De même, si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois (répartis entre plusieurs membres d’équipe, par exemple), l’application vous offre la possibilité de comparer ces projets côte à côte et d’évaluer leurs besoins dans le cadre d’un environnement combiné. La fonction Tableaux de bord vous offre une vue d’ensemble incomparable des différents projets de votre flux de production.

Vous serez invité à choisir un compte de serveur pour synchroniser vos données , si vous n’en avez pas encore, cliquez sur Infos sur le compte pour accéder à la sous-fenêtre Comptes des Préférences et configurer un compte. Pour commencer, lisez la section Création d’un compte de synchronisation ci-dessous.

Configurez tout d’abord un compte de serveur dans la section Comptes en sélectionnant OmniPlan ▸ Préférences.

Cliquez sur le signe plus sous la liste des comptes pour créer un nouveau compte, puis choisissez un type de compte dans le menu déroulant : CalDAV, Google, Omni Sync Server (type par défaut) et WebDAV. L’option Omni Sync Server est recommandée pour les utilisateurs à la recherche d’une solution gratuite et stable, tandis que le choix d’un serveur WebDAV auto-hébergé convient davantage aux projets confidentiels pour lesquels la protection des données constitue la principale priorité.

Pour effectuer une synchronisation via Omni Sync Server, saisissez vos données de compte ou cliquez sur Créer un compte pour créer un nouveau compte en ligne. Des indications concernant la validité des données de compte que vous saisissez vous seront communiquées à chaque étape de la procédure.

Une fois que vous avez effectué les réglages souhaités, cliquez sur Publier dans la barre d’outils pour effectuer la première synchronisation de votre projet via le cloud.

Vous avez la possibilité de contrôler le degré d’automatisation appliqué au processus de publication et d’abonnement. Les options situées sous la liste « Actions de publication et de mise à jour » déterminent à quel moment et de quelle manière le projet est publié sur le serveur et mis à jour à partir de la version distante.

• Vous pouvez publier votre version locale sur le serveur en choisissant Projet ▸ Publier (Contrôle-Commande-P) ou en cliquant sur le bouton Publier de la barre d’outils. Vous pouvez aussi, avec l’option fournie ici, choisir de publier votre version chaque fois que vous enregistrez des modifications.

• Il est possible soit d’effectuer à tout moment la mise à jour manuellement à partir du serveur en choisissant Projet ▸ Mise à jour (Contrôle-Commande-U) ou en cliquant sur le bouton Mise à jour de la barre d’outils, soit d’automatiser le processus de mise à jour de la manière suggérée par Bonjour ou en spécifiant un intervalle à l’aide du menu déroulant.

Les actions de publication peuvent prendre différentes autres formes en dehors de la simple publication de votre projet sur le répertoire de serveur partagé. Vous pouvez ajouter des actions de publication supplémentaires à votre liste « Actions de publication et de mise à jour » en utilisant le menu plus situé sous la liste. Vous pouvez :

• Exécuter un script AppleScript personnalisé lors de la publication ou de la mise à jour.

• Exporter votre document avec l’une des options d’exportation.

Pour obtenir les modifications effectuées par d’autres, utilisez des actions d’abonnement.

• Sélectionnez les Heures libres/occupées depuis le serveur du calendrier pour consulter les heures de disponibilité des ressources et être notifié des modifications de ressources particulières ou de toutes les ressources.

• Sélectionnez Heures non ouvrées/heures supp. depuis le calendrier iCal pour choisir un calendrier pour la totalité du projet ou une ressource individuelle. Indiquez si les événements sont des heures supplémentaires ou non ouvrées.

• Sélectionnez Heures non ouvrées/heures supp. depuis le calendrier Web et indiquez une URL ainsi que le programme d’un projet ou d’une ressource particulière et le comportement des événements.

Utilisez des actions de synchronisation pour apporter des modifications au projet et obtenir les modifications effectuées par d’autres.

• Sélectionnez Plan entier avec le répertoire du serveur OmniPlan pour synchroniser toutes les tâches, les ressources et les calendriers – tout ! – sur un serveur partagé.

• Sélectionnez Tâches dans/depuis évén. du serveur du calendrier pour réaliser des modifications et obtenir des modifications depuis des événements d’un serveur de calendrier.

• Sélectionnez Tâches dans/depuis rappels du serveur du calendrier pour réaliser des modifications et obtenir des modifications depuis des événements d’un serveur de calendrier.

• Sélectionnez de synchroniser les tâches dans/depuis des événements iCal pour réaliser des modifications et obtenir des modifications depuis des événements iCal.

Une fois que vous avez spécifié le ou les types d’abonnement que vous souhaitez effectuer, vous pouvez utiliser le suivi des modifications pour consulter vos modifications et accepter ou refuser les modifications d’autres personnes.

Pour activer le suivi des modifications, sélectionnez Projet ▸ Afficher les modifications (Maj-Commande-T). Une barre latérale est alors affichée. Elle enregistre toutes les modifications que vous effectuez et vous montre les modifications effectuées par les membres de votre équipe. Elle est accompagnée d’une barre d’outils (sous la barre d’outils principale d’OmniPlan) contenant des commandes permettant d’accepter ou de rejeter les modifications effectuées par d’autres personnes.

Pour accepter ou rejeter toutes les modifications, utilisez les boutons Tout accepter et Tout rejeter dans la barre de suivi des modifications.

Pour accepter ou rejeter des modifications de façon individuelle, utilisez les boutons Accepter ou Rejeter.

Choisir de publier les charges des ressources d’un projet signifie que les autres projets abonnés à cette publication doivent respecter ces données de charge de travail lors du nivellement ; si Julie travaille sur le Projet A le mercredi et que les charges de ce projet sont publiées dans le Projet B, Julie ne pourra pas, après nivellement, travailler sur le Projet B le mercredi.

Choisir de s’abonner à des charges de ressource signifie que le projet doit obéir à toutes les contraintes des projets du répertoire qui publient leurs charges. Il est possible d’établir une hiérarchie entre des projets simultanés en utilisant uniquement soit l’option de publication, soit l’option d’abonnement : les besoins en ressources d’un projet utilisant exclusivement la publication seront toujours satisfaits en premier, tandis qu’un projet utilisant exclusivement l’abonnement n’aura droit qu’aux ressources restantes.

Les projets qui utilisent à la fois la publication et l’abonnement sont traités de manière égalitaire, tandis que les projets qui n’utilisent ni la publication ni l’abonnement fonctionnent de manière autonome sans tenir compte des facteurs externes et ne synchronisent que leurs propres modifications.

Le menu Compte contient la liste de vos comptes Omni Sync Server et WebDAV triée en fonction du nom (comme dans les préférences de comptes) ; il s’agit des types de compte compatibles avec les répertoires OmniPlan. Choisissez un compte dans le menu local pour afficher les projets de son répertoire. Pour ajouter ou modifier vos comptes, cliquez sur le bouton Infos sur le compte.

La liste contient tous les projets publiés dans le répertoire ainsi que les informations suivantes les concernant :

1. Charge : indique, par la présence d’une icône d’histogramme, si ces projets partagent leurs informations de charge de ressources avec d’autres projets dans le répertoire en vue de niveler les ressources sur plusieurs projets.
2. Dernière modification : date de la dernière modification du projet par tout utilisateur disposant d’un accès partagé à celui-ci.
3. Dernière troncation : lorsqu’un certain seuil de taille est dépassé dans l’historique de synchronisation, OmniPlan met de côté les modifications les plus anciennes sur le serveur et limite (« tronque ») la synchronisation à l’ensemble des modifications les plus récentes afin d’optimiser la vitesse de synchronisation des projets actuellement actifs. Si OmniPlan constate qu’un projet n’a pas été mis à jour depuis la date de la dernière troncation du journal des modifications (présentée ici), il récupère les modifications les plus anciennes des historiques archivés sur le serveur.
4. Journal des modifications, Taille totale, UUID de fichier : taille du journal des modifications et de la totalité du projet (respectivement) et ID unique attribué au projet sur le serveur.

Si OmniPlan trouve des informations inutilisées de charge de ressources sur le serveur, il détecte ce problème et vous invite à effectuer un nettoyage. Tant que vous ne les nettoyez pas, il se peut que des informations inexactes de charge de ressources soient partagées avec vos projets actifs.

La méthode de nettoyage pour supprimer un projet d’un répertoire du serveur consiste à ouvrir la fenêtre du Répertoire du serveur dans OmniPlan v2.1 ou ultérieur et à utiliser le bouton Supprimer le projet.

La fonction Tableaux de bord introduit un nouveau type de fichiers dans OmniPlan : les fichiers .opld. Un fichier .opld est une fenêtre offrant une perspective spécialisée sur autant de projets que vous le souhaitez, que vous pouvez enregistrer pour conserver une sélection de projets à réexaminer par la suite.

Pour créer un nouveau tableau de bord, sélectionnez Fichier ▸ Nouveau tableau de bord (Maj-Commande-N). Un fichier de tableau de bord vide est alors créé pour que vous puissiez y ajouter des projets. Ajoutez des projets en les faisant glisser directement depuis le Finder et en les déposant dans la fenêtre Tableau de bord, ou en cliquant sur le bouton plus dans le coin supérieur gauche.

Les projets que vous ajoutez à votre tableau de bord sont disposés en lignes contenant chaque fois un résumé graphique du diagramme de Gantt correspondant, où les éléments achevés et le travail restant à accomplir sont signalés par deux couleurs différentes appliquées à leurs projets respectifs à travers tout le tableau de bord.

Outre les lignes représentant les plans de vos projets, des lignes supplémentaires sont automatiquement créées pour indiquer les périodes inactives durant lesquelles les ressources de chaque projet ne sont pas utilisées. Les barres blanches représentent les périodes d’inactivité passées, tandis que les barres gris foncé correspondant à des périodes futures qui peuvent encore être récupérées.

Si vous avez associé des adresses e-mail à vos ressources, la liste de ces adresses est également incluse, avec des barres de diagramme signalant le moment où ces ressources sont occupées et des graphiques circulaires indiquant la répartition de leurs efforts entre les projets du tableau de bord et les périodes de temps libre.

Vous pouvez utiliser le menu des modes de présentation du tableau de bord (icône d’œil dans le coin supérieur gauche) pour faire votre choix entre une présentation de comparaison de Gantt et un histogramme affichant la chronologie des projets où la hauteur des barres de tâche indique la quantité d’effort nécessaire pour effectuer chaque tâche. Le menu des modes de présentation du tableau de bord comprend également des commandes permettant d’afficher ou de masquer les ressources ou les détails des projets.

Vous pouvez ouvrir un projet directement à partir du tableau de bord en cliquant sur son icône de document. Les modifications apportées aux fichiers des projets inclus dans le tableau de bord sont automatiquement reflétées dans ce dernier. Vous pouvez donc voir immédiatement les effets de vos modifications sur le projet en question et, potentiellement, sur d’autres projets si vous partagez des ressources entre plusieurs projets.

Lorsque vous répartissez des charges de ressources sur plusieurs projets dans un répertoire de serveur partagé, le tableau de bord reconnaît automatiquement que les ressources sont partagées et fournit une fenêtre permettant de recouper les ressources et les projets sur lesquels elles travaillent (parfois simultanément avec un effort de 100 % comme dans l’exemple ci-dessus). Vous pouvez alors identifier les endroits où les ressources sont surchargées (ou inactives) et effectuer les modifications nécessaires pour garantir le déroulement simultané optimum de vos projets.