在云中工作

默认情况下,OmniOutliner 会将文件保存在您的 iOS 设备本地。如同下一章利用文稿浏览器管理文件中所说的,您的文件保存在设备上的本地文稿文件夹中。但现在 OmniOutliner 可以跨越各种 iOS 设备进行工作,因此您应该考虑将文件保存在云中。当您这样做之后,您就可以在 iPad、iPhone、iPod touch(第五代或更新的版本)等设备上访问您的文件,当然如果您在 Mac 上使用 OmniOutliner,也可以从 Mac 上访问。

您可以通过 OmniPresence 将文件(以 .oo3 文件扩展名结尾的文件)同步到 Omni Sync Server 或 Apple 的 iCloud Drive。或者,如果您使用的是其他云存储供应商,如 Box 或 Dropbox,可以用支持的大纲处理标记语言或 OPML 文件格式输出大纲。这两种文件格式存在一些明显的差异,我们将在本章中简单说明,帮助您就大纲的存储位置做出最佳决策。

您可以随意尽量多的添加云帐户。比如,您可以针对个人使用或工作使用的目的分别添加云帐户,也可以为 UX 团队添加可供群组访问的帐户...几乎可以满足您的任何需求。实际上唯一的限制就是每台设备上可用的存储空间。

本章节为您展示了如何通过 OmniOutliner 内建的 OmniPresence 来创建和连接 Omni Sync Server,从而开启云的时代。从这里,您将学习到如何使用全新的 BETA 服务连接到其他云存储供应商,它允许您连接到 iCloud Drive、Box、Dropbox 等。

什么是在云中工作?

在云中工作这个概念听起来很酷,也很未来,但实际上它表示您的文件安全地保存在别的地方,而您的 iOS 设备上则保存了文件的副本。

不论任何时候,只要你对文件进行了更改,OmniOutliner 下次执行同步操作时,云中的文件就会更新。当然,这是假设您的 iOS 设备连接到了 Internet。如果您没有连接,则会在下次连接的时候同步这些更改。

将文件保存在云中的另一个好处是,如果您的 iOS 设备丢失或找不到了,您的文稿也会安全地保存在云服务提供商的服务器上。您只需要登录云帐户,更改密码,然后访问文件,并将其与您的新 iPhone 或 iPad 进行同步,之后就可以恢复工作了。

注意
当然,您文件的安全性和您密码的强度息息相关 — 这包括使用密码(和/或 Touch ID)来保护您的 iOS 设备。不要使用简单的、通过字典生成的密码,也不要使用其他人容易猜到的密码,比如您发布在 Instagram 和 Facebook 上的宠物的名字。

选择强密码 — 或寻找其他 iOS 和 Mac 应用程序,比如 1Password,并使用其内建的密码生成器 — 来帮助您保证云帐户的安全。而作为一项额外的措施,如果您的云供应商提供了两步式验证,您应当好好利用它。

尽管包括 Omni Sync Server 在内的大多数云服务都维护有备份,但千万不要相信您的云供应商能够在紧要关头帮到您。这仅仅是因为在云中保存文件并不能代替您自己对文件的备份 — 您应全权负责维护您所有材料的备份!请务必定期备份您的 iOS 设备(不管是在 iCloud 上还是在您的 Mac 上),并为 Mac 制定定期的备份计划。

与 OmniPresence 同步

我们将从最简单的方式来入手了解云,也就是 OmniPresence。我们完全重新构建了 OmniPresence,它是用户在云中保存文件的解决方案。您有两个存储选项:

  • Omni Sync Server,这是我们维护的服务器组,您可以利用它们在云中保存文件。OmniPresence 内建在我们的 iOS 应用程序中(Mac 则使用桌面版的应用程序),因此不需要再下载额外的东西。您只需要注册免费的 Omni Sync Server 帐户
  • WebDAV 连接是我们在 OmniPresence 中提供的链接点,希望维护自有服务器的用户可以使用它来存储和同步文件。您可以连接到您自己的 WebDAV 服务器、您信任的第三方服务或您甚至可以使用 WebDAVNav Server 在本地网络上搭建 WebDAV 服务。

现在,您知道了使用 OmniPresence 的备选项,接下来我们来看看如何在 OmniOutliner 中设置它们。

创建 Omni Sync Server 帐户

如果您计划配合 Omni Sync Server 使用 OmniOutliner,而如果又没有帐户,则需要免费创建一个帐户。您可以在以下网站创建 Omni Sync Server 免费帐户:

sync.omnigroup.com

转到该页面,输入您的电子邮件地址,并单击Sign Up(注册)。我们会向您发送一封电子邮件,其中包含如果设置 Omni Sync Server 帐户的说明。

提示
在设置了 Omni Sync Server 帐户之后,别忘记设置一个强度足够的密码,您一定想要将恶意的 SkrYpt K1dD0z3 与您的文件隔离开来,对吧?

当准备好 Omni Sync Server 帐户的一切事宜,请返回 OmniOutliner 中的“位置”屏幕并遵循说明。

通过 OmniPresence 连接到 Omni Sync Server

如果您有 Omni Sync Server 帐户,请遵循这些步骤来配置云帐户:

  1. 要开始同步到 Omni Sync Server,从位置屏幕开始,轻按添加 OmniPresence 帐户
    轻按添加云帐户
  2. 接下来,选择您要使用的云帐户类型;您可以选择添加 Omni Sync Server 帐户或者添加 WebDAV 服务器。这两项的差别是,我们托管并维护 Omni Sync Server,而如果使用 WebDAV 服务器,则您需要寻找第三方来管理(或您自己托管),并委托他们维护服务器。

    轻按添加 Omni Sync Server 帐户

    选择 Omni Sync Server 或 WebDAV 服务器
  3. 在显示的帐户信息屏幕上:

    1. 输入您的帐户名
    2. 输入帐户密码
    3. 或者,也可以输入将用作同步文件夹名称的昵称
    4. 轻按存储与 Omni Sync Server 进行验证。
    输入 Omni Sync Server 帐户凭证

接着将看到测试服务器的兼容性的消息和进度条。如果检查发现所有事项都准备就绪,OmniOutliner 会通知你已经成功连接到 Omni Sync Server。

测试服务器的兼容性

验证凭证后,将返回 OmniOutliner 的位置屏幕,您将看到同步文件的新文件夹。

同步完成后,主屏幕上将显示 Omni Sync Server 文件夹

要访问文稿文件夹中的文件,只需轻按您选择的文件夹,然后轻按您要处理的文件即可。或者,轻按添加按钮创建新大纲。

通过 OmniPresence 连接到 WebDAV 服务器

在显示的帐户信息屏幕上,遵循以下步骤:

  1. 输入 WebDAV 服务器位置的 URL
  2. 输入您的帐户名
  3. 输入帐户密码
  4. 或者,也可以输入将用作同步文件夹名称的昵称
  5. 轻按存储与 WebDAV 服务器进行验证。
输入 WebDAV 帐户凭证

就像连接到 Omni Sync Server 一样,OmniOutliner 会通知您测试服务器的兼容性,然后在成功连接到 WebDAV 服务器时显示已连接屏幕。

警告
当您将计算机中的文件和文件夹暴露在互联网中时(即使有强大的密码保护),您将承担一定的风险。请确保您在设置服务器前已了解此风险,并务必使您的服务器及时安装最新的安全补丁。如果您不希望托管自己的服务器,则可以注册免费的 Omni Sync Server 帐户或使用其他符合标准的 WebDAV 主机来完成 OmniOutliner 文件同步。

监控 OmniPresence

当您配置了 OmniOutliner 使用任意一种云帐户类型时(Omni Sync Server 或 WebDAV),您会注意到工具条中有一个 OmniPresence 图标。

工具条中的 OmniPresence 图标

请关注该图标,以便监控 OmniPresence 的同步状态:

  • — 表示 OmniPresence 处于活动状态,并准备好与服务器同步文件。
  • — 表示正在进行同步。
  • — 表示您的 iOS 设备无法访问活动的 Wi-Fi 或移动电话网络。
  • — 表示尝试同步文件时出错。如果还有其他人正在处理相同的文件,或者如果无法与正在使用的同步服务器建立连接,则您可能会看到该图标。请尝试再次轻按 OmniPresence 图标,如果出现相同的错误图标,请联系我们的支持专家寻求协助。

OmniPresence 会每分钟或类似的频率与您的活动同步服务器进行校验,并将您所做的任何更新保存到服务器。OmniPresence 还会在您关闭文件或在设备上从 OmniOutliner 切换到其他应用程序时,在服务器上保存一个文件版本。或者,您随时都可以轻按 OmniPresence 图标来强制更新服务器上的内容。

使用云存储供应商 BETA

OmniOutliner 简化了在云中保存和处理文件的方式。我们在 OmniOutliner v2.4 中引入的全新 BETA 功能云存储供应商,让您可以将您拖入 OmniOutliner 的内容保存至所选的服务,包括但不限于以下服务:

  • Omni Sync Server(通过 OmniPresence)
  • iCloud Drive
  • Box
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
  • 以及更多服务

警告
请记住,使用云存储供应商的能力尚处于 BETA 测试阶段,在软件领域中,这表示它可能不稳定或不可靠。因此,我们默认并未开启该功能。如果您愿意为测试我们的这一新功能而承担一点风险,请参阅下一部分

如果您在访问存储在云中的 OmniOutliner 文件时遇到问题,请告知我们。请务必告知我们您存储文件所用的服务,并尽可能描述您所遇到的状况。

开启云存储供应商

如果您想要开启对云存储供应商的访问,请轻按齿轮图标位置屏幕开始,轻按设置

  1. 轻按使用云存储供应商
    轻按使用云存储供应商以继续
  2. 轻按使用云存储供应商旁边的开关打开服务
    打开使用云存储供应商选项之前,请阅读开关下方的文字内容

开关变成绿色表示已经打开了云存储供应商服务。轻按设置然后按完成以关闭窗口,并返回到本地文稿文件夹。

云存储供应商选项已开启

如果您轻按工具栏中的位置,您将回到位置屏幕,现在您将在这里看到其他文稿文件夹,这就是您访问云中存储的文件的地方。

位置屏幕现在列出了其他文稿文件夹,以便处理云中的文件

在 OmniOutliner 中开启了云存储供应商后,如果您要使用 Apple 的 iCloud Drive,您还需要按一个开关。接下来我们将一起来完成这一操作。

配合 OmniOutliner 使用 iCloud Drive

在可以与 iCloud Drive 或其他基于云的存储系统同步 OmniOutliner 文件之前,您还需要在 iOS 设备上完成一些先期工作。幸运的是,OmniOutliner 内建了 OmniPresence,因此您只需要免费的 Omni Sync Server 帐户(请参阅创建 Omni Sync Server 帐户了解详细信息),而 iOS 本就可以直接访问 iCloud Drive。您只需要处理一些开关,iCloud Drive 就能够准备就绪。

开启 iCloud Drive

在您的 iOS 设备上,打开设置,然后选择 iCloud ▸ iCloud Drive,并确认 iCloud Drive 处于开启

开启了 iCloud Drive 的设置屏幕

在使用 iCloud Drive 的应用程序的列表中,确认 OmniOutliner 旁边的开关处于开启状态。这将允许 OmniOutliner 打开和保存那些存储在 iCloud Drive 上的文件。

iCloud Drive 屏幕,显示了在 iCloud 中保存文稿和数据的应用程序的列表

将文件保存到云

称为在云中“保存”文件似乎有些不妥,因为无法直接在其他文稿文件夹中直接创建新文件。相反,您首先需要在本地文稿文件夹中,或使用 OmniPresence 同步的文件夹中创建文稿,然后再将文件输出或移动到云存储供应商。

让我们假设您在本地文稿文件夹中有一个文件想要保存到 Dropbox 中。那么您需要:

  1. 在工具栏中,轻按选择。这使您可以在文件夹中选择文件,从而可以对它们进行操作。
  2. 找到您要移动到 Dropbox 中的文件,然后轻按它选中。当您选择了文件时,文件图标会显示蓝色的边界,以表明它可以进行操作。
    已选择的文件,文件图标周围有一圈蓝色边界。
  3. 在工具栏中,轻按共享按钮打开共享菜单。
    共享菜单
  4. 在共享菜单中,轻按输出至...
  5. 选择您要保存文稿的文件格式。根据需求,您可以从 OmniOutliner、OmniOutliner 模板、OPML、动态 HTML、简单 HTML、纯文本、CSV、DOCX 或 DOCX(缩进版)中进行选择。
    选择格式窗口
  6. 轻按位置打开云存储供应商的菜单,然后轻按选择 Dropbox 作为存储位置。
    位置菜单
  7. 在选择了云服务之后,窗口会改变,显示您在该服务上的帐号的相关文件和文件夹。选择保存位置然后轻按窗口底部的保存至...
    云服务窗口

当您将文件输出至一个云存储供应商时,您输出的文件仍留在其原始的位置。因此,如果您从本地文稿中将文件输出至 Dropbox,那么文件现在就存在于两个地方。如果您想要在 Dropbox 上保存之后继续处理文件,您可以需要考虑删除保存在本地文稿中的副本,以避免混淆。

打开云中的文件并进行处理

当文件保存在 Omni Sync Server 上时,您可以对保存 iCloud Drive 云中的文件进行实时的编辑。您甚至可以同时在多台 iOS 设备(或 Mac 计算机)上打开同一个文件。

例如,要打开 iCloud Drive 上的文件,请遵循以下步骤:

  1. 位置屏幕上,轻按其他文稿

    位置屏幕,显示了其他文稿文件夹
  2. 在工具栏中,轻按添加按钮来将保存在 iCloud Drive(或其他服务)上的文稿添加到其他文稿文件夹中。

    默认情况下,文件选择器显示了 iCloud Drive 上可用的文件。(如果文件在其他云服务上,轻按位置然后轻按以选择您的云供应商。)

    位置屏幕使您可以访问存储在云中的文件

  3. 找到您要处理的文件,然后轻按以选择,并将文件添加到您设备上的其他文稿文件夹。
    iCloud Drive 中的文件现在显示在您设备上的其他文稿文件夹中,轻按以在 OmniOutliner 中打开文件。
  4. 最后,轻按以在 OmniOutliner 中打开文件。

当您打开保存在 iCloud Drive 上的文件时,文件会在您进行更改时仍保留在 iCloud Drive 上。当您关闭文件(轻按工具栏中的文稿)时,更改会保存到 iCloud Drive 上的文件中。

使用云中的 OPML 文件

大纲处理标记语言 (OPML) 是曾经专为大纲设计的 XML 文稿格式。OPML 由 UserLand Software 开发用作 Radio UserLand 的原生文件格式,提供您在大纲中想要的所有结构优度,同时可轻松将大纲与其他应用程序和服务分享。

尽管灵活性较高,但 OPML 文件格式仅适用于结构分层文本;它不会识别样式或附件。这对于只有文本的大纲可能还好,但如果您花了一定的时间来设计大纲样式,可能还是希望能够保留该样式。幸运的是,OmniOutliner 已经对这种情况有了应对之策;您可以将大纲样式输出为模板主题,然后将其应用到转换的 OPML 文件。

不过,在使用云中的 OPML 文件之前,还有一点工作需要完成。这项工作不是很复杂,但如果您不知道正确的步骤,便会遇到阻碍。

流程如下所示:

  1. 本地文稿文件夹或与 OmniPresence 同步的文件夹中创建一个大纲。
  2. 完成大纲任务之后,轻按工具条中的文稿,保存并关闭文件。
  3. 如果您的大纲具有您想要保留的样式,则根据您正在输出的文稿创建一个模板,并将该模板在本地保存在 iOS 设备上。
  4. 在工具条中,轻按选择,然后轻按以选择您希望保存在另一个云服务上的文件。文件周围应有一个蓝色边框;这可以告知您,该文件已被选中用于某件好事。
  5. 将大纲输出为 OPML(大纲处理标记语言)格式。

如您所想象,该流程实际上要复杂一些,因此接下来会深入为您展示如何完成该流程。您应该已经知道如何在 OmniOutliner 中创建新大纲,因此我们会跳过前两个步骤,先向您展示如何从样式设计良好的大纲创建模板。

根据大纲创建已设计样式的模板

如果您拥有想要保留的样式设计良好的大纲,可以将大纲版本输出为 OmniOutliner 模板文件。这允许您在之后将样式重新应用到您拥有的任何大纲,包括已转换为 OmniOutliner 文件的 OPML 文件。

要创建模板,请执行以下步骤:

  1. 在工具栏中,轻按选择
  2. 轻按以选择想要保存为模板的文件;文件周围会出现蓝色边框。
    选择您想要保留其样式的文件
  3. 在工具条中,轻按输出按钮,然后在显示的菜单中选择从大纲创建模板
    轻按“从大纲创建模板”,创建已设计样式的模板

OmniOutliner 创建所选文件的模板,并在本地将其存储在 iOS 设备上。作为证据,OmniOutliner 会更改视图以向您显示刚才创建的模板。

可用模板的列表

将文件作为 OPML 输出至云

完成大纲任务之后,返回位置屏幕,选择保存文件的文件夹并遵循以下步骤:

  1. 在工具栏中,轻按选择
  2. 轻按以选择想要输出为 OPML 的文件;文件周围会出现蓝色边框。
    高亮显示的 OmniOutliner 文件
  3. 在工具条中,轻按 ,然后从显示的菜单中选择输出至
  4. 轻按以选择 OPML 作为输出格式。
    轻按 OPML 文件图标,将大纲输出为 OPML 文稿
  5. 输出文件的默认位置为 iCloud Drive。如果想选择其他位置,轻按位置,然后轻按以选择想要在其中保存该文件的云服务。
    “位置”菜单显示设备上可用的云存储供应商
  6. 最后,轻按窗口底部的上传到 [云服务]。(其中,[云服务] 实际上是您的云存储供应商名称。)
    轻按窗口底部的“上传到”,将大纲作为 OPML 文件输出至所选的云服务

注意
如果将 OmniOutliner 文件输出至 OPML,添加至大纲的所有样式和附件不会一起输出。

在 OmniOutliner 中打开 OPML 文件

要使用云中存储的 OPML 文件,需要先将其添加至其他文稿文件夹。请执行以下步骤:

  1. 位置屏幕上,轻按其他文稿
    “位置”屏幕显示“本地文稿”文件夹,以及您用于处理云中存储的文件的“其他文稿”文件夹。
  2. 在工具条中,轻按添加或加号按钮。此操作将弹出外部文件窗口,该窗口默认对 iCloud Drive 开放。
    轻按加号/添加按钮可打开让您访问云中存储的文件的窗口。
  3. 在该窗口的左上角,轻按位置,然后从选项列表选择存储供应商。
    位置菜单
  4. 轻按以选择并输出 OPML 文件至其他文稿文件夹。
    显示 Box 上存储的文件的窗口,包括 OPML 文件
  5. 最后,轻按以在 OmniOutliner 中打开文件。
    包含 OPML 图标的大纲文件

在 OmniOutliner 中打开 OPML 文件后,您会发现大纲结构保持不变。完成大纲任务之后,轻按工具条左上角的文稿。根据所使用的云供应商,您可能在显示屏顶部看到一则通知,通知您所作的任何更改已保存在云供应商服务器上。

当更改保存至云中后,Box 云存储系统会发送一则通知来通知您

在原始文件保留在云中的情况下,您可以随时移除其他文稿文件夹中存储的影子文件。

将 OPML 文件转换为 OmniOutliner 文件

现在,我们假设您在云中存储了一个您想向其应用样式的 OPML 文件。但是您无法做到,主要原因是 OPML 不支持样式或附件。

但是您可以将 OPML 文件转换为 OmniOutliner 文件格式 (.oo3)。关键在于,您首先需要将 OPML 文件输入至本地文稿文件夹或与 OmniPresence 同步的文件夹。

让我们马上就行动!

  1. 位置屏幕,选择本地文稿文件夹或与 OmniPresence 同步的文件夹。
  2. 在工具条中,轻按齿轮图标,然后轻按复制自.... 窗口改变为向您显示可能的云存储供应商列表(默认位置为 iCloud Drive)。
    应用程序菜单
  3. 轻按位置,然后选择正在使用的云存储供应商;例如 Box 或 Dropbox。
  4. 最后,找到并轻按以选择想要复制到 iOS 设备的 OPML 文件。

云中的 OPML 文件仍然在云中;您刚才复制的只是该文件的副本并将其放在了 iOS 设备上。接下来,将 OPML 文件转换为文件扩展名为 .oo3 的 OmniOutliner 文件:

  1. 在工具条中,轻按选择,然后轻按以选择您刚才从云复制的 OPML 文件。
  2. 轻按输出按钮,打开动作菜单,然后轻按从文稿创建大纲

所选的文件被复制并转换为文件扩展名为 .oo3 的 OmniOutliner 文件。如果您想,可以将从云复制的 OPML 文件移动至废纸篓并将其从设备删除。

通过刚刚转换为 OmniOutliner 文件的 OPML 文件,您可以安全地附加图像、添加音频和视频剪辑,或将模板主题(或样式)应用到大纲。我们接下来便会介绍相关内容,不过要在这里友好提醒一下,务必记住,其他云服务不会从与 OmniPresence 或 iCloud Drive 相同的方面处理 .oo3 文件。

好了,让我们回到正题上...

将样式模板应用到 OPML 文件

将模板主题应用到 OmniOutliner 文件简直是超级容易。首先请打开您的大纲。该大纲可以是未设计样式的大纲,如新转换的 OPML 文件,或已设计样式的其他大纲。

下面,请执行以下步骤:

  1. 在文件打开的情况下,轻按工具条中的扳手图标,打开内容检查器。
  2. 轻按样式切换到“样式”检查器,然后轻按应用模板主题
  3. 向上扫动即可滚动可用模板的列表。
  4. 轻按以选择首选模板。OmniOutliner 将为您显示已应用模板的文件的预览。如果您对预览效果满意,则轻按应用将样式应用到大纲。

瞧!您的大纲现在已包含您先前创建的模板的所有样式。

完成大纲任务之后,轻按工具条中的文稿,保存并关闭文件。

从“其他文稿”文件夹中删除文件

完成大纲任务之后,轻按工具条中的文稿。这会让您回到其他文稿文件夹。现在您需要做出决定:如何处理其他文稿文件夹中的文件?

  • 您要将它们保留在其他文稿文件夹中?
  • 还是要从设备上删除它们?

可以放心将文件保留在那里,尤其是您还有更多大纲任务的话。添加到其他文稿文件夹中的文件是云中的原件的影子文件。它们互相链接,以便对您所进行的更改进行同步,而云中的文件是“唯一的真正源文件”。

您可以选择从其他文稿文件夹中删除文件。如果您再次需要处理文件,您始终都可以将它添加回您的设备。从其他文稿文件夹中删除文件并不会从 iCloud Drive 中删除文件 — 您的文件在云中十分安全 — 它只是从您的设备上删除了文件而已。

要从其他文稿文件夹中删除文件:

  1. 在工具栏中,轻按选择
  2. 轻按以选择要删除的一个或多个文件。
  3. 轻按工具栏中的删除文稿图标,然后轻按删除文稿

您从其他文稿文件夹中删除的文件会消失,它们不会移动到废纸篓文件夹。这是因为添加到其他文稿文件夹中的文件只是云中存储的实际文件的影子文件(目前缺乏更好的词汇来描述它)。

删除云帐户

要移除帐户,轻按编辑;帐户名称左侧显示删除图柄。如果轻按删除图柄,帐户名称将滑动到左侧,右边缘显示删除按钮;轻按该按钮即可删除帐户。

删除图柄(即中间带一条白色划线的红圈)显示在帐户名称左侧。
轻按删除图柄可滑入“删除”按钮。

执行此操作更快捷的方式是向左滑动帐户名称,启动删除按钮。如果删除帐户前改变主意,轻按完成,然后删除按钮消失。

注意
还原操作不会还原已删除的帐户。如果删除一个(或所有)云帐户,需要全部重新设置这些帐户。

有关云存储的最终见解

尽管在云中存储文件听起来很异想天开和不可思议,但事实上,如果您想要获得样式设计良好的大纲,Box、Dropbox、Google Drive 和 OneDrive 等其他云存储供应商会为您带来更多工作。将文件存储在 iCloud Drive 上的优势是其确实可识别打包的文件类型。iCloud Drive 的缺点是,您不能在两台或以上设备上同时可靠地使用同一文件(尽管 Apple 有相关声明)。

最后,我们唯一能够完全认可的服务就是我们的 OmniPresence 和 Omni Sync Server。该服务对我们的应用程序用户免费开放,我们会对服务器进行维护以确保正常运行时间和文件兼容性。而且,与 iCloud Drive 不同,我们提供 OmniPresence 支持,您可以在遇到问题时联系我们的支持专家。