

• 昨日、明日、今夜、来週の木曜日、先月、今週の金曜日など — 一般的な語句を使用して相対的な日付を指定できます。“This”, “next”, and “last” have specific meanings: this friday always means the Friday in this week, next friday always means the Friday in the next week, and last friday always means the Friday in last week, regardless of what day today is.その他の単位も同様に機能します。

• 9月、金曜日、2019 など — 特定期間の名前を入力すると、それはその期間の最初の日付を意味します。したがって、「9月」は「9 月 1 日」を意味します。

• 5/23/08 10a、9.30.09 2:00 PM など — 「言語と地域」環境設定で定義されている短い日付書式を使用できます。

• 2週 土、4日 @ 5p、月 6a、5月 6 火 5p など — 好きな書式を混ぜて使用できます。

• 現在、9、14:00、明日など — 番号や時刻のみ、あるいは単語の省略形も認識できる場合があります。認識される可能性のあるものを試してみてください。

繰り返し項目

タスクの中には定期的に発生するものがあります。たとえば、ごみを外に出さなければならないたびに新しい項目を作成するのではなく、毎週木曜日の晩に「ごみ袋を外に出す」というリマインダーが表示されるようにタスクを設定できます。繰り返し項目は、時間、日、週、または月単位で繰り返し発生させることができます。繰り返し項目の発生は、その項目が最初にスケジュールされた日時に基づいて、または完了時から一定の期間だけ経過しなければならないように再スケジュールされた日時に基づいて発生します。

繰り返し項目を設定するには：

• 繰り返す項目を選択します。

• インスペクタの「繰り返し」パネルにあるリストで繰り返しのタイプを選択します。

  • 定期的な繰り返し—規則的な繰り返しで、最初の期日をスタートポイントとして、繰り返し間隔が経過したときに再び期日となります。これは、家賃を払うなど、カレンダーに基づいた繰り返し項目に便利です。最もよく使用されるタイプです。

  • 次の間隔の経過後—このタイプの項目は、完了した後、指定された期間だけ延期されます。一定の期間が過ぎないと繰り返すことができない、つまり、何らかの外部制約によって規制されているためにスケジュールが柔軟でなければならないような項目に便利です。たとえば、保険が 6 カ月に一度の定期診断をカバーしている場合は、前の診断日から 6 カ月以降でないと次の予約をとることはできません。

  • 次の間隔で期限—このタイプの項目は、完了した後、指定された期間が経過した後に再び期日となります。完了するのに必要な時間に基づき、内部的に設定された制約がある項目に便利です。たとえば、30 錠の薬を 30 日ごとに受け取るような場合は、この繰り返しタイプを選択します。

• 繰り返し間隔を入力します。任意の数値を分、時間、日、月、または年単位で入力できます。

• あるアクションを特定の週日にスケジュールするには、「定期的な繰り返し」に 1 週間の間隔を入力し、下のボタンを使って繰り返しが発生する曜日を選択します。

以下に例を示します。

• 火曜日 5:00 PM まで延期、期限は火曜日 10:00 PM、毎週繰り返す：ごみを外に出す。この繰り返しは固定スケジュールです。つまり、前回行った日に関係なく、毎週同じ曜日の同じ時刻に行う必要があります。

• 今日 12:00 AM まで延期、期限は 6:00 PM、5 日後：台所を掃除する。この項目は、完了日から一定の期間が経過した後に再び行えるようになります。つまり、次に行わなければならない日時は前に行った日時によって決まります。

• 4:00 PM まで延期、期限は 6:00 PM、毎週月曜日、火曜日、木曜日に繰り返す：さと子をサッカーの練習に連れて行く。これは特定の曜日の夕方近くに繰り返されます。したがって、このためのリマインダーを必要とするタイミングも特定の日時だけに限ることができます。

• 今日 7:00 AM まで延期、期限は今日 7:00 PM、10 日後に再び期限：サボテンに水をやる。このトゲのある植物は、水をやりすぎるとうまく育ちません。「次の間隔で期限」を使用することで水のやりすぎを防ぐことができます。たとえこのアクションが期限超過になったとしても、そのときに水をやれば大丈夫だからです（一方、「定期的な繰り返し」を使用すると必要以上に早く水をやるように指示されるので、サボテンにとっては危険です）。

繰り返し項目に完了マークを付けると、その項目の次のインスタンスが、指定した繰り返し間隔に基づいた延期日や期日を使って作成されます。繰り返しを止めたい場合は、インスペクタで繰り返し設定を無効にします。