Pour accéder à la présentation Tâches, cliquez sur le premier bouton du sélecteur de présentations dans la barre d’outils ou choisissez Présentation ▸ Présentation Tâches (Option-Commande-1).

Il existe plusieurs manières de créer de nouveaux éléments dans la présentation Tâches :

• Sélectionnez un élément dans la structure de tâches, puis appuyez sur la touche Retour (ou la combinaison de touches Commande-Retour en fonction des options de clavier sélectionnées dans les préférences générales d’OmniPlan).

• Cliquez sur le bouton Ajouter dans la barre d’outils.

• Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter ▸ type de tâche dans le menu contextuel.

Il existe plusieurs moyens de supprimer une tâche, une étape clé ou un groupe :

• Sélectionnez un élément dans la structure, puis appuyez sur la touche Suppr.

• Sélectionnez l’élément, puis cliquez sur le bouton Supprimer dans la barre d’outils.

• Sélectionnez l’élément, cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu contextuel, puis choisissez Supprimer.

Les tâches renferment de nombreux détails à surveiller. Vous pouvez soit modifier une tâche visuellement dans le diagramme de Gantt, soit, après avoir sélectionné une ou plusieurs tâches dans la structure de tâches, utiliser l’inspecteur de tâches pour modifier leurs détails.

Vous pouvez utiliser le diagramme de Gantt dans la présentation Tâches pour représenter les liens entre les tâches au moyen de lignes de dépendance. Une ligne de dépendance est tracée entre le début ou la fin d’une tâche (ou d’un groupe ou d’une étape clé) et le début ou la fin d’une autre.

Lorsque vous créez une dépendance, la tâche dépendante est automatiquement reprogrammée afin de respecter la dépendance. Après de nouvelles modifications du programme et après le nivellement, les tâches tentent encore de respecter les dépendances. Si une dépendance devient impossible ou si vous empêchez manuellement une tâche de respecter ses dépendances, cela provoque une violation que vous pouvez résoudre dans la fenêtre Violations.

Il existe plusieurs façons de relier des tâches :

• Sélectionnez au moins deux tâches dans la présentation de la structure ou sur le diagramme de Gantt, puis cliquez sur le bouton de connexion dans la barre d’outils pour créer une dépendance de type Fin–Début entre les tâches.

• Sélectionnez au moins deux tâches dans la structure de tâches ou sur le diagramme de Gantt, puis cliquez sur le triangle dans l’angle du bouton de connexion (ou maintenez ce bouton enfoncé) pour afficher le menu des types de dépendance ; choisissez le type qui vous convient.

• Placez le pointeur de la souris sur une barre de tâche dans le diagramme de Gantt, puis faites glisser une des flèches qui apparaissent aux extrémités de cette barre. La flèche se transforme en ligne de dépendance que vous pouvez alors déposer au début ou à la fin d’une autre tâche, d’un groupe ou d’une étape clé. Le type de dépendance est déterminé en faisant glisser la ligne à partir du début ou de la fin de la tâche préalable et en la déposant sur le début ou la fin de la tâche dépendante.

• Dans les colonnes Dépendantes ou Préalables d’une tâche, saisissez un code de dépendance ou de condition préalable. Ce type de code combine les identifiants des tâches concernées et le type de dépendance de la manière suivante :

  

  1. Une dépendance Début-Fin à partir de l’identifiant de tâche 1

  2. Une dépendance Début-Début à partir de l’identifiant de tâche 1

  3. Une dépendance Fin-Début à partir de l’identifiant de tâche 4.1. (FD est le type de dépendance le plus courant ; ainsi, un identifiant de tâche seul, sans lettres, est supposé être de type FD.)

  4. Une dépendance Fin-Début à partir de l’identifiant de tâche 4.2, avec un délai d’exécution d’un jour.

Fin→Début

la première tâche doit se terminer pour que la deuxième puisse commencer. Les tâches ne doivent pas se chevaucher, sauf au moment où se termine la première. C’est le type de dépendance le plus fréquent, celui que vous rencontrez lorsque vous reliez deux tâches sélectionnées en cliquant sur le bouton Connexion dans la barre d’outils.

Fin→Fin

Lorsque la première tâche se termine, la deuxième peut s’achever. Les tâches peuvent se chevaucher.

Début→Début

Une fois que la première tâche a commencé, la deuxième peut commencer également. Les tâches peuvent se chevaucher.

Début→Fin

Une fois que la première tâche commence, la deuxième peut s’achever. Les tâches doivent se chevaucher au moins au moment où commence la première.

Un menu local fixé à la tâche apparaît dans le diagramme de Gantt ; il comprend une liste des facteurs ayant une influence sur la programmation de cette tâche. Le fait de cliquer sur la flèche située à droite d’une influence dans le menu local permet d’accéder directement à la tâche, au groupe ou à tout autre facteur contraignant afin de pouvoir traiter le problème si nécessaire.

Si vous deviez préparer un document écrit, par exemple, le temps consacré à sa révision varierait en fonction de l’achèvement du document et du délai imparti.

Nous allons créer un exemple de tâche hamac en nous basant sur ce scénario. Notre point de départ est un ensemble constitué de deux tâches et d’une étape clé reliées par des dépendances de type Fin ▸ Début. Rédiger le bulletin d’information, éditer le bulletin d’information et publier le bulletin d’information.

Nous voulons publier le bulletin d’information le 1er octobre. Nous allons donc définir une date de « début au plus tôt » pour l’étape clé afin de tenir compte de cette contrainte.

Nous allons ensuite convertir le lien de dépendance Fin ▸ Début entre les tâches d’édition et de publication en lien indiquant que l’édition se termine lorsque la publication démarre. Comme « Publier le bulletin d’information » est une étape clé plutôt qu’une tâche, ses dates de début et de fin sont identiques de sorte qu’il s’agit d’un lien de dépendance Fin ▸ Fin (si la publication était une tâche, ce lien serait de type Début ▸ Fin).

Sachez que comme cette dépendance s’effectue dans un sens précis, il est préférable, pour qu’OmniPlan comprenne la relation, de sélectionner l’étape clé et de faire glisser une flèche de dépendance vers la tâche Éditer plutôt que de choisir le type de dépendance dans la section des dépendances de l’inspecteur de tâches

À présent que nos liens de dépendance sont correctement définis, l’étape finale de configuration de notre tâche hamac consiste à la sélectionner et à choisir Hamacs comme type de tâche dans l’inspecteur de tâches.

À présent, si la rédaction du bulletin d’information dure plus longtemps que prévu, la durée de la tâche d’édition sera diminuée pour respecter les besoins des tâches de part et d’autre.

Pour diviser une tâche :

• Sélectionnez la tâche dans la structure.

• Choisissez Structure ▸ Diviser la tâche (Option-Commande-S).

• Dans la fenêtre popover, réglez la durée des deux parties de la division, choisissez la date et l’heure souhaitées pour la reprise de la tâche après l’interruption, puis cliquez sur le bouton Diviser la tâche ; la tâche est alors divisée en vue d’être achevée plus tard.

Après avoir divisé une tâche, il est conseillé d’effectuer un nouveau nivellement pour s’assurer que la division constitue le moyen le plus efficace de gérer cette tâche compte tenu des ressources disponibles et des contraintes de temps du projet.

• Pour convertir une tâche en groupe contenant de nouvelles tâches subordonnées (enfants) :
  1. Sélectionnez l’élément auquel vous voulez ajouter des tâches subordonnées.
  2. Choisissez Structure ▸ Ajouter ▸ Ajouter une tâche enfant (Commande-}).
  3. L’élément sélectionné se transforme en groupe contenant une tâche enfant.
  4. Vous pouvez ajouter d’autres tâches au groupe en appuyant sur la touche Retour.
• Pour introduire des tâches dans un groupe au sein d’une tâche homologue située au-dessus d’elles dans la structure :
  1. Sélectionnez les éléments à grouper.
  2. Choisissez Structure ▸ Retrait (Commande-]) ou Tabulation, en fonction de votre réglage dans les préférences).
  3. Les éléments deviennent alors des enfants de l’élément situé au-dessus d’eux dans la structure.
• Pour introduire des tâches dans un groupe nouvellement créé :
  1. Sélectionnez les éléments à grouper.
  2. Choisissez Structure ▸ Grouper (Commande-Option-L).
  3. Les éléments sélectionnés sont convertis en enfants du groupe nouvellement créé.

• Pour créer un nouveau groupe vide :
  1. Choisissez Structure ▸ Ajouter ▸ Groupe.
  2. Un nouveau groupe vide est alors créé.
  3. Pour ajouter des éléments à ce groupe, ouvrez-le en cliquant sur le triangle d’affichage en regard du nom du groupe (ou sur sa barre dans le diagramme de Gantt) et, le groupe étant sélectionné, créez de nouvelles tâches en suivant la procédure normale.

• Nom : bien entendu, un groupe de tâches porte un nom qui lui est propre.

• Type : un groupe de tâches peut contenir des tâches, des étapes clés et d’autres groupes, mais son propre type sera toujours « groupe ». (Un groupe vide n’a ni effort ni durée et peut servir d’espace réservé.)

• Effort : l’effort d’un groupe correspond à la somme des efforts de toutes les tâches qu’il contient.

• Durée : la durée d’un groupe correspond au temps écoulé entre le début de la première tâche et la fin de la dernière, et non à la somme des durées de toutes les tâches. Si un groupe contient trois tâches d’une heure qui s’accomplissent toutes au même moment, le groupe a une durée d’une heure et non pas de trois heures.

• Programmation : il est possible de définir une date de début spécifique pour un groupe, qui peut ensuite se répercuter sur les dates de début des tâches qu’il contient.

• Dépendances : un groupe peut posséder des dépendances tout comme une tâche normale.

• Attributions de ressources : si vous attribuez une ressource à un groupe de tâches, cette affectation s’applique à toutes les tâches du groupe. Aucune ressource ne peut être affectée au groupe lui-même.

• Saisissez la poignée de traction à l’extrémité droite d’une barre de tâche.

• Faites glisser l’extrémité de la barre vers la gauche ou vers la droite pour modifier la durée de la tâche. Vous pouvez faire glisser le pointeur en maintenant la touche Maj enfoncée pour vous arrêter à des valeurs entières.

• Cliquez sur la poignée blanche en forme de maison d’une barre de tâche.

• Faites glisser la poignée pour actualiser le pourcentage d’accomplissement.

• Sélectionnez une barre de tâche dans le diagramme de Gantt pour afficher ses flèches de dépendance.

• Faites glisser une flèche de dépendance depuis le début ou la fin d’une tâche.

• Déposez la flèche sur le début ou la fin d’une autre tâche pour créer une dépendance.

• Maintenez la touche Maj enfoncée et faites glisser le pointeur depuis le début ou la fin d’une tâche pour créer une contrainte de début ou de fin.

• Maintenez la touche Maj enfoncée et double-cliquez sur une contrainte existante pour la supprimer.

• Cliquez sur le début ou la fin d’une tâche en maintenant la touche Commande enfoncée pour la verrouiller ou la déverrouiller.

Cette manière de mettre en évidence les périodes non ouvrées offre un aperçu plus clair de la situation et aide à comprendre pourquoi certaines barres du diagramme de Gantt semblent particulièrement longues alors que la durée des tâches ne l’est pas.

Vous pouvez choisir une couleur à attribuer aux périodes non ouvrées dans la présentation Styles et personnaliser ces périodes dans la présentation Calendrier.

Choisissez Présentation ▸ Options de présentation (Commande-J) pour ouvrir les options de présentation qui comprennent deux sections : la partie gauche contrôle les colonnes de la structure, tandis que la partie droite comprend des menus déroulants permettant de déterminer l’emplacement des étiquettes par rapport aux tâches, aux groupes et aux étapes clés.

Les données dans les colonnes facultatives correspondent aux tâches de la même ligne dans le diagramme de Gantt. Certaines valeurs des colonnes (Coût de la tâche, par exemple) peuvent être modifiées directement dans la structure, tandis que d’autres (Coût total, par exemple) sont calculées automatiquement. En général, les valeurs modifiables dans la structure correspondent aux champs modifiables dans les inspecteurs de tâches et de ressources.

La liste ci-dessous décrit les colonnes facultatives plus complexes qu’il est possible d’afficher dans la structure de la présentation Tâches ou sous forme de champs de données associés à des éléments dans le diagramme de Gantt.

Violations

Cette colonne affiche une icône pour signaler toute tâche comprenant une violation. Vous pouvez cliquer sur cette icône pour afficher la fenêtre Violations et connaître le problème dont il s’agit.

État

Cette colonne affiche des icônes de réveil pour les tâches qui ne sont pas encore terminées et dont l’échéance est proche (quelques jours) ou dépassée. Sachez que ces icônes ne sont pas affichées si votre projet présente une date de début indéterminée dans la section des infos du projet de l’inspecteur de projet. Chaque couleur d’horloge a une signification propre :

• Échéance proche (vert) : cette tâche est inachevée et arrivera à échéance dans les trois prochains jours ouvrés.

• Échéance (jaune) : cette tâche est inachevée et arrivera à échéance le prochain jour ouvré.

• Échéance passée (rouge) : cette tâche est inachevée et arrivée à échéance.

Priorité

Vous pouvez appliquer manuellement une priorité à une tâche afin de contrôler l’ordre dans lequel les tâches sont nivelées. Une priorité peut prendre n’importe quelle valeur entière. À vous donc de définir la plage de valeurs possibles(1 à 3 ou 0 à 999, par exemple). Au cours du nivellement, si deux tâches sont attribuées simultanément à une ressource, la tâche dont la priorité est la plus élevée (exprimée par une valeur positive élevée) peut utiliser la ressource en premier.

Attribuée

Cette colonne contient les ressources attribuées à la tâche.

Pièces jointes

Vous pouvez cliquer sur l’icône de trombone dans la ligne sélectionnée pour afficher un menu des pièces jointes de l’élément ou pour joindre un fichier si aucune pièce n’est jointe. Les lignes comportant des pièces jointes sont signalées par l’icône d’un trombone même lorsqu’elles ne sont pas sélectionnées.

Notes

Vous pouvez utiliser cette colonne pour saisir des informations supplémentaires sur un élément. Pour modifier la note de l’élément sélectionné, appuyez sur Commande-’ ou cliquez sur l’icône Note qui apparaît dans la colonne.

Une fois qu’un élément possède une note, vous pouvez accéder au champ de la note ou en sortir en appuyant sur Commande-’ (ce qui permet de masquer la note lorsque vous avez fini de la modifier). Les lignes accompagnées de notes sont signalées par une icône de note même lorsqu’elles ne sont pas sélectionnées.

Il est possible de configurer le style de police des notes dans la présentation Styles.

ID unique

L’identifiant unique est un nombre attribué à chaque tâche pour les identifier de manière non équivoque, même si leur nom ou leur position change dans la structure. Ce type d’identifiant est immuable et chaque tâche ou ressource que vous créez reçoit un nouveau numéro d’identifiant unique. Ces numéros s’avèrent utiles pour faire correspondre des éléments au cours de l’importation et de l’exportation de projets entre OmniPlan et d’autres applications.

Marge libre, marge totale

Ces colonnes affichent des informations résultant de la manière dont le projet est configuré. La marge correspond au délai que l’on peut appliquer à une tâche avant qu’elle ne doive être terminée pour qu’une tâche suivante puisse commencer ou que le projet puisse être terminé à temps ; la marge libre correspond à la marge entre une tâche et la suivante, tandis que la marge totale correspond au délai au-delà duquel une tâche individuelle aurait un effet sur la durée du projet dans son ensemble.

Choisissez Présentation ▸ Filtrer les tâches (Option-Commande-F), ou cliquez sur le bouton Filtrer dans la barre d’outils. Un écran de configuration de vos critères de filtrage est alors affiché. Vous pouvez ajouter autant de critères que vous le souhaitez en cliquant sur l’icône « + » à droite de la ligne de saisie, et filtrer les caractères eux-mêmes en maintenant la touche Option enfoncée et en cliquant sur le bouton Ajouter afin de créer des critères imbriqués dans la hiérarchie des filtres. Lorsque vous critères sont configurés comme vous le souhaitez, cliquez sur le menu déroulant Enregistrer le filtre pour enregistrer le filtre actuel ou restaurer un filtre enregistré précédemment. (Vous pouvez également utiliser la commande de menu Présentation ▸ Restaurer le filtre enregistré.)

Lorsque votre filtre est défini, toutes les tâches répondant à vos critères restent dans la structure, tandis que le reste du projet est masqué. Vous pouvez travailler normalement sur le projet pendant que les tâches sont filtrées, mais seules les tâches visibles sont modifiables. Lorsque vous utilisez un filtre, la barre de filtre est affichée ; elle fournit des options pour modifier ou supprimer le filtre et indique le nombre de tâches masquées.

Si vous exportez ou imprimez un projet alors qu’un filtre est activé, seules les tâches visibles sont incluses dans le fichier exporté.

Lorsque vous avez terminé, choisissez Présentation ▸ Supprimer le filtre, ou cliquez de nouveau sur le bouton de la barre d’outils, afin que toutes vos tâches réapparaissent telles quelles.