Puoi sincronizzare i file di OmniOutliner (quelli con estensione .oo3) con OmniPresence su Omni Sync Server o su iCloud Drive di Apple. In alternativa, se utilizzi un altro provider di archiviazione cloud, come Box o Dropbox, puoi esportare le tue strutture in formato OPML (Outline Processor Markup Language). Ci sono alcune ovvie differenze tra i due formati, che illustreremo brevemente in questo capitolo affinché tu possa decidere al meglio dove archiviare le tue strutture.

Puoi aggiungere quanti account cloud desideri, ad esempio personali e di lavoro, un account di gruppo accessibile al tuo team UX... praticamente tutto quello che può servire. L'unico limite effettivo è la quantità di spazio disponibile sul singolo dispositivo.

Questo capitolo illustra come creare un account e connettersi a Omni Sync Server tramite OmniPresence, direttamente integrato in OmniOutliner. Successivamente apprenderai come collegarti ad altri provider di archiviazione cloud con un nuovo servizio che consente la connessione a iCloud Drive, Box, Dropbox e non solo.

Ogni volta che modifichi un file, alla successiva operazione di sincronizzazione in OmniOutliner il file nel cloud viene aggiornato. Naturalmente, questo presuppone che il tuo dispositivo iOS sia connesso a Internet. Se non è così, le modifiche saranno sincronizzate alla connessione successiva.

Un altro vantaggio dell'archiviazione dei file nel cloud è che, se perdi il tuo dispositivo iOS, i documenti sono al sicuro e protetti sul server del tuo provider cloud. Tutto quello che dovrai fare per accedere ai file sarà collegarti al tuo account cloud, modificare la password, eseguire la sincronizzazione dei file con il tuo nuovo iPhone o iPad, e sarai immediatamente pronto a riprendere il lavoro.

Infine, anche se la maggior parte dei servizi cloud, incluso Omni Sync Server, eseguono backup, non dovresti mai affidarti completamente al tuo provider cloud. Solo perché i tuoi file sono memorizzati nel cloud non sei certo autorizzato a non eseguire i backup: conservare sempre copie di backup di tutti i tuoi file è essenziale! Assicurati di eseguire regolarmente il backup del tuo dispositivo iOS (su iCloud o sul Mac), e di utilizzare un piano di backup periodico anche per il tuo Mac.

• Omni Sync Server, un insieme di server gestiti da noi per consentirti di archiviare file nel cloud. OmniPresence è integrato nelle nostre applicazioni iOS (abbiamo anche un'applicazione desktop per il tuo Mac), quindi non dovrai scaricare nient'altro. Tutto quello che devi fare è registrarti per aprire un account gratuito Omni Sync Server.
• La connettività WebDAV è inclusa in OmniPresence, in modo che gli utenti che desiderano mantenere il proprio server possano memorizzare e sincronizzare i file. Puoi collegarti al tuo server WebDAV, un servizio di terze parti del quale ti fidi, oppure impostare un servizio WebDAV sulla rete locale utilizzando WebDAVNav Server.

Ora che conosci le alternative a disposizione per l'utilizzo di OmniPresence, vediamo come configurarle in OmniOutliner.

sync.omnigroup.com

Collegati alla pagina, inserisci il tuo indirizzo e-mail e fai clic su Sign Up (Registrati). Ti invieremo una mail con le istruzioni su come impostare il tuo account Omni Sync Server.

Quando tutto è pronto per il tuo account Omni Sync Server, torna alla schermata Posizioni in OmniOutliner e prosegui.

1. Per iniziare la sincronizzazione con Omni Sync Server, parti dalla schermata Posizioni e tocca Aggiungi un account OmniPresence.

   

2. Quindi, scegli il tipo di account cloud che vuoi utilizzare, tra Aggiungi account Omni Sync Server o Aggiungi server WebDAV. La differenza tra i due è che Omni Sync Server è in hosting e gestito direttamente da noi, mentre starà a te trovare un server WebDAV di terzi cui affidarti per la gestione (o provvedere direttamente all'hosting).

   Tocca Aggiungi account Omni Sync Server.

   

3. Nella schermata Info account visualizzata:

   1. Immetti il Nome account
   2. Digita la Password dell'account
   3. Facoltativamente, inserisci un Nickname da utilizzare come nome della cartella sincronizzata
   4. Tocca Registra per eseguire l'autenticazione con Omni Sync Server

   

Il messaggio successivo visualizzato sarà Test compatibilità del server, insieme a un indicatore di avanzamento. Se tutto procede come previsto, OmniOutliner ti informerà di essersi collegato correttamente con Omni Sync Server.

Una volta autenticate le tue credenziali, tornerai alla schermata Posizioni di OmniOutliner e vedrai una nuova cartella per i file sincronizzati.

Per accedere ai file all'interno di una cartella documenti, basta toccare la cartella desiderata e quindi il file di interesse. In alternativa, tocca per creare una nuova struttura.

1. Immetti l'URL della Posizione del tuo server WebDAV
2. Immetti il Nome account
3. Digita la Password dell'account
4. Facoltativamente, inserisci un Nickname da utilizzare come nome della cartella sincronizzata
5. Tocca Registra per eseguire l'autenticazione con il server WebDAV

Come per la connessione a Omni Sync Server, OmniOutliner ti informa che è in corso il Test compatibilità del server, e quindi mostra la schermata Connesso dopo aver eseguito correttamente la connessione al server WebDAV.

Tieni d'occhio questa icona per monitorare lo stato della sincronizzazione di OmniPresence:

• : indica che OmniPresence è attivo e pronto per la sincronizzazione dei file sul server.
• : indica che un'operazione di sincronizzazione è attualmente in corso.
• : indica che il dispositivo iOS non ha accesso a una connessione Wi-Fi o tramite rete cellulare.
• : indica che si è verificato un errore durante il tentativo di sincronizzazione dei file. È possibile che questa icona sia visualizzata se un altro utente sta lavorando sullo stesso file, o se non è possibile eseguire la connessione con il server di sincronizzazione che stai utilizzando. Prova a toccare di nuovo l'icona di OmniPresence e, se continui a visualizzare la stessa icona di errore, contatta i nostri operatori del supporto per ottenere assistenza.

OmniPresence esegue una verifica con i server Active Sync ogni minuto circa, e salva eventuali aggiornamenti eseguiti sul server. Inoltre, OmniPresence salva una versione del tuo file sul server ogni volta che lo chiudi, o che passi da OmniOutliner a un'altra app sul dispositivo. In alternativa, puoi toccare l'icona di OmniPresence per forzare un aggiornamento sul server in qualsiasi momento.

• Omni Sync Server (tramite OmniPresence)
• iCloud Drive
• Box
• Dropbox
• Google Drive
• OneDrive
• e altri ancora

1. Tocca Usa provider di archiviazione cloud

   

2. Tocca l'interruttore accanto a Usa provider di archiviazione cloud per attivare il servizio

   

L'interruttore diventa verde, a indicare che il servizio Provider di archiviazione cloud è abilitato. Tocca Impostazioni e quindi Fine per chiudere le finestre e tornare alla cartella Documenti locali.

Tocca Posizioni sulla barra degli strumenti per tornare alla schermata Posizioni, dove ora sarà visibile una cartella Altri documenti, che utilizzerai per accedere ai file memorizzati nel cloud.

Con i provider di archiviazione cloud attivi in OmniOutliner, dovrai attivare un altro interruttore se desideri utilizzare iCloud Drive di Apple. Vediamo subito come fare.

Nell'elenco delle applicazioni che utilizzano iCloud Drive, assicurati che l'interruttore accanto a OmniOutliner sia anch'esso Attivo. In questo modo OmniOutliner sarà in grado di aprire e salvare i file memorizzati su iCloud Drive.

Supponiamo che nella tua cartella Documenti locali sia presente un file che desideri memorizzare su Dropbox. Ecco cosa fare:

1. Sulla barra degli strumenti tocca Seleziona. In questo modo potrai selezionare i file all'interno di una cartella.
2. Individua il file da spostare su Dropbox e tocca per selezionarlo. Quando lo selezioni, intorno all'icona del file viene visualizzato un bordo di colore blu che indica che puoi intervenire su di esso.

   

3. Sulla barra degli strumenti tocca per aprire il menu Condivisione.

   

4. Nel menu Condivisione tocca Esporta in….
5. Scegli il formato di file che desideri utilizzare per salvare il documento. Puoi scegliere tra OmniOutliner, modello di OmniOutliner, OPML, HTML dinamico, HTML semplice, testo semplice, CSV, DOCX o DOCX rientrato, a seconda delle tue esigenze.

   

6. Tocca Posizioni per aprire il menu Provider di archiviazione e quindi tocca per scegliere Dropbox come posizione di archiviazione.

   

7. Dopo la selezione del servizio cloud, la finestra si modifica per mostrare i file e le cartelle per il tuo account su tale servizio. Scegli una Posizione di salvataggio e quindi tocca Salva in... nella parte inferiore della finestra.

   

Quando esporti un file verso uno dei fornitori di archiviazione cloud, il file esportato rimane salvato anche nella sua posizione originale. Quindi, se hai esportato un file da Documenti locali a Dropbox, il file ora è presente in due posizioni. Se vuoi continuare a lavorare sul file mentre è memorizzato su Dropbox, puoi considerare di eliminare la copia memorizzata in Documenti locali, per evitare confusioni.

Ad esempio, per aprire un file che si trova su iCloud Drive, attieniti alla procedura seguente:

1. Nella schermata Posizioni tocca Altri documenti.

   

2. Sulla barra degli strumenti tocca per aggiungere un documento memorizzato su iCloud Drive (o su un altro servizio) alla cartella Altri documenti.

   Di default, il selettore di file mostra i file disponibili su iCloud Drive. Se il file si trova su un altro servizio cloud, tocca Posizioni e quindi tocca di nuovo per scegliere il provider di servizi cloud utilizzato.

   

3. Individua il file che desideri utilizzare e quindi tocca per scegliere e aggiungere il file alla cartella Altri documenti sul dispositivo.

   

4. Infine, tocca per aprire il file in OmniOutliner.

Quando apri un file memorizzato su iCloud Drive, esso rimane su iCloud Drive mentre lo modifichi. Quando chiudi il file (toccando Documenti sulla barra degli strumenti), le modifiche vengono salvate nel file su iCloud Drive.

Nonostante la flessibilità, il formato OPML riconosce unicamente il testo strutturato in modo gerarchico ma non legge gli stili né gli allegati. Sebbene sia l'ideale per le strutture composte da solo testo, tu potresti aver applicato degli stili alla tua struttura e in tal caso vorrai certamente preservarli. Fortunatamente, OmniOutliner ti consente di farlo: puoi esportare gi stili della tua struttura come modello e applicare tale modello a un file OPML convertito.

Per prima cosa, però, dovrai effettuare alcune operazioni con i file OPML quando li utilizzi nel cloud. Non si tratta di operazioni complicate, ma se non conosci la procedura corretta potresti commettere degli errori.

La procedura è la seguente:

1. Crea una struttura nella cartella Documenti locali o in una cartella che stai sincronizzando con OmniPresence.
2. Una volta terminato di lavorare alla struttura, tocca Documenti nella barra degli strumenti per salvare e chiudere il file.
3. Se la tua struttura contiene stili che desideri preservare, crea un modello basato sul documento che stai esportando e salvalo in locale sul tuo dispositivo iOS.
4. Nella barra degli strumenti, tocca Seleziona, quindi seleziona il file da archiviare su un altro servizio cloud. Il file sarà circondato da un bordo blu, che indica che è stato selezionato per qualcosa di eccezionale.
5. Esporta la struttura in formato OPML (Outline Processor Markup Language).

Come puoi immaginare, il processo è un po' più complicato. Scopriamolo fino in fondo. Dovresti già sapere come creare una nuova struttura in OmniOutliner, quindi saltiamo i primi due passaggi e iniziamo vedendo come creare un modello dalla tua struttura con stili.

Per creare il modello, procedi nel seguente modo:

1. Sulla barra degli strumenti tocca Seleziona.
2. Seleziona, toccandolo, il file da salvare come modello; attorno al file viene visualizzato un bordo blu.

   

3. Nella barra degli strumenti, tocca e scegli Crea modello da struttura nel menu visualizzato.

   

OmniOutliner crea un modello del file che hai selezionato e lo archivia in locale sul tuo dispositivo iOS. La vista di OmniOutliner cambia per mostrarti il modello che hai appena creato.

1. Sulla barra degli strumenti tocca Seleziona.
2. Seleziona, toccandolo, il file da esportare in formato OPML; attorno al file viene visualizzato un bordo blu.

   

3. Nella barra degli strumenti, tocca e scegli Esporta in nel menu visualizzato.
4. Scegli OPML quale formato di esportazione.

   

5. La posizione predefinita per l'esportazione dei file è iCloud Drive. Se vuoi scegliere una posizione diversa, tocca Posizioni e scegli il servizio cloud in cui salvare il file.

   

6. Infine, tocca Carica su [servizio cloud] in fondo alla finestra (laddove [servizio cloud] è il nome del provider di archiviazione cloud).

   

1. Nella schermata Posizioni tocca Altri documenti.

   

2. Nella barra degli strumenti, tocca . Viene visualizzata la finestra dei file esterni, che di default si apre in iCloud Drive.

   

3. Nell'angolo in alto a sinistra di quella finestra, tocca Posizioni, quindi scegli il tuo provider di archiviazione da quelli in elenco.

   

4. Tocca per selezionare e importare il file OPML nella cartella Altri documenti.

   

5. Infine, tocca per aprire il file in OmniOutliner.

   

Quando apri il file OPML in OmniOutliner, noterai che la disposizione della struttura rimane intatta. Una volta terminato di lavorare alla struttura, tocca Documenti nell'angolo in alto a sinistra della barra degli strumenti. A seconda del provider cloud potresti visualizzare una notifica in cima alla schermata che ti informa che le eventuali modifiche apportate sono state salvate sul server.

Puoi rimuovere il file shadow archiviato nella cartella Altri documenti in qualsiasi momento, poiché l'originale rimane sul cloud.

Tuttavia puoi convertire il file OPML nel formato di file di OmniOutliner (.oo3). Il segreto sta per prima cosa nell'importare il file OPML nella cartella Documenti locali o nella cartella che sincronizzi con OmniPresence.

Vediamo come fare.

1. Dalla schermata Posizioni scegli la cartella Documenti locali o quella che stai sincronizzando con OmniPresence.
2. Nella barra degli strumenti tocca , quindi tocca Copia da.... La finestra cambia e ti mostra un elenco di possibili provider di archiviazione cloud (con iCloud Drive come posizione di default).

   

3. Tocca Posizioni, quindi scegli il provider di archiviazione cloud che utilizzi, ad esempio Box o Dropbox.

   

4. Infine, individua e seleziona il file OPML da copiare sul tuo dispositivo iOS.

Il file OPML nel cloud rimane nel cloud; tu hai solo creato una copia di quel file e l'hai salvata sul tuo dispositivo iOS. Converti quindi il file OPML in un file di OmniOutliner con estensione .oo3:

1. Nella barra degli strumenti, tocca Seleziona, quindi seleziona il file OPML appena copiato dal cloud.
2. Tocca per aprire il menu Azioni, quindi tocca Crea struttura da documento.

   

Il file che hai scelto viene duplicato e convertito in un file di OmniOutliner con estensione .oo3. Se lo desideri, puoi spostare il file OPML copiato dal cloud nel cestino ed eliminarlo dal tuo dispositivo.

Una volta convertito il file OPML in un file di OmniOutliner puoi tranquillamente allegare immagini, aggiungere clip audio e video o applicare il tema di un modello (o gli stili). Lo faremo in seguito ma, ricorda, i servizi cloud non trattano i file .oo3 con la stessa cura con cui lo fanno OmniPresence o iCloud Drive.

Ok, torniamo al lavoro!

Procedi quindi come indicato di seguito:

1. Con il file aperto, tocca nella barra degli strumenti per aprire la finestra impostazioni Contenuti.
2. Tocca Stili per passare alla finestra impostazioni Stili, quindi tocca Applica tema modello.

   

3. Striscia verso l'altro per scorrere l'elenco di modelli disponibili.

   

4. Tocca e seleziona il modello che preferisci. In OmniOutliner viene visualizzata un'anteprima del file con il modello applicato. Se ti piace ciò che vedi, procedi e tocca Applica per applicare gli stili alla struttura.

   

Ecco fatto! La struttura possiede ora tutti gli stili del modello creato in precedenza.

Una volta terminato di lavorare alla struttura, tocca Documenti nella barra degli strumenti per salvare e chiudere il file.

• Preferisci che rimangano dove sono?
• Oppure vuoi rimuoverli dal dispositivo?

Lasciare i file nella cartella non è una cattiva idea, in particolare se devi lavorarci ancora. I file aggiunti alla cartella Altri documenti sono file ombra degli originali nel cloud. Le due versioni sono collegate, allo scopo di sincronizzare le modifiche apportate, con il file nel cloud che funge da "fonte primaria".

Facoltativamente, puoi rimuovere il file dalla cartella Altri documenti. Se hai bisogno di tornare a lavorare sul file, puoi sempre riaggiungerlo al tuo dispositivo. Rimuovendo il file dalla cartella Altri documenti non lo elimini da iCloud Drive, ma solo dal dispositivo; il file rimane al sicuro nel cloud.

Per eliminare un file dalla cartella Altri documenti:

1. Sulla barra degli strumenti tocca Seleziona.
2. Tocca per selezionare il file o i file che desideri eliminare.
3. Tocca sulla barra degli strumenti, e quindi tocca Rimuovi documento.

I file rimossi dalla cartella Altri documenti scompaiono, senza passare prima dalla cartella Cestino. Questo perché i file aggiunti alla cartella Altri documenti sono solo "file ombra" (in mancanza di un termine migliore) dei file veri e propri memorizzati nel cloud.

Un modo più rapido per eseguire questa operazione consiste nello strisciare verso sinistra sul nome dell'account per visualizzare il pulsante Elimina. Se cambi idea prima di eliminare l'account, tocca Fine; il pulsante Elimina scomparirà.

Alla fine, l'unico servizio su cui puoi realmente fare affidamento è il nostro OmniPresence con Omni Sync Server. Il servizio è gratuito per gli utenti delle nostre app, ed eseguiamo puntualmente tutta la manutenzione necessaria per garantire continuità e compatibilità. Inoltre, diversamente da iCloud Drive, offriamo assistenza per OmniPresence, perciò in caso di problemi puoi sempre contattare i nostri operatori.