Puede sincronizar archivos de OmniOutliner (los que tienen la extensión .oo3) con OmniPresence en Omni Sync Server, o en iCloud Drive de Apple. Si utiliza otro proveedor de almacenamiento en la nube, como Box o Dropbox, puede exportar los esquemas en el formato de archivo OPML (Outline Processor Markup Language). Existen algunas diferencias obvias entre los dos formatos de archivo que explicaremos (brevemente) en este capítulo para ayudarle a tomar la mejor decisión acerca de dónde guardar los esquemas.

Puede añadir todas las cuentas en la nube que desee. Por ejemplo, puede añadir cuentas en la nube para uso personal (o de trabajo), una cuenta accesible a un grupo para su equipo de UX... prácticamente cualquier cosa que necesite. La única limitación real es la cantidad de espacio de almacenamiento disponible en cada dispositivo.

Este capítulo le inicia en el uso de la nube, mostrándole cómo crear y conectarse a una cuenta de Omni Sync Server a través de OmniPresence, integrado en OmniOutliner. Hecho esto, aprenderá a conectarse a otros proveedores de almacenamiento en la nube utilizando un nuevo servicio que le permite conectarse a iCloud Drive, Box, Dropbox y otros.

Cada vez que se modifica un archivo, el archivo de la nube se actualiza cuando OmniOutliner lleva a cabo la siguiente sincronización. Asumiendo, claro, que su dispositivo iOS esté conectado a internet. Si no lo está, los cambios se sincronizarán cuando se conecte.

Otra ventaja de guardar los archivos en la nube es que si pierde el dispositivo iOS, los documentos estarán a salvo en el servidor del proveedor de la nube. Para acceder a los archivos, basta con que se conecte a su cuenta en la nube, cambie la contraseña, sincronice los archivos con su nuevo iPhone o iPad y todo en orden.

Y aunque la mayoría de servicios en la nube (incluido Omni Sync Server) mantienen copias de seguridad, no debería confiar en que su proveedor le ayudará en caso de apuro. Sólo porque los archivos estén en la nube no significa que ya no deba realizar copias de seguridad: es fundamental que guarde copias de seguridad de todas sus cosas Asegúrese de realizar periódicamente una copia de seguridad de su dispositivo iOS (en iCloud o el Mac) y de mantener copias de seguridad programadas para el Mac.

• Omni Sync Server, un banco de servidores que mantenemos nosotros para que pueda guardar sus archivos en la nube. OmniPresence ya está integrado en nuestras aplicaciones para iOS (existe también una aplicación de escritorio para Mac), así que no hace falta descargar nada más. Lo único que tiene que hacer es abrir una cuenta gratis de Omni Sync Server.
• La conectividad WebDAV es un gancho que ofrecemos en OmniPresence para que los usuarios que deseen mantener su propio servidor puedan almacenar y sincronizar archivos. Puede conectarse a su propio servidor WebDAV, a un servicio de terceros en el que confíe o puede incluso configurar un servicio WebDAV en su propia red local utilizando WebDAVNav Server.

Ahora que conoce las diversas vías a su disposición para utilizar OmniPresence, veamos cómo configurarlas en OmniOutliner.

sync.omnigroup.com

Basta con que vaya a esa página, indique su dirección de correo electrónico y haga clic en Sign Up para registrarse. Le enviaremos un correo electrónico con instrucciones para configurar su cuenta de Omni Sync Server.

Cuando todo esté a punto con su cuenta de Omni Sync Server, vuelva a la pantalla Ubicaciones de OmniOutliner y continúe.

1. Para empezar a sincronizar con Omni Sync Server, vaya a la pantalla Ubicaciones y pulse Añadir cuenta OmniPresence.

   

2. A continuación, elija el tipo de cuenta en la nube que desee utilizar; puede elegir entre Añadir cuenta de Omni Sync Server o Añadir servidor WebDAV. La diferencia entre ambos es que nosotros nos encargamos de albergar y mantener Omni Sync Server, mientras que para el servidor WebDAV, deberá buscar a alguien que se encargue (o albergarlo usted mismo) y confiarle el mantenimiento del servidor.

   Pulse Añadir cuenta de Omni Sync Server.

   

3. En la pantalla Información de la cuenta que aparece:

   1. Introduzca su Nombre de cuenta.
   2. Introduzca la Contraseña de la cuenta.
   3. Si lo desea, puede introducir un Alias para usarlo como nombre de la carpeta sincronizada.
   4. Pulse Guardar para autenticarse en Omni Sync Server.

   

El siguiente mensaje que aparece en es el de Probando la compatibilidad del servidor junto con una barra de progreso. Sí todo sale bien, OmniOutliner le hará saber que se ha conectado a Omni Sync Server correctamente.

Una vez verificadas sus credenciales, volverá a la pantalla Ubicación de OmniOutliner, donde verá una carpeta nueva para sus archivos sincronizados.

Para tener acceso a los archivos incluidos en una carpeta de documentos, pulse la carpeta en cuestión y, a continuación, el archivo en el que desee trabajar. O bien, pulse para crear un esquema nuevo.

1. Introduzca la URL de la Ubicación del servidor WebDAV.
2. Introduzca su Nombre de cuenta.
3. Introduzca la Contraseña de la cuenta.
4. Si lo desea, puede introducir un Alias para usarlo como nombre de la carpeta sincronizada.
5. Pulse Guardar para autenticarse en el servidor WebDAV.

Igual que al conectarse a Omni Sync Server, OmniOutliner le informa de que está Probando la compatibilidad del servidor y muestra la pantalla Conectado cuando ha establecido conexión con el servidor WebDAV.

Fíjese en este icono para supervisar el estado de sincronización de OmniPresence:

• : denota que OmniPresence está activo y listo para sincronizar archivos en un servidor.
• : denota que está en curso una sincronización.
• : denota que su dispositivo iOS no tiene acceso a una red Wi-Fi o móvil activa.
• : denota que ha habido un error al intentar sincronizar los archivos. Este icono puede aparecer si alguien más está trabajando en el mismo archivo o si no puede establecerse conexión con el servidor de sincronización que utiliza. Intente pulsar de nuevo el icono de OmniPresence y, si se repite el error, contacte con nuestro equipo de soporte para solicitar asistencia.

OmniPresence comprueba los servidores de sincronización activos cada minuto aproximadamente y guarda en el servidor las actualizaciones que haya realizado. OmniPresence también guarda una versión del archivo en el servidor siempre que se cierra un archivo o al pasar de OmniOutliner a otra aplicación del dispositivo. Como alternativa, puede pulsar el icono de OmniPresence para forzar la actualización del servidor en cualquier momento.

• Omni Sync Server (mediante OmniPresence)
• iCloud Drive
• Box
• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive
• ¡y otros!

1. Pulse Usar proveedores de almacenamiento en la nube

   

2. Pulse el conmutador situado junto a Usar proveedores de almacenamiento en la nube para activar el servicio

   

El conmutador pasa a estar en verde, indicándole que el servicio de proveedores de almacenamiento en la nube se ha activado. Pulse en Ajustes y, a continuación, en Hecho para cerrar las ventanas y volver a la carpeta Documentos locales.

Si pulsa Ubicaciones en la barra de herramientas, regresará a la pantalla Ubicaciones, donde podrá ver ahora una carpeta Otros documentos; aquí es donde tendrá acceso a los archivos que guarde en la nube.

Con los proveedores de almacenamiento en la nube activados en OmniOutliner, deberá accionar otro conmutador si desea utilizar iCloud Drive de Apple. Hagámoslo.

En la lista de aplicaciones que utilizan iCloud Drive, asegúrese de que el conmutador situado junto a OmniOutliner también esté activado. Esto permite a OmniOutliner abrir y guardar archivos almacenados en iCloud Drive.

Imaginemos que tiene un archivo en la carpeta Documentos locales que no desea guardar ahí sino en Dropbox. Esto es lo que debe hacer:

1. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar. Esto le permite elegir archivos de una carpeta para poder hacer algo con ellos.
2. Localice el archivo que desea desplazar a Dropbox y pulse en él para seleccionarlo. Cuando seleccione el archivo, aparecerá un borde azul alrededor del icono, indicando que está listo para la siguiente acción.

   

3. En la barra de herramientas, pulse para abrir el menú Compartir.

   

4. En el menú Compartir, pulse Exportar a....
5. Elija el formato de archivo en el que desee guardar el documento. Puede elegir entre OmniOutliner, plantilla de OmniOutliner, OPML, HTML dinámico, HTML simple, texto sin formato, CSV, DOCX o DOCX con sangría, en función de lo que necesite.

   

6. Pulse Ubicaciones para abrir el menú de proveedores de almacenamiento en la nube y, a continuación, pulse Dropbox para seleccionarlo como el lugar de almacenamiento.

   

7. Una vez elegido el servicio en la nube, la ventana le muestra los archivos y carpetas de su cuenta en ese servicio. Elija una ubicación donde guardar y pulse Guardar en... en la parte inferior de la ventana.

   

Cuando exporta un archivo a uno de los proveedores de almacenamiento en la nube, el archivo exportado permanece también en su ubicación original. Esto quiere decir que si ha exportado un archivo de "Documentos locales" a Dropbox, el archivo estará ahora en dos sitios. Si desea continuar trabajando en el archivo mientras está en Dropbox, puede que prefiera eliminar la copia guardada en "Documentos locales" para evitar confusiones.

Por ejemplo, para abrir un archivo que se encuentre en iCloud Drive, siga estos pasos:

1. En la pantalla Ubicaciones, pulse Otros documentos.

   

2. En la barra de herramientas, pulse para añadir un documento guardado en iCloud Drive (u otro servicio) a la carpeta Otros documentos.

   Por omisión, el selector de archivos muestra los archivos disponibles en iCloud Drive. (Si el archivo se encuentra en otro servicio en la nube, pulse Ubicaciones y elija su proveedor.)

   

3. Localice el archivo en el que desee trabajar y pulse para elegir y añadir el archivo a la carpeta Otros documentos de su dispositivo.

   

4. Por último, pulse para abrir el archivo en OmniOutliner.

Cuando abre un archivo almacenado en iCloud Drive, el archivo permanece en iCloud Drive mientras realiza los cambios. Cuando cierra el archivo (pulsando Documentos en la barra de herramientas), los cambios se guardan en el archivo de iCloud Drive.

A pesar de su flexibilidad, el formato de archivo OPML sólo está preparado para textos jerárquicos estructurados; no reconoce estilos ni archivos adjuntos. Aunque puede funcionar bien para esquemas que sólo contengan texto, si ha invertido tiempo en aplicar estilos al esquema, seguramente le interesará conservarlos de alguna manera. Por suerte, OmniOutliner está preparado para esa circunstancia; puede exportar los estilos del esquema como un tema de plantilla y aplicar el tema a un archivo OPML convertido.

Pero antes, deben darse algunos pequeños pasos cuando se trabaja con archivos OPML en la nube. No son pasos complicados, pero si no se hace bien, puede haber tropiezos.

El proceso es el siguiente:

1. Cree un esquema en la carpeta Documentos locales o en una carpeta que sincronice con OmniPresence.
2. Una vez que termine de trabajar en el esquema, pulse Documentos en la barra de herramientas para guardar y cerrar el archivo.
3. Si el esquema tiene estilos que desea conservar, cree una plantilla basada en el documento que está exportando y guárdela localmente en el dispositivo iOS.
4. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar y pulse el archivo que desee almacenar en otro servicio de la nube. El archivo debería tener un contorno azul alrededor, indicando que está seleccionado.
5. Exporte el esquema en el formato OPML.

Como puede imaginar, el proceso es un poco más complicado, así que veamos cómo se hace. Ya debería saber cómo crear un esquema nuevo en OmniOutliner, así que nos saltaremos los dos primeros pasos y empezaremos viendo cómo crear una plantilla a partir del esquema con los estilos bien formateados.

Para crear la plantilla, siga estos pasos:

1. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar.
2. Pulse para seleccionar el archivo que desee guardar como plantilla; aparece un contorno azul alrededor del archivo.

   

3. En la barra de herramientas, pulse y elija Crear plantilla desde esquema en el menú que aparece.

   

OmniOutliner crea una plantilla del archivo que ha seleccionado y la guarda localmente en el dispositivo iOS. OmniOutliner cambia la visualización como muestra de la plantilla que acaba de crear.

1. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar.
2. Pulse para seleccionar el archivo que desee exportar como OPML; aparece un contorno azul alrededor del archivo.

   

3. En la barra de herramientas, pulse y elija Exportar a en el menú que aparece.
4. Pulse para seleccionar OPML como formato de exportación.

   

5. La ubicación por omisión para exportar los archivos es iCloud Drive. Si desea cambiar de lugar, pulse Ubicaciones y elija el servicio de la nube en el que desee guardar el archivo.

   

6. Por último, pulse Subir a [servicio de la nube] en la parte inferior de la ventana ([servicio de la nube] corresponde en realidad al nombre del proveedor de almacenamiento en la nube.)

   

1. En la pantalla Ubicaciones, pulse Otros documentos.

   

2. En la barra de herramientas, pulse . Aparece la ventana de archivos externos, que por omisión se abre en iCloud Drive.

   

3. En la esquina superior izquierda de la ventana, pulse Ubicaciones y elija el proveedor de almacenamiento en la lista de opciones.

   

4. Pulse para seleccionar e importar el archivo OPML en la carpeta Otros documentos.

   

5. Por último, pulse para abrir el archivo en OmniOutliner.

   

Cuando abra el archivo OPML en OmniOutliner, observará que la estructura del esquema permanece intacta. Cuando termine de trabajar en el esquema, pulse Documentos en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas. Dependiendo del proveedor de la nube, puede aparecer una notificación en la parte superior de la pantalla, confirmando que los cambios realizados se han guardado en el servidor.

Puede eliminar en cualquier momento el archivo paralelo guardado en la carpeta Otros documentos, ya que el original permanece en la nube.

Pero sí puede convertir el archivo OPML al formato de archivo de OmniOutliner (.oo3). La clave es que primero debe importar el archivo OPML en la carpeta Documentos locales o en la carpeta que sincronice con OmniPresence.

¡Vamos a ello!

1. Desde la pantalla Ubicaciones, elija la carpeta Documentos locales o una carpeta que sincronice con OmniPresence.
2. En la barra de herramientas, pulse y pulse Copiar desde.... La ventana pasa a mostrar una lista de posibles proveedores de almacenamiento en la nube (siendo iCloud Drive la ubicación por omisión).

   

3. Pulse Ubicaciones y elija el proveedor de almacenamiento en la nube que utilice; por ejemplo, Box o Dropbox.

   

4. Finalmente, busque y pulse el archivo OPML que desee copiar en el dispositivo iOS.

El archivo OPML de la nube permanece en la nube; acaba de copiar una versión del archivo en el dispositivo iOS. A continuación, convertiremos el archivo OPML en archivo de OmniOutliner con la extensión .oo3:

1. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar y elija el archivo que acaba de copiar desde la nube.
2. Pulse para abrir el menú Acciones y pulse Crear esquema desde documento.

   

El archivo que ha elegido se duplica y se convierte en archivo de OmniOutliner con la extensión .oo3 correspondiente. Si quiere, puede trasladar a la Papelera el archivo OPML que copió desde la nube y borrarlo del dispositivo.

Con el archivo OPML recién convertido en archivo de OmniOutliner, puede adjuntar imágenes, añadir fragmentos de audio y vídeo, o aplicar al esquema el tema (o los estilos) de una plantilla. Lo haremos a continuación, pero recuerde que otros servicios de la nube no tratan los archivos .oo3 con el mismo respeto que OmniPresence o iCloud Drive.

Volvamos a lo que nos ocupa...

A continuación, siga estos pasos:

1. Con el archivo abierto, pulse para abrir el inspector de Contenido.
2. Pulse Estilos para pasar al inspector de estilos y seleccione Aplicar tema de plantilla.

   

3. Deslice hacia arriba para desplazarse por la lista de plantillas disponibles.

   

4. Pulse para seleccionar la plantilla preferida. OmniOutliner muestra una vista previa del archivo con la plantilla aplicada. Si le gusta lo que ve, pulse Aplicar para aplicar los estilos al esquema.

   

Voilà! El esquema tiene ahora todos los estilos de la plantilla que creó anteriormente.

Cuando termine de trabajar en el esquema, pulse Documentos en la barra de herramientas para guardar y cerrar el archivo.

• ¿Dejarlos en la carpeta Otros documentos?
• ¿O eliminarlos del dispositivo?

No hay ningún problema si deja ahí los archivos, sobre todo si va a continuar trabajando en el esquema. Los archivos que añada a la carpeta Otros documentos son sombras del original en la nube. Los dos están vinculados a fin de sincronizar los cambios que realice, siendo el archivo de la nube el único "verdadero".

Opcionalmente, puede borrar el archivo de la carpeta Otros documentos. Si necesita volver a trabajar en el archivo, siempre puede añadirlo de nuevo al dispositivo. Borrar el archivo de la carpeta Otros documentos no lo elimina de iCloud Drive (el archivo está a salvo en la nube), sino sólo del dispositivo.

Para borrar un archivo de la carpeta Otros documentos.

1. En la barra de herramientas, pulse Seleccionar.
2. Pulse para elegir el archivo (o archivos) que desee eliminar.
3. Pulse en la barra de herramientas y pulse Eliminar documento.

Los archivos que elimine de la carpeta Otros documentos simplemente desaparecen; no se guardan en ninguna papelera. Esto es así porque los archivos añadidos a la carpeta Otros documentos sólo son una especie de sombras (a falta de un término mejor) de los archivos reales almacenados en la nube.

Otra forma más rápida es deslizar hacia la izquierda el nombre de la cuenta para que aparezca el botón Eliminar. Si cambia de idea antes de eliminar la cuenta, pulse Hecho y el botón Eliminar desaparece.

Al final, el único servicio que podemos recomendar con garantías es nuestro propio OmniPresence con Omni Sync Server. El servicio es gratuito para los usuarios de nuestras aplicaciones y nosotros nos encargamos de mantener los servidores para garantizar que estén disponibles y que los archivos sean compatibles. Y a diferencia de iCloud Drive, ofrecemos soporte para OmniPresence, por lo que puede ponerse en contacto con nuestro equipo de asistencia si encuentra algún problema.